1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
2.2.5.5. Công tác nghiệm thu, bàn giao và quyết toán
Bảng 2.11- Lưu đồ Quy trình công tác nghiệm thu, bàn giao và quyết toán
Trách nhiệm
Bước thực hiện Diễn
giải Giám đốc Ban Bộ phậnKỹ Thuật (1) CB giám sát thi công (2) Bộ phận giám sát thi công (3) KHÔNG ĐẠT ĐẠT ĐẠT KT
Phân công, giao nhiệm vụ quản lý điều hành và tổ chức giám sát thi công
Thành lập bộ phận giám sát thi công và phân công nhiệm vụ giám sát thi công
Chuẩn bị, kiểm tra điều kiện khởi công,
biện pháp thi công công trình
CHẤT LƯỢNG VẬT TƯ, VẬT LIỆU NGUỒN GỐC VẬT LIỆU CHỨNG CHỈ CLVL; KẾT QUẢ TNVL KT KHÔNG ĐẠT ĐẠT GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ, ATLĐ, VSMT, PCCN
Bộ phận giám sát thi công (4) Bộ phận giám sát thi công (5) Ban giám đốc; Bộ phận giám sát; Kỹ thuật; Kinh tế - Kế hoạch (6)
(1) Thành lập bộ phận giám sát thi công và phân công nhiệm vụ:
- Người phụ trách bộ phận Kỹ Thuật có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc Ban thành lập bộ phận giám sát thi công trong đó qui định rõ trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận giám sát và của từng thành viên:
ĐẠT ĐẠT KHÔNG ĐẠT KHÔNG ĐẠT ĐẠT
CHẤT LƯỢNG THI CÔNG
XÂY DỰNG KT KHÔNG ĐẠT NGHIỆM THU CỦA CHỦĐẦU TƯ CÔNG VIỆC XÂY DỰNG BỘ PHẬN CÔNG TRÌNH HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH ĐƯA VÀO SỬ DỤNG LẬP HỒ SƠQUYẾT TOÁN
+ Người phụ trách bộ phận Kỹ Thuật là người được Giám đốc Ban giao và chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và thực hiện nhiệm vụ tổ chức việc
giám sát thi công công trình;
+ Kỹ sư giám sát chính là người phải có chứng chỉ hành nghề TVGS thi công công trình xây dựng, được Người phụ trách bộ phận Kỹ Thuật giao nhiệm vụ phụ trách giám sát thi công công trình, là người chịu trách nhiệm chính về chất lượng, tiến độ và an toàn trong quá trình giám sát thi công xây dựng của Nhà thầu và là người ký các biên bản nghiệm thu. Kỹ sư giám sát chính có nhiệm vụ đặt ra các trình tự giám sát và các chế độ có liên quan; đề ra chủ trương đối với các vấn đề kỹ thuật quan trọng; xem xét và phê chuẩn báo cáo của nhân viên giám sát.
+ Nhân viên giám sát là người hỗ trợ kỹ giám sát chính. Nhân viên giám sát có tác dụng làm cầu nối: một mặt, họ nhận việc và là người giúp việc của kỹ sư giám sát chính; mặt khác, họ thường xuyên giám sát hiện trường công trình nhằm phát hiện để kịp thời sửa chữa những sai sót của đơn vị thi công và giúp làm giảm nhẹ công việc của kỹ sư giám sát chính.
(2) Chuẩn bị, kiểm tra điều kiện khởi công công trình, sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình:
Trước khi phát lệnh khởi công công trình, Ban QLDA có trách nhiệm:
- Làm việc với cơ quan chức năng địa phương và các đơn vị có liên quan để đảm bảo đủ các điều kiện cho việc thi công công trình. Điều kiện khởi công công
trình xây dựng theo quy định tại Điều 72 của Luật xây dựng gồm: Có mặt bằng xây dựng; Có giấy phép xây dựng; Có thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt; Có hợp đồng xây dựng; Có đủ nguồn vốn để đảm bảo tiến độ xây dựng; Có biện pháp để đảm bảo an toàn,vệ sinh môi trường trong quá trình xây dựng;
- Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với HSDT và hợp đồng xây dựng,bao gồm: Kiểm tra về nhân lực, thiết bị thi công của nhà thầu thi công XDCT đưa vào công trường; Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng công trình; Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu an toàn phục vụ thi công xây dựng công trình;
Kiểm tra phòng thí nghiệm và các cơ sở sản xuất vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng phục vụ thi công xây dựng của nhà thầu thi công xây dựng công trình.
(3) Giám sát thi công: Được thực hiện bởi kỹ sư giám sát trưởng và các nhân viên giám sát.
- Trách nhiệm của kỹ sư giám sát trưởng:
+ Đôn đốc, kiểm tra đơn vị thi công xây lắp thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng giao nhận thầu và các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định;
+ Lập bản phân công nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch giám sát thi công và nghiệm thu từng phần việc trình Giám đốc Ban QLDA xem xét, phê duyệt;
+ Quan hệ với người phụ trách của đơn vị thi công xây lắp, xác định các vấn đề để cùng phối hợp công tác và các tài liệu cần cung cấp có liên quan;
+ Đôn đốc, chỉnh lý văn bản hợp đồng và tài liệu hồ sơ kỹ thuật;
+ Đôn đốc, kiểm tra đơn vị thi công xây lắp thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng giao nhận thầu và các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định;
+ Lập kế hoạch và phối hợp với các bên có liên quan tổ chức tiến hành nghiệm thu giai đoạn và nghiệm thu hoàn thành hạng mục/công trình;
+ Báo cáo định kỳ các việc có liên quan với Lãnh đạo Ban QLDA.
- Trách nhiệm của nhân viên giám sát: Nhân viên giám sát trực tiếp có mặt tại hiện trường và dùng toàn bộ thời gian hoặc phần lớn thời gian bám sát hiện trường để giám sát hoạt động thi công trong suốt thời gian thi công của đơn vị thi công. Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên giám sát chủ yếu là:
+ Thực hiện tất cả các chỉ thị cần thiết của kỹ sư giám sát chính tới đơn vị thi công xây lắp;
+ Kiểm tra tình hình cung cấp vật liệu và quy cách, chất lượng vật liệu đưa vào hiện trường;
+ Luôn luôn nắm vững tiến triển toàn diện của công trình, kịp thời báo cáo kỹ sư giám sát chính để họ nắm rõ tình hình tất cả các bộ phận của công trình;
+ Thường xuyên xem xét công trình, ghi chép tình hình triển khai công trình và các tình hình khác có liên quan tới công trình;
+ Theo quy định thời gian, báo cáo bằng văn bản với kỹ sư giám sát chính
theo các nội dung trên.
- Chất lượng vật tư, vật liệu: Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu công trình trước khi đưa vào sử dụng:
+ Kiểm tra nguồn gốc, xuất sứ vật tư, vật liệu: đảm bảo các thông số, chỉ tiêu, yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ thiết kế, đảm bảo các TCXD, QCXD; đảm bảo theo cam kết của nhà thầu thi công xây dựng khi ký hợp đồng.
+ Kiểm tra giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, kết quả thí nghiệm
của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn.
+ Khi nghi ngờ các kết quả kiểm tra chất lượng vật tư, vật liệu do nhà thầu thi công xây dựng cung cấp thì TVGS thực hiện kiểm bằng cách xem xét trực tiếp trên công trường, lấy mẫu thí nghiệm, thuê cơ quan kiểm định chuyên ngành...
- Chất lượng thi công xây dựng:
+ Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình;
+ Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường. Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký giám sát của chủ đầu tư hoặc biên bản kiểm tra theo quy định;
+ Kiểm tra đối với chất lượng bên ngoài, bên trong của sản phẩm và kích thước hình học của các sảm phẩm theo quy phạm tiêu chuẩn;
+ Ký xác nhận trung gian đối với sảm phẩm đạt yêu cầu;
+ Xác nhận bản vẽ hoàn công;
+ Tập hợp, kiểm tra tài liệu phụ vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng;
+ Phát hiện sai sót, bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh;
+ Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình và công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng;
+ Chủ trì, phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình.
+ Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định.
(4) Giám sát, tiến độ, khối lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường:
- Giám sát tiến độ. - Giám sát khối lượng.
- Giám sát an toàn lao động trên công trường.
(5) Nghiệm thu, bàn giao (hạng mục/công trình):
- Nghiệm thu các công việc thực hiện hàng ngày (nghiệm thu công tác): Nhân viên giám sát có trách nhiệm nghiệm thu sơ bộ toàn bộ các khối lượng công việc thi
công trong ngày.
- Nghiệm thu khối lượng hạng mục công việc (nghiệm thu giai đoạn)
(6) Quyết toán, giao tài sản và thanh lý hợp đồng:
- Bộ phận Kỹ thuật chủ trì, phối hợp với Phòng Kinh tế - Xây dựng, Phòng Tài chính - Kế toán DIC Corp lập hồ sơ quyết toán.
- Phê duyệt quyết toán: Tuỳ theo qui mô dự án mà Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc DIC Corp phê duyệt quyết toán theo phân cấp đầu tư.
- Giao tài sản: Sau khi công trình/hạng mục công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng, Ban phối hợp với các phòng chức năng của DIC Corp bàn giao
tài sản cho đơn vị sử dụng.
- Thanh lý hợp đồng: Hợp đồng được thanh lý trên cơ sở báo cáo quyết toán được duyệt, sau khi bên A và bên B hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình, Bộ phận Kinh tế - Kế hoạch chủ trì soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng với các Nhà thầu.
- Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ tại các bộ phậnchức năng của Ban.
Nhận xét:
- Đối với công tác nghiệm thu, bàn giao:
Các Ban QLDA thực hiện công tác này theo quy trình được DIC Corp quy
nhiên thời gian thực hiện còn chậm. Công tác nghiệm thu, bàn giao không được thực hiện đúng tiến độ, ảnh hưởng đến cả nhà thầu và Chủ đầu tư.
Ví dụ: Các hạng mục HTKT tại dự án Khu Trung tâm Chí Linh và Dự án
Khu ĐTDLST Đại Phước, Các Ban QLDA chưa thực hiện tốt công tác nghiệm thu bàn giao, nhiều hạng mục Nhà thầu đã thực hiện xong, yêu cầu nghiệm thu, bàn giao nhưng Ban QLDA chưa bố trí được thời gian và nhân sự để nhận bàn giao.
Nguyên nhân chủ quan: Do nhân sự các Ban QLDA phải làm nhiều việc chồng chéo, mỗi người ngoài công tác kỹ thuật còn phải làm các nhiệm vụ khác như thực hiện hồ sơ mời thầu, đánh giá dự thầu, báo cáo tình hình thực hiện gói thầu, giám sát, thực hiện hồ sơthanh quyết toán,… do đó không có nhiều thời gian.
Nguyên nhân khách quan: Do quy định của Nhà nước về công tác nghiệm thu, bàn giao qua nhiều công đoạn, phải thực hiện đúng trình tự nên cũng mất nhiều thời gian. Hồ sơ cần phải chuẩn mực theo đúng quy định, trong khi một số nhà thầu chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác này nên cũng thực hiện chậm, không đảm bảo tiến độ đề ra.
- Đối với công tác thanh quyết toán:
Việc lập hồ sơ thanh quyết toán được các Ban QLDA phối hợp với nhà thầu
và các Phòng, Ban thực hiệntheo đúng quy định của pháp luật, hồ sơ pháp lý đúng yêu cầu đặt ra, đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, về cơ bản vẫn chưa đáp ứng được tiến độ theo yêu cầu của Nhà thầu. Đặc biệt, công tác quyết toán còn chậm, thậm chí rất chậm.Nhiều công trình đãđưa vào sử dụng từ lâu nhưng vẫn chưa thực hiện xong công tác quyết toán. Điều này đã gây khó khăn trong công tác quản lý vốncủa Chủ đầu tư, đặc biệt gây nợ đọng xây dựng cơ bản kéo dài, làm ảnh hưởng đến công
tác xác định giá trị tài sản của doanh nghiệp,…
Cụ thể: Rất nhiều hạng mục công trình chậm thanh quyết toánnhư:
+ Hạng mục thi công phần móng tòa nhà DIC Phoenix giai đoạn 1, chậm
thanh toán 5 tháng.
+ Hạng mục Trạm cấp nước Dự án Khu Đô thị du lịch sinh thái Đại Phước, chậm thanh toán 4 tháng.
+ Hạng mục Cầu Đại Phước: Chậm quyết toán 11 tháng.
+ Công trình Cao ốc Thủy Tiên: Chậm quyết toán trên 12 tháng. + Công trình Cụm chung cư Lakeside: Chậm quyết toán 15 tháng,…
Nguyên nhân khách quan: Do quy định của Nhà nước về công tác nghiệm
thu, bàn giao qua nhiều công đoạn, phải thực hiện đúng trình tự nên cũng mất nhiều thời gian. Hồ sơ cần phải chuẩn mực theo đúng quy định, trong khi một số nhà thầu chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác này nên cũng thực hiện chậm, không đảm bảo tiến độ đề ra. Mặt khác, do các nhà thầu cũng chưa quan tâm đến công tác quyết
toán do nhiều khi đã nhận thanh toán hết tiền xây dựng công trình.
Nguyên nhân chủ quan: Do quy định, công tác thanh quyết toán là sự phối hợp của nhiều Phòng, Ban bao gồm Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh tế -
Xây dựng, Phòng Kỹ thuật - Công nghệ và các Ban QLDA. Do đó, nếu một khâu chậm thì các khâu khác đều phải chờ và thời gian thanh quyết toán sẽ kéo dài. Trong khi đó, hầu hết các Ban QLDA đều thiếu nhân sự, các công việc tại hiện trường yêu cầu cấp thiết hơn nên có ít thời gian hơn cho công tác thanh quyết toán.
Đánh giá chung:
- Việc nghiệm thu, bàn giao và thanh toán thể hiện qua việc đánh giá chất lượng công trình cũng như các chi phí thực hiện. Công tác này được Ban QLDA thực hiện đúng theo quy định ban hành của Bộ Xây dựng, của Nhà nước về việc nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng.
- Để đảm bảo chất lượng của công trình mà không làm chậm tiến độ dự án cũng như tăng chi phí dự án, Ban QLDA thực hiện giám sát thi công song song với
công tác thi công. Như vậy Ban QLDA đảm bảo được việc thi công được liên tục mà ít xảy ra sai sót, khắc phục được sai sót ngay khi phát hiện, không tốn thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm và rà soát lại.
- Ngoài ra công tác giám sát an toàn lao động và vệ sinh môi trường trên công trường được Ban QLDA chú trọng. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp bị tai nạn lao động trong quá trình thi công và làm ảnh hưởng đến môi trường sống của khu vực xung quanh, công trường phải tạm dừng thi công dẫn đến chậm tiến độ.
- Việc quyết toán các hạng mục công trình còn chậm, các Ban QLDA cần đưa ra các biện pháp cải thiện.