1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
1.3.3.2. Quản lý chi phí của dự án
Quản lý chi phí dự án đầu tư là tập hợp các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện hoàn thành dự án xây dựng trong phạm vi ngân sách đã được hoạch định từ trước.
Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Trong đó:
- Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nhân công sản xuất, chi phí nguyên vật liệu và những khoản chi phí khác trực tiếp liên quan đến công việc thực hiện dự án.
- Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng, những khoản chi phí cố định và biến đổi khác mà có thể giảm được nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn. Thời gian thực hiện dự án càng rút ngắn, chi phí gián tiếp càng ít.
- Khoản tiền phạt có thể phát sinh nếu dự án kéo dài quá ngày kết thúc xác định.
Thực tiễn quản lý cho thấy, luôn luôn có hiện tượng đánh đổi giữa thời gian và chi phí. Nếu tăng cường giờ lao động, tăng thêm số lượng máy móc thiết bị thì tiến độ thực hiện các công việc của dự án có thể được đẩy nhanh. Tuy nhiên, tăng thêm nguồn lực làm tăng chi phí trực tiếp. Ngược lại đẩy nhanh tiến độ dự án làm giảm những khoản chi phí gián tiếp và đôi khi cả những khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc được đẩy nhanh đều đem lại kết quả mong muốn. Do đó, có sự tính toán cân đối, hợp lý giữa thời gian và chi phí là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý.
Quản lý chi phí dự án đầu tư được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án. Trong mỗi giai đoạn cụ thể, quản lý chi phí lại có vai trò khác nhau và đượcthực hiện khác nhau.
Sơ đồ 1.2 -Quy trình quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí
2. Ước tính chi phí
Đầu vào
-WBS.
-Các nguồn lực đòi hỏi.
-Đơn giá ước tính cho từng công việc. -Các thông tin từ các dự án tương tự. Công cụ và kỹ thuật -Công thức toán học. -Phần mềm Exel. 3. Đầu ra -Ước tính chi phí.
-Các tính toán chi tiết bổ trợ. -Kế hoạch quản lý chi phí.
1. Lập kế hoạch nguồn lực
Đầu vào
-WBS (Cơ cấu phân tích công việc).
-Thông tin tương tự dự án trước.
-Giới hạn phạm vi.
-Mô tả các nguồn lực đòi hỏi.
-Chiến lược tổ chức thực hiện.
Công cụ và kỹthuật
-Đánh giá của chuyên gia. -Đề xuất nhiều phương án
lựa chọn.
Đầu ra
-Các nguồn lực đòi hỏi.
4. Kiểm soát chi phí
Đầu vào
-Chi phí kế hoạch, các báo cáo tài chính.
-Các yêu cầu thay đổi.
-Kế hoạch quản lý chi phí.
Công cụ và kỹ thuật
-Hệ thống kiểm tra thay đổi
chi phí. -Phương pháp xác định độ lệch chi phí. -Các kế hoạch bổ sung, tính toán nền móng. Đầu ra
-Ước tính chi phí điều chỉnh.
-Tính toán lại ngân sách. -Uớc tính tổng chi phí dự 3. Dự thảo ngân sách Đầu vào -Ước tính chi phí. -WBS. -Lịch thực hiệndự án. Công cụ và kỹ thuật
-Công cụ và kỹ thuật ước
tính chi phí.
Đầu ra
-Chi phí cơ sở (chi phí kế hoạch ban đầu).