CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ SIÊU THỊ CO .OPMART TỈNH VĨNH LONG
3.2 Giới thiệu siêu thị Co.opmart Vĩnh Long
3.2.5.2 Chức năng và nhiệm vụ
Mỗi bộ phận phòng ban trong siêu thị Co.opmart Vĩnh Long đều có vai trị và chức năng riêng, chi tiết theo thông tin như sau:
Cơ cấu tổ chức được thực hiện theo mẫu chung của LH HTX TM TPHCM vì vậy tương đối có sự nhất qn trong mọi cơng việc cũng như quản lý. Tồn bộ hệ thống siêu thị có 8 tổ, mỗi tổ đều có chức năng và nhiệm vụ riêng.
Bộ phận văn phịng: Đây là bộ phận có nhiều nhân viên nhất trong siêu thị với tổng số là 41 nhân viên trong đó gồm có:
* Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất, tổ chức điều hành mọi hoạt động, giải quyết các vấn đề xảy ra trong siêu thị. Là người đại diện pháp nhân của siêu thị trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn bộ nhân viên từ cấp cao đến cấp thấp. Lập kế hoạch kinh doanh cho siêu thị, mục tiêu hoạt động, bổ nhiệm khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng đối với các nhân viên của siêu thị.
* Phó giám đốc: Siêu thị gồm có 2 phó giám đốc. Phó giám đốc phụ trách ngành hàng thực phẩm và phi thực phẩm. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động của ngành hàng mà mình phụ trách về tổng doanh số bán, luân chuyển hàng hóa, hàng tồn kho, cách trưng bày hàng hóa, giá cả,... phụ trách tổ chức các hoạt động thi đua khen thưởng của các tổ thuộc ngành hàng mà mình phụ trách. Thay mặt siêu thị đàm phán với các đối tác, giải quyết các vấn đề xảy ra, duyệt đơn hàng, ký duyệt thanh toán,...
* Kế tốn trưởng: Giám sát cơng tác hạch tốn, lập báo cáo huyết tốn do Bộ tài chính đề ra, theo dõi cơng nợ đầy đủ chính xác khơng để xảy ra tình trạng thất thoát tài sản của siêu thị. Tổ chức điều hành tổ kế tốn, bộ phận vi tính, giám sát kho, thủ quỹ, tổ bảo vệ thu ngân, bộ phận tổ chức hành chính, bộ phận bảo trì và quảng cáo khuyến mãi của siêu thị.
Nhiệm vụ các tổ bộ phận:
* Bộ phận ngành hàng: Bao gồm ngành hàng thực phẩm và phi thực phẩm có trách nhiệm theo dõi hàng hóa, đặt hàng hay xuất trả hàng bán chậm cho nhà cung cấp,... mỗi ngành hàng do một tổ trưởng đảm nhận.
* Bộ phận Marketing: Chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường và thị hiếu của người tiêu dùng để từ đó lên kế hoạch tiếp thị cho sản phẩm, các chương trình khuyến mãi từ Liên Hiệp đưa xuống cho siêu thị. Thực hiện chương trình khách hàng thân thiết...làm các bảng khuyến mãi, bảng báo giá phục vụ cho các sản phẩm đang giảm giá hay khuyến mãi thu thập ý kiến khách hàng từ quầy dịch vụ khách hàng.
* Bộ phận kế toán: Theo dõi hoạt động thu chi hằng ngày của siêu thị, kiểm tra niêm phong hàng tồn quỹ, chú ý các biến động về giá cả để kịp thời thông báo đến các ngành hàng để điều chỉnh kịp thời. Ngồi ra, bộ phận này cịn có trách nhiệm quản lý khoản cơng nợ phải thu, lập bảng báo cáo kế tốn tài chính để báo cáo lên giám đốc.
* Bộ phận giám sát kho: Giám sát theo dõi việc xuất nhập kho, đổi trả hàng hóa, ký nhận các hóa đơn, giám sát và kiểm tra các nhân viên làm việc tại kho.
* Bộ phận chất lượng: Xây dựng các chỉ tiêu chất lượng, giám sát việc thực hiện duy trì quản lý các quá trình quản lý chất lượng đã được thiết lập tại siêu thị,...
* Bộ phận bảo trì: Có nhiệm vụ sữa chữa, bảo trì các thiết bị trong siêu thị, tham mưu cùng ban giám đốc về việc tiết kiệm điện, an toàn sử dụng. Ngồi ra, bộ phận này cịn hỗ trợ cho bộ phận Marketing trang trí cảnh quang, chuẩn bị quầy kệ trưng bày sản phẩm.
* Bộ phận vi tính: Có trách nhiệm cập nhật số liệu, hỗ trợ các bộ phận khác khi gặp khó khăn về vấn đề vi tính. Tiến hành thu âm, cài và phát trên loa các thông tin cần truyền đạt cho khách hàng (đặc biệt là các chương trình khuyến mãi).
* Bộ phận tổ chức hàng chính: Có nhiệm vụ chấm cơng và thực hiện các vấn đề phúc lợi cho người lao động chịu trách nhiệm mua, phân phát văn phòng cho các ban sử dụng.
* Tổ thu ngân và dịch vụ khách hàng: Có nhiệm vụ nhập mã khách hàng vào hệ thống máy tính, những khách hàng thân thiết, khách hàng thành viên, khách hàng VIP để tích lũy điểm cho họ thu đúng và đủ số tiền đã tính. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm cao và khơng được sai sót, bộ phận này cũng là những người truyền
thông tin đến cho khách hàng về các chương trình của siêu thị. Quầy dịch vụ có trách nhiệm gói q miễn phí cho những khách hàng có nhu cầu, giải đáp những thắc mắc của khách hàng và tiếp nhận ý kiến đóng góp từ họ. Đây cũng là nơi đăng kí làm thẻ khách hàng đổi thẻ hoặc làm lại thẻ.
* Tổ bảo vệ: Có trách nhiệm giữ gìn trật tự trong khn viên siêu thị, trong coi các xe hàng, các giỏ mà khách hàng đã sử dụng xong. Quản lý, theo dõi các hoạt động của siêu thị, bảo vệ khi thu ngân tính tiền, bảo vệ tài sản trong siêu thị và phòng chống cháy nổ. Trong coi hàng hóa và giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Các bộ phận trong siêu thị điều có sự liên kết và thực hiện nhiệm vụ của mình chỉ nhằm mục đích mang đến sự thoải mái cho khách hàng và hướng đến phương châm “khách hàng là thượng đế”