5. Kết cấu luận văn
3.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Viettel Lạng Sơn
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của Viettel Lạng Sơn gồm có 01 Giám đốc Chi nhánh, 01 Phó Giám đốc, 02 Giám đốc Kênh, 04 phòng, ban chức năng và 11 trung tâm viễn thông cấp huyện. Số liệu, dữ liệu của các trung tâm cấp huyện hàng ngày đều được cập nhật vào hệ thống quản lý chung của Viettel Lạng Sơn.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức Viettel Lạng Sơn
Nguồn: Phòng Tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám đốc và các phòng ban như sau: - Giám đốc Viettel tỉnh:
Thay mặt Tổng Giám đốc tập đoàn quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh và kỹ thuật tại tỉnh Lạng Sơn.
Thay mặt Giám đốc tỉnh trực tiếp điều hành, quản lý về công tác kinh doanh OS, công tác kinh doanh kênh Điểm bán. Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh OS của Viettel tỉnh Lạng Sơn.
- Khối hỗ trợ:
+ Tổng hợp xây dựng kế hoạch sản xuất toàn Chi nhánh; Tổng hợp phân tích tình hình kinh tế, xã hội của Tỉnh; thông tin chung của đối thủ cạnh tranh (số trạm, vùng phủ sóng, chính sách kinh doanh,...); kết quả kinh doanh của Tỉnh qua các năm làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh;
+ Quản lý kho tàng, sắp xếp, sử dụng, bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị an toàn, đúng quy định; mua sắm tài sản, vật tư, ấn phẩm quảng cáo truyền thông tại tỉnh.
+ Đề xuất, bổ sung, hoàn thiện mô hình tổ chức, cơ chế vận hành Chi nhánh theo chỉ đạo của Công ty, Tập đoàn;
+ Tổng hợp tiền lương, tiền thưởng, các chế độ; Lập danh sách, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; Chi trả trợ cấp thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, hưu trí, phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành, thôi việc... cho người lao động tại Chi nhánh;
+ Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Viettel Lạng Sơn, lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo và các Phòng chức năng; Theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, các chỉ thị, nghị quyết, quyết định của Giám đốc Viettel Lạng Sơn; Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo kịp thời, chính xác cho Lãnh đạo Viettel Lạng Sơn và cung cấp cho các đơn vị chức năng khi cần thiết hoặc để báo cáo theo yêu cầu của cơ quan cấp trên và địa phương; Soạn thảo các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất theo quy định và các văn bản khác được Lãnh đạo Viettel Lạng Sơn giao; Truyền đạt, thông báo kết luận chỉ đạo của Lãnh đạo Viettel Lạng Sơn đến các đơn vị có liên quan; làm đầu mối phối hợp thực hiện các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh của Viettel Lạng Sơn.
+ Công tác hành chính, quản trị và đối ngoại: Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của các đơn vị chức năng; Quản lý nhà ở, đất ở thuộc quyền quản lý, sử dụng của Viettel Lạng Sơn; Tổ chức quản lý và điều hành
các Phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc Viettel Lạng Sơn; Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện đón tiếp các đoàn khách trong và ngoài nước đến liên hệ công tác, giao lưu với Viettel Lạng Sơn.
+ Công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý và sử dụng con dấu Viettel Lạng Sơn
đúng mục đích và đúng qui định của pháp luật và của Viettel Lạng Sơn; Quản lý, tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản đi và đến của Viettel Lạng
Sơn; Tổ chức hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, qui trình xử
lý văn bản.
+ Công tác tài chính: Quản lý, kiểm soát công tác tài chính tại Viettel tỉnh và huyện; Đảm bảo kinh phí phục vụ cho các hoạt động của Viettel tỉnh/huyện; Quản lý các khoản chi cho hoạt động của Viettel tỉnh/huyện đảm bảo theo đúng quy chế, quy định của pháp luật và phân cấp được ủy quyền; Quản lý công nợ, doanh thu tại Viettel tỉnh/huyện.
- Phòng kỹ thuật hạ tầng:
1. Quản lý theo dõi hiệu quả khai thác, chất lượng mạng lưới, đề xuất các giải pháp, công nghệ nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của mạng lưới, đầu tư. Đánh giá chỉ tiêu, chất lượng mạng lưới các đơn vị.
2. Quản lí việc điều chuyển thiết bị trên mạng.
3. Ban hành các qui trình, qui định, qui chế, hướng dẫn điều hành phối hợp hoạt động nội bộ về vận hành, khai thác, kỹ thuật, nghiệp vụ.
4. Chủ trì công tác qui hoạch mạng ngoại vi, phối hợp với Trung tâm VHKT, Tổng Công ty Mạng lưới Viettel xây dụng qui hoạch các hệ thống mạng lõi VT nội tỉnh, cơ sở hạ tầng nhà trạm VT, xây dựng kế hoạch phát triển mạng hàng năm.
5. Xây dựng kế hoạch đầu tư các giai đoạn, kế hoạch hàng năm.
6. Quản lý nguồn vốn đầu tư, sửa chữa được phân cấp, triển khai các dự án đầu tư, sửa chữa, thuê tư vấn, lập thiết kế dự toán các dự án, công trình theo kế hoach được duyệt tuân theo các qui định của pháp luật. Thẩm định các đề xuất đầu tư của các đơn vị.
7. Quản lý tiến độ các dự án đầu tư, sửa chữa.
8. Thực hiên các thủ tục mua sắm, phân phối vật tư thiết bị, công cụ phục vụ dự án và các hoạt động sản xuất của các đơn vị.
9. Quản lý, tổ chức các hoạt động KHCN, công tác sáng tạo, sáng kiến của Viettel Lạng Sơn.
10. Đề xuất việc bổ sung, sửa đổi các quy chế, quy định, quy trình quản lý có liên quan đến phạm vi trách nhiệm được giao cho phù hợp với thực tế và yêu cầu phát triển.
11. Quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực được giao. Thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về mọi hoạt động thuộc lĩnh vực được giao theo quy định.
12. Thực hiện các báo cáo với Tập đoàn, Viettel Lạng Sơn và các đơn vị liên quan ở địa phương về lĩnh vực phụ trách.
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Viettel Lạng Sơn giao.
- Kênh bán hàng trực tiếp
+ Tìm hiểu thông tin, thu thập thông tin khách hàng cá nhân trên địa bàn. + Lập kế hoạch bán hàng, tiếp xúc khách hàng, thiết kế giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với nhu cầu khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong việc triển khai các giải pháp công nghệ thông tin.
+ Quản lý việc thu cước của khách hàng trong phạm vi quản lý.
+ Giao chỉ tiêu bán hàng đa dịch vụ cho các kênh bán hàng tuyến huyện. + Hướng dẫn, giám sát thực hiện kế hoạch triển khai quy hoạch, đảm bảo hình ảnh cho kênh. Đào tạo hỗ trợ nghiệp vụ cho kênh bán.
+ Giám sát và đôn đốc bán hàng, thu cước trên kênh.
+ Thực hiện đánh giá, kiểm soát, nghiên cứu chống rời mạng các dịch vụ. + Thực hiện hoạt động truyền thông quảng cáo sản phẩm dịch vụ tại tỉnh. + Nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng theo đặc thù địa phương. Đề xuất các chính sách và sản phẩm dịch vụ phù hợp.
- Quản lý outsource
- Giám sát hoạt động kinh doanh khu vực và phát triển việc kinh doanh Kênh - Đề ra những mục tiêu rõ ràng phù hợp với những mục tiêu, chiến lược của Công ty cho từng thành viên đội ngũ bán hàng trong địa bàn (Cửa hàng/ Giám sát bán hàng/ Nhân viên dịch vụ bán hàng).
- Truyền đạt thông tin về các hướng dẫn công việc, quy trình, chính sách công ty đến đội ngũ bán hàng trong khu vực. Đảm bảo thông tin truyền đạt rõ ràng và gắn kết với mục tiêu, chiến lược và chính sách công ty.
- Theo dõi, quản lý đảm bảo tính tuân thủ thực hiện của Cửa hàng/điểm bán hàng đã cam kết với Công ty về định hướng, chính sách, nguồn lực, giao hàng.
- Thực hiện việc kiểm tra, giám sát đảm bảo tính tuân thủ của đội ngũ Giám sát bán hàng, Nhân viên dịch vụ bán hàng, Nhân viên dịch vụ giao hàng, Nhân viên điều phối kinh doanh.
- Theo dõi hoạt động của đội ngũ bán hàng thông qua các công cụ theo dõi thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi/ công nhận và khen thưởng thành tích.
- Kiến nghị các giải pháp kinh doanh trong khu vực quản lý trên nguyên tắc: hợp lý, có lợi, không gây xung đột thị trường.
- Giám đốc kênh khách hàng doanh nghiệp:
1. Tham mưu, tư vấn, chủ động triển khai về công tác phát triển kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ cho KHDN.
2. Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh KHDN theo quy định của Viettel Lạng Sơn và pháp luật:
- Xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh đối với KHDN;
- Chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh KHDN được giao; - Phân công công việc và giao nhiệm vụ cho CBNV thuộc quyền quản lý, đảm bảo phát huy năng lực, sở trường và trí tuệ của mỗi CBNV;
- Kiểm soát hoạt động kinh doanh dịch vụ KHDN tại tỉnh;
- Kiểm soát công nợ, quản lý và thu hồi nợ, nghiệp vụ bán hàng, cung ứng các sản phẩm/dịch vụ cho KHDN theo quy định;
- Trực tiếp hỗ trợ, giám sát, đôn đốc và động viên khích lệ CBNV thuộc quyền quản lý hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
- Quản lý và chỉ đạo các CBNV thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc các cơ chế, chính sách, quy định của Viettel Lạng Sơn và pháp luật;
- Theo dõi sát sao tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh KHDN tại CN, phân tích, tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành theo quy định.
3. Trực tiếp hoặc hướng dẫn CBNV thuộc quyền quản lý giải quyết khiếu nại của KHDN hoặc làm đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan để xử lý hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định trong trường hợp vượt quá thẩm quyền hoặc không thống nhất giữa các đơn vị.
4. Xây dựng, bảo vệ và phát triển thương hiệu Viettel Lạng Sơn; đề xuất các cơ chế, chính sách, sản phẩm/dịch vụ, ý tưởng kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh.
5. Kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho CBNV thuộc quyền quản lý; hướng dẫn, kèm cặp nâng cao trình độ chuyên môn/ nghiệp vụ, đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc của CBNV.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của các cấp lãnh đạo và theo quy định
- Giám đốc kênh ViettelPay
1. Tham mưu, tư vấn, chủ động triển khai về công tác phát triển kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng số ViettelPay
2. Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng số Viettel Pay theo quy định của Viettel Lạng Sơn và pháp luật:
- Xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh đối với dịch vụ ngân hàng số ViettelPay;
- Chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh dịch vụ ngân hàng số ViettelPay được giao;
- Phân công công việc và giao nhiệm vụ cho CBNV thuộc quyền quản lý, đảm bảo phát huy năng lực, sở trường và trí tuệ của mỗi CBNV;
- Kiểm soát công tác kinh doanh, bán hàng cung ứng các sản phẩm/dịch vụ cho dịch vụ ngân hàng số ViettelPay theo quy định;
- Trực tiếp hỗ trợ, giám sát, đôn đốc và động viên khích lệ CBNV thuộc quyền quản lý hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
- Các trung tâm Viettel tuyến huyện/thành phố/thị xã:
Là tuyến đầu và quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh, triển khai các chương trình marketing và đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra thường
xuyên liên tục. Đưa ra các cảnh báo, đề xuất các chương trình trực tiếp lên Giám đốc tỉnh.