1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
2.2.5.4. Công tác quản lý thi công
Trách nhiệm Tiến trình Diễn giải
Các bộ phận liên quan
Bộ phậnKỹ thuật
Người được phân
công
Phụ trách bộ phận Kỹ thuật
Chuyên viên
được phân công
Chuyên viên
được phân công quản lý Xem (1) Xem (2) Xem (3) Xem (4) Xem (5) Xem (6)
(1) Chuyển Hồ sơ liên quan đến công tác thi công: Căn cứ theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và các nội dung hợp đồng đã được ký kết, các bộ phận liên quan và Nhà thầu thi công sẽ chuyển các yêu cầu, thông tin và tài liệu hồ sơ thi công liên quan đến Bộ phậnKỹ thuật theo Quyết định của Giám đốc Ban QLDA.
(2) Tiếp nhận Hồ sơ liên quan đến công tác thi công: Khi nhận được thông tin, hồ sơ liên quan, Lãnh đạo Ban QLDA được phân công phụ trách bộ phận Kỹ
Yêu cầu bổ sung
Đạt
Phân công nhân sự quản lý
thi công
Tiếp nhậnHồ sơ liên quan đến công tác thi công
Triển khai giám sát thi công và xử lý các vấn đề liên quan
Hoàn chỉnh hồ sơ theo hạng mục, lưu hồ sơ
Chuyển Hồ sơ liên quan đến
công tác thi công
Soát xét Hồ sơ, tài liệu của Nhà thầu
Không
thuật tiến hành xem xét đánh giá thông tin để thông báo và phản hồi cho các bên liên quan.
(3) Soát xét hồ sơ, tài liệu văn bản từ nhà thầu: Người được phân công tiến hành thẩm định các hồ sơ tài liệu đã được phê duyệt theo quy định: Hợp đồng kinh tế; Hồ sơ khảo sát, thiết kế; Dự toán công trình và hạng mục công trình; Các tài liệu văn bản pháp lý liên quan. Nếu tài liệu hồ sơ chưa phù hợp thì báo các bên liên quan để xử lý các vấn đề và yêu cầu bổ sung hoàn thiện.
(4) Lập kế hoạch và phân công nhân sự triển khai công tác quản lý thi công công trình:
- Bộ phận Kỹ thuật căn cứ trên các hồ sơthi công, chỉ đạo của lãnh đạo, phân
công chuyên viên theo dõi các Nhà thầu trong việc giám sát tiến độ, an toàn, chất lượng.
- Phân công giao việc được thực hiện thông qua văn bản giao việc trực tiếp. Người phụ trách Bộ phận Kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý chung kế hoạch triển khai công tác quản lý thi công công trình.
- Các cán bộ chuyên môn tiến hành lập kế hoạch triển khai quản lý nội dung
công tác.
(5) Triển khai giám sát thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình và xử lý các vấn đề liên quan:
- Căn cứ vào hồ sơ tài liệu đã được thẩm định phê duyệt và kế hoạch triển khai công tác quản lý giám sát công trình, Bộ phận Kỹ thuật kết hợp Nhà thầu thực hiện kiểm tra giám sát các nội dung cơ bản sau:
+ Thực hiện kiểm tra năng lực và nhân sự của các Nhà thầu có mặt trên công trường;
+ Thực hiện kiểm tra năng lực thiết bị thi công tại công trường của nhà thầu theo hồ sơ đề xuất của nhà thầu;
+ Giám sát thi công theo biện pháp thi công và theo hồ sơ thiết đã được phê
duyệt;
+ Kiểm tra và đôn đốc Nhà thầu thi công thực hiện công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trường tại công trường;
+ Kiểm tra hồ sơ quản lý chất lượng công trình;
+ Đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác hiện trường của các Nhà thầu. Yêu cầu Nhà thầu thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, chấn chỉnh những yếu kém còn tồn tại và sửa chữa những sai phạm (nếu có).
+ Kết quả kiểm tra được ghi chép và lập thành biên bản trong đó các bên tham gia thống nhất ký xác nhận.
- Xử lý các vấn đề, yêu cầu bổ sung hoàn thiện trong quá trình triển khai:
+ Trong quá trình giám sát nếu phát hiện sự không phù hợp, không đạt yêu cầu theo quy định thì người kiểm soát phải báo cáo Lãnh đạo Ban để xin ý kiến xử lý và yêu cầu bên liên quan tiến hành bổ sung khắc phục hoàn thiện.
+ Lãnh đạo Ban phụ trách bộ phận Kỹ thuật là người chịu trách nhiệm điều phối và tổ chức giải quyết các sự không phù hợp của Nhà thầu. Khi cần thiết báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc để chỉ đạo các phòng liên quan khác phối hợp giải quyết.
- Phối hợp Quản lý chi phí, giá thành:
+ Phối hợp với bộ phận Kinh tế Kế hoạch để theo dõi, tổng hợp các vấn đề liên quan đến trượt giá, chi phí khối lượng phát sinh để làm cơ sở xem xét cho báo cáo điều chỉnh dự toán, đề xuất các giải pháp nhằm giảm giá thành công trình;
+ Đối với khối lượng phát sinh ngoài đơn thầu, kết hợp nhà thầu tư vấn giám sát đề xuất giải quyết và báo cáo kịp thời cho Giám đốc để giải quyết.
(6) Lập các báo cáo giám sát theo yêu cầu và lưu trữ hồ sơ:
- Theo dõi công tác lập báo cáo giám sát công trình:
+ Người được phân công phải xem xét và tập hợp tất cả các hồ sơ liên quan đến công tác Quản lý thi công để lưu trữ và yêu cầu các Nhà thầu lập báo cáo về công tác giám sát theo quy định.
+ Trong quá trình triển khai thực hiện quản lý thi công công trình, Bộ phận Kỹ thuật tiếp nhận hồ sơ tài liệu và thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: Báo cáo về
tiến độ dựa trên kết quả đánh giácủa các Nhà thầu; Theo dõi, đôn đốc các Nhà thầu có trách nhiệm lập báo cáo về tiến độ, chất lượng, khối lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường thi công xây dựng gửi tới Ban QLDA. Tần suất báo cáo theo quy định của dự án công trình cho đến khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng; Lập Báo cáo trong trường hợp xảy ra sự cố công trình theo các quy định đã ban hành; Người được phân công có trách nhiệm lập báo cáo sự cố xảy ra tại công trình đang thi công xây dựng làm cơ sở để lập báo cáo sự cố gửi Giám đốc Ban và các
bên liên quan.
- Đánh giá, nghiệm thu, bàn giao hạng mục/công trình:
+ Định kỳ các cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý thi công công trình kết hợp nhà thầu phải báo cáo tình hình thựctế thi công xây dựng, lắp đặt công trình và khối lượngcông việc đạt được trình lên Giám đốc Ban.
+ Trong quá trình giám sát, khi Nhà thầu thi công hoàn thành công việc xây dựng, bộ phận, giai đoạn thi công xây dựng thì phải chủ trì tổ chức tiến hành nghiệm thu các công việc trên căn cứ vào Hồ sơ thiết kế được duyệt, tài liệu văn bản có liên quan và đề cương giám sát đã lập để Nhà thầu tiến hành chuyển bước thi
công.
+ Căn cứ vào Hồ sơ thiết kế, hồ sơ trúng thầu, dự toán được phê duyệt, tài liệu hiện trường, đề cương Giám sát thi công và khối lượng tính toán thực tế tại hiện trường yêu cầu Bộ phận giám sát/Tư vấn giám sát tiến hành nghiệm thu khối lượng thi công theo từng công việc.
+ Căn cứ vào Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công được phê duyệt, hồ sơ trúng thầu, dự toán được phê duyệt, tài liệu hiện trường, đề cương Giám sát và tổ chức nghiệm thu khối lượng thi công theo từng công việc Bộ phận giám sát/Tư vấn giám sát nghiệm thu thanh toán khối lượng theo từng giai đoạn.
- Thanh quyết toán hạng mục/công trình: Theo quy định, Bộ phận Kỹ thuật có trách nhiệm tập hợp các bộ hồ sơ nghiệm thu giám sát các hạng mục công trình từ Nhà thầu và chuyển cho bộ phận Kinh tế Kế hoạch, đồng thời làm việc với
Phòng Kinh tế - Xây dựng và Phòng Tài chính - Kế toán để tiến hành thanh quyết toán để thực hiện các bước tiếp theo.
Hầu hết các công việc nêu trên đều được các Ban QLDA triển khai theo đúng quy định hiện hành. Công tác quản lý, lưu hồ sơ được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, công tác giám sát một số gói thầu còn lơ là, dẫn đến hậu quả xấu xảy ra, làm
chậm tiến độ và gây thiệt hại về chi phí cho DIC Corp.
Một số gói thầu không đạt chỉ tiêu:
- Gói thầu Kè, tường chắn đất dự án Khu biệt thự đồi An Sơn: Do địa hình khu đất cao hơn rất nhiều so với khu vực xung quanh, trong khi kỹ thuật của nhà thầu hạn chế, việc giám sát bị lơ là đã dẫn đến sạt lở, hư hại nghiêm trọng một đoạn kè dài khoảng 100m. Ban QLDA phải đề xuất biện pháp xử lý và giao cho nhà thầu khác có kinh nghiệm thực hiện. Tiến độ gói thầu chậm khoảng 4 tháng do phải xử lý các nội dung liên quan.
- Gói thầu thiết kế đô thị Dự án Khu đô thị mới Nam Vĩnh Yên: do Nhà thầu là đơn vị tư vấn nước ngoài (Saman Hàn Quốc) nên việc trao đổi thông tin hay bị gián đoạn; ngoài ra sự hiểu biết về pháp luật đầu tư xây dựng tại Việt Nam của Nhà thầu rất hạn chế, dẫn đến việc triển khai thiết kế cũng như làm việc với các Sở Ngành địa phương chưa đáp ứng được yêu cầu về tiến độ của Chủ đầu tư;
- Gói thầu thi công thảm Bê tông nhựa mặt cầu Đại PhướcDự án Khu đô thị Du lịch Sinh thái Đại Phước: qua kiểm tra hiện trường thi công hạng mục cho thấy nhiều vị trí thảm bê tông nhựakhông đảm bảo yêu cầu (thành phần cấp phối không đúng quy định, hàm lượng hạt thoi dẹt lớn...), thiết bị máy móc thi công thảm Bê tông nhựa còn thiếu so với yêu cầu (ví dụ lu tải trọng lớn..), thiết kế thành phần cấp phối bê tông nhựa chưa phù hợp với quy định của Bộ GTVT; do vậy Chủ đầu tư đã yêu cầu Nhà thầu bóc toàn bộ lớp bê tông nhựa đã thảm và thay bằng lớp bê tông nhựa khác đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Nguyên nhân: -Về phía Ban QLDA:
+ Do những sai sót trong quá trình khảo sát thiết kế và lập dự toán mà Ban QLDA không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến quá trình thi công công trình.
+ Số lượng hạng mục công trình lớn, khối lượng công việc nhiều, phức tạp, trong khi lực lượng cán bộ kỹ thuật của các Ban QLDA lại quá hạn chế vì vậy vẫn còn những sai sót mà bộ phận kỹ thuậtkhông thể giám sát được hết các khâu trong quá trình thi công làm ảnh hưởng đến tiến độ của công trình.
+ Một số cán bộ giám sát không bám sát tại hiện trường, trình độ của cán bộ
giám sát chưa cao và các biện pháp xử lý sai phạm chưa cứng rắn nên chỉ mang tính chất nhắc nhở.
+ Năng lực giám sát của các cán bộ trong Ban QLDA mặc dù đã cố gắng nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót, hoặc do những sai sót từ các công việc trước mà Ban
QLDA không phát hiện ra trong quá trình thẩm định giám sát như trong công tác khảo sát, thiết kế kỹ thuật, lập dự toán hay do công tác lựa chọn nhà thầu thi công. Điều đólàm ảnh hướng đến tiến độ thi công công trình, làm giảm chất lượng và làm tăng chi phí của dự án. Thể hiện năng lực giám sát quản lý còn hạn chế của đội ngũ cán bộ của Ban QLDA.
+ Ban QLDA phải chưa tính trước những vấn đề rủi ro có thể xảy ra và phải hạn chế được những rủi ro đó nếu những yếu tố đó làm ảnh hưởng đến chất lượng
công trình.
-Về phía khách quan:
+ Công tác thi công xây dựng dự án thường kéo dài rất lâu vì thế thường bị ảnh hưởng như thời tiết, khí hậu, các yếu tố ảnh hưởng về mặt kinh tế như giá thành nguyên vật liệu tăng... Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công, làm giảm chất lượngvà làm tăng chi phí của dự án.
+ Do ý thức, năng lực yếu kém của nhà thầu dẫn đếntrong một số hạng mục nhà thầu hoàn thành không đạt yêu cầu, vì thế trong quá trình kiểm tra giám sát Ban QLDA phát hiện ra sai sót nên yêu cầu nhà thầu làm lại, điều này gây chậm tiến độ thi công và ảnh hưởng đến việc xây dựng hạng mục tiếp theo của công trình.