1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
2.2.5.3. Công tác đấu thầu
Trách nhiệm Tiến trình Diễn giải Giám đốc Ban, Bộ phận KT-KH, Bộ phận Kỹ thuật Tổng công ty Giám đốc Ban, Bộ phận KT-KH, Bộ phận Kỹ thuật Tổng công ty Bộ phận KT-KH Tổ chuyên gia Tổng công ty, Phòng KHDA. Ban QLDA/Tổng Công ty Xem (1) Xem (2) Xem (3) Xem (4) Xem (5) Xem (6) Xem (7) Xem (8) Duyệt Không duyệt Duyệt Không duyệt Duyệt Lập HSMT, KH tổ chức đấu thầu, thành lập tổ chuyên gia Lập Kế hoạch đấu thầu dự án
Phê duyệt Kế hoạch đấu thầu
dự án Phê duyệt HSMT, KH tổ chức đấu thầu, danh sách tổ chuyên gia
Đăng thông báo mới thầu →
Phát hành HSMT →Tiếp nhận HSDT và Mở thầu Đánh giá HSDT, Lập báo cáo
kết quả lựa chọn nhà thầu
Thẩm định, Phê duyệt Kết quả lựa
chọn nhà thầu
Thông báo, Thương thảo, Ký kết hợp đồng
Không
(1) Lập kế hoạch đấu thầu dự án: Sau khi dự án đầu tư xây dựng công trình được duyệt, các Bộ phận chức năng của Ban QLDA sẽ lập báo cáo đề xuất Kế hoạch đấu thầu dự án trình Giám đốc Ban xem xét. Kế hoạch đấu thầu được lập bao gồm các nội dung sau:
- Phân chia dự án thành các gói thầu (căn cứ vào công nghệ, tính chất kỹ thuật hoặc trình tự thực hiện dự án).
- Xác định giá gói thầu và nguồn vốn.
- Xác định hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu.
- Thời gian lựa chọn nhà thầu, Hình thức hợp đồng, Thời gian thực hiện hợp đồng,….
(2) Phê duyệt kế hoạch đấu thầu: Sau khi chấp thuận nội dung kế hoạch đấu thầu của bộ phậnchức năng lập, Giám đốc Ban trình Lãnh đạo DIC Corpphê duyệt.
(3) Lập Hồ sơ mời thầu, Kế hoạch tổ chức đấu thầu và thành lập tổ chuyên gia xét thầu:
Sau khi có quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, căn cứ theo thời gian lựa chọn nhà thầu của từng gói thầu, Bộ phận Kinh tế Kế hoạch chủ trì, phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật soạn thảo Hồ sơ mời thầu, Kế hoạch tổ chức đấu thầu và thành lập tổ chuyên gia xét thầu.
- Hồ sơ mời thầu được lập theo các mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban
hành.
- Đối với các hình thức lựa chọn nhà thầu: Chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hóa thì không cần lập Hồ sơ mời thầu mà chỉ cần lập Hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ yêu cầu phải bao gồm các nội dung cơ bản theo quy định tại Nghị đinh hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu số 63/2014/NĐ-CP ngày
26/6/2014 của Chính phủ.
(4) Hồ sơ mời thầu, Kế hoạch tổ chức đấu thầu và Danh sách tổ chuyên gia xét thầu của các bộ phận chức năng lập: Sau khi chấp thuận nội dung Hồ sơ mời thầu, Kế hoạch tổ chức đấu thầu và thành lập tổ chuyên gia xét thầu của các bộ phận chức năng lập, Giám đốc Ban trình Chủ đầu tư phê duyệt.
(5) Đăng thông báo mới thầu; Phát hành Hồ sơ mời thầu; Tiếp nhận Hồ sơ dự thầu và Mở thầu: Sau khi chấp thuận nội dung Hồ sơ mời thầu, Kế hoạch tổ chức đấu thầu và thành lập tổ chuyên gia xét thầu của các bộ phận chức năng lập,
Giám đốc Ban trình Ban Lãnh đạo DIC Corpphê duyệt.
- Theo Kế hoạch tổ chức đấu thầu được DIC Corp phê duyệt, Bộ phận Kinh
tế Kế hoạch tiến hành làm các thủ tục để đăng tải thông báo mời thầu:
+ Đối với đấu thầu rộng rãi, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, mời chào hàng cạnh tranh: Đăng thông báo mời thầu trên Báo Đấu thầu, đồng thời đăng tải trên một tờ báo phát hành rộng rãi khác 3 kỳ liên tiếp.
+ Đối với đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp hoặc các gói thầu đã qua sơ tuyển: Gửi thư mời thầu (làm theo mẫu quy định tại Nghị đinh hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu số 63/2014/NĐ-CP) tới các nhà thầu trong danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu đã được DIC Corp duyệt.
- Phát hành Hồ sơ mời thầu & tiếp nhận Hồ sơ dự thầu: Đến thời điểm phát hành Hồ sơ mời thầu theo thông báo mời thầu đã đăng tải, Bộ phận Kinh tế - Kế hoạch tiến hành phát hành Hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu đến mua hồ sơ từ lúc bắt đầu phát hành đến trước thời điểm đóng thầu. Đồng thời tiếp nhận và quản lý các Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu đến nộp hồ sơ.
- Mở thầu:
+ Việc mở thầu phải tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu. Nếu có 3 nhà thầu trở lên nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu thì Bên mời thầu sẽ tiến hành mở thầu theo kế hoạch và lập biên bản mở thầu. Nếu số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu ít hơn 3 thì phải báo cáo ngay lên DIC Corp để xem xét, xử lý.
+ Việc xử lý tình huống trong trường hợp ít hơn 3 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu phải được thực hiện trong vòng 4 giờ kể từ thời điểm đóng thầu.
+ Sau khi mở thầu đại diện của Bên mời thầu sẽ ký xác nhận vào từng trang bản gốc của các Hồ sơ dự thầu và quản lý theo chế độ “mật”, các bản chụp hồ sơ dự thầu được chuyển cho tổ chuyên gia đấu thầu để đánh giá.
- Theo các yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu được duyệt, Tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá và lập báo cáo đánh giá các hồ sơ dự thầu.
- Việc đánh giá các Hồsơ dự thầu được tiến hành theo 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 đánh giá về mặt kỹ thuật, sau khi được DIC Corp phê duyệt kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật thì tiến hành đánh giá tiếp giai đoạn 2 để xác định giá đánh giá và tổng hợp kết quả xét thầu. Riêng đối với đánh giá Hồ sơ đề xuất thì chỉ cần thực hiện 1 giai đoạn.
(7) Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Theo báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu, Giám đốc Ban trình Phòng Kế hoạch và Phát triển Dự án thẩm định kết qủa lựa chọn nhà thầu. Sau khi Phòng Kế hoạch và Phát triển Dự án thẩm định, sẽ trình DIC Corp phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
(8) Thông báo kết quả đấu thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng:
- Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Ban
QLDA làm các thủ tục thông báo kết quả đấu thầu đến các nhà thầu tham dự và gửi công văn đến Báo đấu thầu để đăng tải thông tin kết quả đấu thầu.
- Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Ban QLDA sẽ chủ trì thương thảo, đàm phán nội dung hợp đồng với nhà thầu trúng thầu và hoàn chỉnh nội dung của hợp đồng để ký kết.
- Giám đốc Ban QLDA trình DIC Corp nội dung hợp đồng để ký kết.
Nhận xét:
+ Công tác lập kế hoạch đấu thầu: Theo quy định, kế hoạch đấu thầu phải được lập cho từng dự án để làm căn cứ triển khai công tác đấu thầu. Tuy nhiên, đối với các dự án khu đô thị mới, có rất nhiều gói thầu (có khi lên đến hàng trăm) với thời gian thực hiện kéo dài cả 10 – 15 năm nên công tác lập kế hoạch đấu thầu cho toàn dự án rất khó thực hiện. Do đó, căn cứ tiến độ thực hiện dự án, các Ban QLDA
thường lập kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu (ngay trước khi thực hiện công tác đấu thầu) hoặc một số gói thầu có thời gian thực hiện gần nhau. Cách làm này tuy
thầu. Kế hoạch đấu thầu do Lãnh đạo DIC Corp phê duyệt nên rất thuận tiện, đảm bảo tiến độ.
+ Công tác Lập HSMT, kế hoạch tổ chức đấu thầu, thành lập tổ chuyên gia: Việc lập hồ sơ mời thầu thường sơ sài, chưa được chú trọng. Các Ban QLDA chưa đưa ra được những yêu cầu cần thiết đối với nhà thầu hoặc yêu cầu còn mập mờ, chưa rõ nên gây khó khăn cho nhà thầu khi thực hiện hồ sơ đấu thầu và cả cho công tác thẩm định. Kế hoạch tổ chức đấu thầu và thành lập Tổ chuyên gia được thực hiện tốt. Tổ chuyên gia bao gồm một số thành viên Ban QLDA, đại diện các Phòng
Tài chính - Kế toán; Phòng Kinh tế - Xây dựng; Phòng Kỹ thuật - Công nghệ. Công
tác phê duyệt cũng được thực hiện đúng tiến độ.
+ Công tác Đăng thông báo mời thầu → Phát hành HSMT → Tiếp nhận HSDT và Mở thầu: Do Ban QLDA thực hiện tốt theo đúng quy định của pháp luật. Việc đăng thông báo mời thầu được thực hiện ngay sau khi HSMT được phê duyệt.
+ Công tác Đánh giá HSDT, Lập báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu: Do Tổ chuyên gia thực hiện. Tổ chuyên gia phân công từng thành viên đánh giá từng hạng mục công việc của HSDT. Đa số các HSDT được đánh giá đảm bảo, tuy nhiên còn một số gói thầu thực sự tốt.
+ Công tác thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu: Thực hiện tốt. Do công tác thẩm định chỉ thẩm định về pháp lý nên thực hiện khá nhanh và đảm bảo.
Một số gói thầukhông đạt chỉ tiêu:
+ Gói thầu: Thi công cầu Đại Phước do Nhà thầu Công ty Cổ phần Công
trình Giao thông 68 thi công, sau khi trúng thầu, Nhà thầu này bị mất khả năng
thanh toán nên không có tiền thi công, dẫn đến chậm tiến độ. DIC Corp phải tiến hành các thủ tục pháp lý có liên quan, hai bên thống nhất phần khối lượng đã thực hiện và chuyển giao phần khối lượng còn lại cho Công ty CP Đạt Phương thực hiện, tuy nhiên tiến độ chậm 12 tháng.
+ Gói thầu thi công phần thân dự án Cao ốc Thủy Tiên do Công ty CP DIC Cửu Long thực hiện. Do nhà thầu cũng gặp vấn đề về tài chính, không có tiền trả lương cho công nhân nên công nhân đình công không đi làm. Ban QLDA đề nghị
DIC Corp hỗ trợ về tài chính để DIC Cửu Long có thể trả lương cho công nhân và thi công nốt phần khối lượng còn lại. Vì vậy, tiến độ thực hiện gói thầu bị chậm đáng kể so với dự kiến (khoảng 8 tháng).
Nguyên nhân:
- Về phía Ban QLDA:
+ Lực lượng cán bộ tại các Ban QLDA mỏng, thiếu nhân sự chuyên môn kỹ thuật.
+ CBCV thực hiện công tác đấu thầu hầu hết còn trẻ, mới tham gia công tác
QLDA nên trình độ còn hạn chế và chưa có nhiều kinh nghiệm.
- Về phía khách quan:
+ Hầu hết các gói thầu xây lắp của DIC Corp là do các công ty con thuộc Tổ hợp DIC Group thực hiện dưới hình thức chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế, đấu thầu nội bộ nên giá còn cao và chất lượng công trình chỉ ở mức trung bình, không thực sự xuất sắc.
+ Đối với các gói thầu thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi thì một số trường hợp xảy ra hiện tượng một số Nhà thầu giảm giá thầu quá mức để trúng thầu.
Điều này dẫn đến các hậu quả cho công tác quản lý dự án của Chủ đầu tư, gây ra
tình trạng phá giá trong xây dựng, đây là cạnh tranh không lành mạnh, nhưng đến
khi thi công nhà thầu không thể làm được hoặc thi công không đạt yêu cầu kỹ thuật dẫn đếnchất lượng công trình không đảm bảo.
+ Hiện tượng một số Nhà thầu năng lực còn kém dẫn đến bán thầu, giao cho toàn bộ thầu phụ, trong khi đó nhà thầu phụ không đủ năng lực thi công dẫn đến một số công việc chất lượng không đạt yêu cầu.
+ Hiện nay trong quá trình đấu thầu, một số Nhà thầu liên kết “quân xanh” “quân đỏ” với nhau để trúng thầu.