TRUNG CẤP NGHỀ TẠI TP HỒ CHÍ MINH
3.2. Biện pháp quản lý công tác học sinh sinh viên ở các trường Trung cấp Nghề tạ
3.2.3. Tổ chức cơ cấu, bộ máy quản lý công tác HSSVtrong trường TCN
3.2.3.1. Chủ thể và đối tượng quản lý
- Chủ thể quản lý là Hiệu trưởng trường TCN.
- Đối tượng quản lý là toàn thể GV và NV trong nhà trường.
3.2.3.2. Mục đích, ý nghĩa biện pháp
Xây dựng cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc trong nhà trường nhằm phân tách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận trong nhà trường rõ ràng, hiệu quả; đồng thời quy định mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận trong việc quản lý công tác HSSV trong nhà trường.
Qua quá trình khảo sát, nhận thấy rằng hiện nay các trường TCN không có bộ phận chun trách thực hiện cơng tác HSSV trong nhà trường, chủ yếu là bộ phận kiêm nhiệm công tác HSSV và đào tạo hoặc kiêm nhiệm công tác HSSV và công tác quan hệ doanh nghiệp. Cơng tác HSSV khơng có bộ phận độc lập mà chỉ là một bộ phận trực thuộc, trong khi đó nội dung thực hiện công tác HSSV lại dàn trải, xuyên suốt năm học, do đó đã dẫn đến sự q tải, phân cơng trách nhiệm khơng rõ ràng tại các nhà trường. Do đó, các trường cần quan tâm thống nhất lại cơ cấu, tổ chức bộ máy trong quản lý công tác HSSV tại nhà trường TCN hiện nay.
Nếu nhà trường không cải tạo lại cơ cấu, tổ chức bộ máy thực hiện công tác HSSV trong nhà trường sẽ dẫn đến các khó khăn do thiếu bộ phận chuyên trách, dẫn đến chậm trễ tiến độ công việc giáo dục và đào tạo chung của nhà trường, hiệu quả công việc đạt được khơng cao.
Xây dựng và hồn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy nhằm phân cấp quản lý cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện cơng tác HSSV, qua đó, đội ngũ nhân sự nhà trường
nắm bắt được trách nhiệm, chức năng và nhiệm vụ của bản thân, của bộ phận trong hệ thống quản lý công tác HSSV trong nhà trường.
Cơ cấu, tổ chức bộ máy hoàn thiện tạo những điều kiện thuận lợi, hỗ trợ cho quá trình theo dõi, kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện công tác HSSV trong nhà trường, làm nền tảng cho việc quản lý chất lượng công tác HSSV trong nhà trường và nâng cao chất lượng công tác HSSV. Đồng thời giúp cho nhà trường chuẩn bị sẵn sàng về nguồn nhân lực trước các cải tiến, thay đổi, đổi mới thường xun về cơng tác HSSV, hạn chế tình trạng nhập nhằng trong trách nhiệm của nguồn nhân lực.
3.2.3.3. Nội dung biện pháp
Biện pháp bao gồm các nội dung cụ thể sau:
- Xây dựng cơ cấu, bộ máy tổ chức thực hiện công tác HSSV trong trường TCN.
- Quy định mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận trong việc thực hiện công tác HSSV.
3.2.3.4. Cách thức thực hiện
Thành lập bộ phận chuyên trách công tác HSSV tách biệt, độc lập với các bộ phận khác trong nhà trường. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm quản lý cơng tác HSSV, có sự chủ động trong việc quản lý công tác HSSV trong nhà trường. Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận chuyên trách này trong sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công tác HSSV.
Phân cấp quản lý từ cấp trường đến cấp cơ sở trong quản lý công tác HSSV trong nội bộ nhà trường. Xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy, thể hiện rõ sự phân cấp trong quản lý công tác HSSV tại nhà trường.
Quy định cụ thể, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Xây dựng mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh trong nhà trường, đây là cơ sở cho đội ngũ GV, NV nắm bắt được các đầu mục công việc và chức năng, nhiệm vụ của bản thân trong cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trường. Đồng thời, các bản mô tả công việc cũng sử dụng trong việc tuyển dụng nhân sự
mới và chuyển giao cơng việc nhanh chóng, hiệu quả khi có sự thay đổi về nhân sự trong nhà trường.
Xây dựng quy trình làm việc trong việc thực hiện các nội dung cụ thể của cơng tác HSSV. Sau khi quy trình làm việc được thông qua, nhà trường cần thực hiện các buổi tập huấn về quy trình làm việc cụ thể cho bộ phận chuyên trách và các bộ phận cơ sở thực hiện công tác HSSV. Theo dõi, giám sát việc thực hiện theo quy trình làm việc của các bộ phận, khuyến khích các bộ phận đóng góp ý kiến về việc áp dụng quy trình làm việc trong thực tế. Có sự chỉnh sửa lại nếu cần thiết để từng bước xây dựng quy trình làm việc chuẩn, tiết kiệm thời gian, nhân lực, đảm bảo cho việc tổ chức công tác HSSV đạt hiệu quả.
Xác định cơ chế phối hợp giữa các cá nhận, bộ phận trong sơ đồ tổ chức bộ máy, xây dựng mối quan hệ phối hợp một cách nhịp nhàng, gắn kết và xử lý cơng việc một cách nhanh chóng giữa các bộ phận để đảm bảo giải quyết công tác HSSV kịp thời và hiệu quả.
Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỉ luật công bằng, minh bạch và công khai trong nội bộ nhà trường. Triển khai thực hiện theo cơ chế này nghiêm túc, minh bạch, đúng mức nhằm tạo động lực cho đội ngũ nhân sự nhà trường thực hiện tốt, hiệu quả công việc của bản thân, góp phần đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả cơng tác HSSV chung của toàn trường.
3.2.3.5. Điều kiện thực hiện
Sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp quản lý nhà trường trong việc quản lý hiệu quả công tác HSSV trong nhà trường.
Biện pháp đòi hỏi các cán bộ quản lý nhà trường phải có năng lực quản lý, thực hiện các chức năng quản lý hiệu quả trong việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nội dung cơng tác.
Sự thống nhất, hịa hợp giữa các đơn vị, bộ phận trong nhà trường thành một thể thống nhất, đồng bộ. Các đơn vị, bộ phận sẵn sàng phối hợp, hỗ trợ nhau trong việc thực hiện công việc, tiến tới đạt được hiệu quả chung về chất lượng.
Sự đóng góp ý kiến, sự tham gia tích cực, nhiệt tình của đội ngũ GV, NV nhà trường vào đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy nhà trường. Đồng thời để biện pháp
được triển khai hiệu quả đòi hỏi sự hợp tác và tinh thần trách nhiệm của các đơn vị và của từng cá nhân trong đội ngũ GV, NV trường TCN hiện nay.
3.2.4. Phối hợp giữa nhà trường với gia đình và xã hội trong cơng tác HSSV 3.2.4.1. Chủ thể và đối tượng quản lý
- Chủ thể quản lý là Hiệu trưởng trường TCN.
- Đối tượng của biện pháp quản lý là đội ngũ GV, NV thực hiện công tác HSSV.
- Khách thể quản lý là gia đình HSSV, các tổ chức xã hội.
3.2.4.2. Mục đích, ý nghĩa biện pháp
Công tác phối hợp giữa nhà trường với gia đình và xã hội trong việc thực hiện công tác HSSV nhằm tổng hịa ảnh hưởng từ cả ba mơi trường giáo dục, thực hiện xã hội hóa giáo dục và nhận được sự hỗ trợ từ phía gia đình HSSV và xã hội trong việc tổ chức thực hiện các nội dung trong công tác HSSV tại nhà trường TCN.
Trong lý luận cũng như trong thực tiễn giáo dục, sự thống nhất tác động giáo dục từ nhà trường, gia đình và xã hội được xem là vấn đề có tính ngun tắc đảm bảo cho mọi hoạt động giáo dục có điều kiện đạt hiệu quả tốt.
Trong việc tổ chức kết hợp các lực lượng giáo dục, gia đình và xã hội có vai trị và tác động vơ cùng quan trọng, là trọng tâm của các hoạt động kết hợp. Sự liên hệ chặt chẽ thường xun với gia đình HSSV, đồn thể, các tổ chức xã hội nhằm có sự phối hợp chặt chẽ, thực hiện mục đích giáo dục tồn diện.
Sự phối hợp chặt chẽ ba mơi trường giáo dục gia đình, nhà trường và xã hội, trước là để đảm bảo sự thống nhất trong nhận thức cũng như hoạt động giáo dục cùng một hướng, một mục đích, một tác động tổ hợp, tạo nên sức mạnh tổng hợp, thúc đẩy quá trình hình thành và phát triển nhân cách của HSSV
Sự phối hợp giữa nhà trường, gia đình và các tổ chức xã hội trong công tác HSSV cũng giúp tránh sự tách rời mâu thuẫn, bài xích lẫn nhau giữa ba môi trường giáo dục. Vấn đề cơ bản hàng đầu là tất cả các lực lượng giáo dục phải phát huy tinh thần trách nhiệm, chủ động tạo ra những mối quan hệ phối hợp vì mục tiêu giáo dục đào tạo HSSV trở thành người lao động có phẩm chất, năng lực theo yêu cầu của thời đại mới.
3.2.4.3. Nội dung biện pháp
- Tổ chức công tác phối hợp giữa nhà trường với gia đình HSSV. - Tổ chức cơng tác phối hợp giữa nhà trường với tổ chức xã hội.
3.2.4.4. Cách thức thực hiện
Phối hợp giữa nhà trường với gia đình HSSV
Xây dựng Ban đại diện cha mẹ học sinh gồm phụ huynh tích cực, sẵn sàng tham gia vào hoạt động của nhà trường. Khuyến khích, tạo điều kiện cho các hoạt động của Ban đại diện cha mẹ HSSV.
Giáo viên chủ nhiệm phải đóng vai trị chủ động trong việc liên lạc, tạo dựng mối quan hệ bền chặt, chặt chẽ, liên kết với Ban đại diện cha mẹ học sinh của mỗi lớp, góp phần tạo nên mối quan hệ chặt chẽ giữa nhà trường và gia đình HSSV.
Giáo viên chủ nhiệm đóng vai trị là cầu nối, kết nối giữa nhà trường với gia đình HSSV, phải vận động được sự tham gia tích cực, thu hút được sự quan tâm của cha mẹ học sinh đến quá trình học tập và rèn luyện của HSSV, thường xun thơng tin đến gia đình HSSV các vấn đề liên quan đến HSSV trong nhà trường.
Xây dựng cơ chế phối hợp giữa nhà trường và Ban đại diện cha mẹ học sinh, đồng thời nâng cao nhận thức cho cha mẹ HSSV về vai trò, tầm ảnh hưởng và trách nhiệm của gia đình HSSV trong việc giáo dục tồn diện nhân cách cho HSSV. Gia đình HSSV có nhận thức được vai trò của mình trong việc giáo dục nhân cách HSSV thì mới có thể tích cực tham gia, phối hợp thực hiện với nhà trường trong công tác HSSV.
Phối hợp, tạo điều kiện cho Ban đại diện cha mẹ học sinh tham gia, đóng góp ý kiến trong việc tổ chức các hoạt động giáo dục cho HSSV nhà trường, đồng thời mời cha mẹ HSSV đến tham gia cùng trong các hoạt động để gia đình HSSV có thể gần gũi con em, đồng thời thúc đẩy phụ huynh HSSV quan tâm hơn đến các hoạt động giáo dục của nhà trường.
Phối hợp với Ban đại diện cha mẹ học sinh xây dựng các quỹ học bổng khuyến khích học tập cho HSSV có thành tích học tập, rèn luyện tốt và có gia cảnh khó khăn để khuyến khích và tạo điều kiện cho các em tiếp tục đến trường.
Phối hợp với địa phương tổ chức cho HSSV tham gia tích cực vào các hoạt động văn hóa xã hội như: xóa đói giảm nghèo, dân số kế hoạch hóa gia đình, đền ơn đáp nghĩa, xây dựng gia đình văn hóa mới,…nhằm phát huy mơi trường giáo dục xã hội trong việc giáo dục toàn diện HSSV, thực hiện nội dung công tác HSSV.
Thường xuyên liên hệ chặt chẽ với các tổ chức xã hội, chính quyền địa phương để thực hiện quản lý HSSV bên ngoài nhà trường và trong khu vực.
Phát triển công tác quan hệ doanh nghiệp trong nhà trường, thành lập, xây dựng bộ phận chuyên trách phụ trách công tác quan hệ doanh nghiệp của nhà trường. Xây dựng các kế hoạch, các chương trình liên kết với doanh nghiệp; mời doanh nghiệp đến trường tư vấn giới thiệu việc làm, liên kết với doanh nghiệp đưa sinh viên thực tập, tổ chức chương trình tham quan doanh nghiệp,…
Tìm kiếm nguồn học bổng từ doanh nghiệp cho HSSV nhà trường. Liên kết với doanh nghiệp trong việc đưa HSSV đầu ra của nhà trường vào làm việc tại các doanh nghiệp.
Phối hợp với Quận đoàn địa phương nơi trường cư trú trong việc tổ chức các HĐGD, tuyên truyền chính trị, tư tưởng cho HSSV cũng như các hoạt động thể thao, văn nghệ,…đảm bảo giáo dục và đào tạo HSSV trở thành người lao động của thời đại mới khơng chỉ có năng lực mà cịn có những phẩm chất tốt đẹp cần thiết.
3.2.4.5. Điều kiện thực hiện
Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo thực hiện từ các cấp quản lý địa phương và trong nhà trường về việc thực hiện các nội dung cụ thể của cơng tác HSSV.
Chính quyền địa phương có các chính sách, chế độ hỗ trợ cho nhà trường phối hợp với doanh nghiệp, tổ chức địa phương.
Sự phối hợp tích cực của Quận đoàn địa phương trong việc tổ chức các HĐGD, tuyên truyền, các hoạt động thể thao, văn nghệ, các hoạt động tình nguyện, hoạt động xã hội cho HSSV nhà trường.
Đội ngũ GV, NV đặc biệt là đội ngũ giáo viên chủ nhiệm có năng lực sư phạm tốt, tâm huyết với nghề, tích cực, chủ động trong các mối quan hệ phối hợp.
Gia đình HSSV có sự quan tâm đến tình hình học tập và rèn luyện của HSSV, sẵn sàng, tích cực trong việc tham gia vào hoạt động giáo dục và đào tạo của nhà trường TCN.
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác HSSV 3.2.5.1. Chủ thể và đối tượng quản lý 3.2.5.1. Chủ thể và đối tượng quản lý
- Chủ thể quản lý là Hiệu trưởng trường TCN.
- Đối tượng quản lý là đội ngũ GV, NV nhà trường.
3.2.5.2. Mục đích, ý nghĩa biện pháp
Ứng dụng CNTT trong quản lý công tác HSSV nhằm giúp cho quá trình thực hiện công tác HSSV trong nhà trường được hiện đại hóa, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân lực, góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác HSSV trong nhà trường và đáp ứng các u cầu về tồn cầu hóa và hội nhập quốc tế.
Trong xu hướng hội nhập và tồn cầu hóa hiện nay, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác quản lý là một xu thế tất yếu. Ứng dụng CNTT trong quản lý công tác HSSV giúp việc triển khai, thông tin về tổ chức thực hiện các nội dung công tác HSSV được dễ dàng và thuận lợi hơn. Đồng thời, ứng dụng CNTT vào quản lý công tác HSSV đúng theo chỉ thị của Bộ Giáo dục và Đào tạo về tăng cường ứng dụng CNTT trong giáo dục nhà trường.
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý cơng tác HSSV góp phần đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của công tác quản lý nhà trường; cung cấp các công cụ, cơ sở dữ liệu đề nhà trường thực hiện các hoạt động quản lý công tác HSSV và thực hiện được một số thống kê báo cáo kết quả giáo dục giúp việc quản lý được thuận lợi, nhanh chóng và đạt hiệu quả.
Ứng dụng CNTT vào quản lý công tác HSSV giúp cho hệ thống làm việc được đồng nhất, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc trong nhà trường.
Việc triển khai thực hiện các nội dung công tác HSSV trong nhà trường thông qua các ứng dụng CNTT sẽ giúp theo dõi, giám sát được tiến độ cơng việc, đảm bảo độ chính xác trong công việc, đồng thời tạo được nguồn thông tin 2 chiều trong công tác tổ chức.
3.2.5.3. Nội dung biện pháp
Biện pháp bao gồm các nội dung cụ thể:
- Sử dụng các phần mềm CNTT trong quản lý công tác HSSV trong trường TCN.
- Nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ GV, NV, đảm bảo đội ngũ nhân sự có khả năng sử dụng các ứng dụng CNTT.
3.2.5.4. Cách thức thực hiện
Đầu tư máy móc, cơ sở vật chất, đặc biệt là hệ thống máy tính cho các phịng, ban chức năng. Trang bị hệ thống kết nối mạng, cáp quang ổn định phục vụ cho nhu cầu sử dụng phần mềm, truy cập thông tin trong nội bộ nhà trường.
Thành lập bộ phận quản trị thông tin (IT)/ tổ quản trị mạng phụ trách các công tác liên quan đến CNTT trong nhà trường, nhằm có thể đáp ứng các yêu cầu cập