1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
3.3.2 Hoàn thiện quy trình công việc QLDA
a. Căn cứ đề ra giải pháp:
- Căn cứ phân tích về tiến độ và chi phí thực hiện các hạng mục công trình tại Chương 2.
- Căn cứ định hướng phát triển của Tổng Công ty về việc xây dựng, hoàn thiện các quy định, quy trình thực hiện các công việc của Tổng Công ty giai đoạn
2016 – 2020.
b. Nội dung của giải pháp:
Thực tiễn quá trình triển khai công tác quản lý dự án của Ban QLDA đã chỉ rõ, các dự án thực hiện thường bị chậm tiến độ, chi phí tăng. Do đó trong quá trình triển khai các dự án, nhiều dự án đã phải điều chỉnh dự toán và tổng mức đầu tư do công tác chuẩn bị đầu tư, lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán không sát, thiếu khối lượng hoặc phải điều chỉnh cả thiết kế. Công việc điều chỉnh này với rất nhiều thủ tục làm tốn rất nhiều thời gian Chủ đầu tư và Nhà thầu trong quá trình thực hiện dự án. Nhiều công trình đang thi công phải nằm chờ thủ tục điều chỉnh rất lâu. Chính vì
vậy, cần hoàn thiện Quy trình thực hiện công việc một cách đầy đủ, đồng bộ và cải cách thủ tục đơn giản, gọn nhẹ.
- Trình tự thực hiện, đơn vị thực hiện:
+ Thành lập Tổ công tác do Phòng Tổ chức - Lao động chủ trì phối hợp với các BQLDA và các phòng chức năng của Tổng Công ty để thực hiện việc hoàn thiện các quy trình làm việc của Ban QLDA và các quy trình về các công việc có liên quan như thẩm định thiết kế, thẩm định dự toán, thanh quyết toán,….
+ Tổ công tác có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ các quy trình về khảo sát, thiết kế, đấu thầu, thanh quyết toán, quản lý dự án,… đối chiếu với quy định của pháp luật hiện hành để phân tích, đánh giá những điểm phù hợp, chưa phù hợp của các quy định, quy trình đang áp dụng.
+ Tham khảo các quy trình, quy định của các Tập đoàn, Tổng Công ty có quy mô và lĩnh vực hoạt động tương tự như DIC Corp, tổ chức họp các Phòng, Ban liên quan để xây dựng các quy trình mới, phù hợp với quy định của pháp luật và đảm bảo tính khả thi.
+ Báo cáo Ban Lãnh đạo Tổng Công ty về kết quá thực hiện, soạn thảo và đề nghị ban hành các quyết định phê chuẩn những quy định, quy trình nêu trên.
- Thời gian thực hiện:
+ Quý III/2018: Rà soát các quy định về khảo sát, thiết kế, đấu thầu, thanh quyết toán, quản lý dự án,….
+ Quý IV/2018: Xây dựng các quy định, quy trình mới.
+ Cuối Quý I/2018: Sau khi thành lập Ban QLDA chung cho toàn Tổng Công ty, Ban Lãnh đạo Tổng Công ty sẽ ban hành các quy định, quy trình mới về các công việc liên quan đến hoạt động của Ban QLDA để áp dụng ngay.
Một số nội dung chính cần quan tâm khi xây dựng các quy định, quy trình mới:
• Đối với công tác khảo sát:
Công tác khảo sát địa hình, địa chất là rất quan trọng (giai đoạn lập thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công). Cán bộ thiết kế căn cứ vào địa hình, địa chất, các đặc tính cơ lý của đất để làm cơ sở tính toán thiết kế. Nếu khảo sát địa hình, địa
chất không chuẩn xác kéo theo thiết kế sai làm tăng khối lượng tăng chi phí nhân công, tăng chi phí máy.
Đẩy mạnh công tác giám sát, nghiệm thu khối lượng, chất lượng của công tác khảo sát. Ngay cả nội bộ đơn vị Tư vấn cũng thực hiện chưa nghiêm chỉnh, các Chủ đầu tư, các Ban QLDA gầnnhư khoán trắng cho Tư vấn. Thực tế nhiều sửa đổi phát sinh kinh tế làm tăng chi phí cũng do chủ yếu là công tác khảo sát làm chưa chính
xác.
Các nội dung cần quan tâm:
+ Cử cán bộ có trách nhiệm phối hợp kịp thời và đồng bộ với đơn vị Tư vấn trong việc lập nhiệm vụ và phương án khảo sát trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kịp thời đúng tiến độ.
+ Phốihợp với các cơ quan chức năng, các đơn vị quản lý vận hành cung cấp hồ sơ kĩ thuật, hồ sơ các công trình có liên quan, các số liệu hạ tầng kỹ thuật khác
cho đơn vị Tư vấn.
+ Thườngxuyên liên hệ với đơn vị Tư vấn để giải quyết các khó khăn vướng mắc trong công tác khảo sát.
+ Phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng do nhà thầu Tư vấn lập. Phương án đó phải đáp ứng được yêu như phù hợp với nhiệm vụ khảo sát xây dựng được Chủ đầu tư phê duyệt, tuân thủ các tiêu chuẩn về khảo sát xây dựng được áp dụng, chủ đầu tư phải thực hiện giám sát khảo sát xây dựng, chủ đầu tư phải nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
• Đối với công tác lựa chọn nhà thầu:
Lựa chọn Nhà thầu theo Luật đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. Đấu thầu là một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất, tiên tiến nhất. Đây là nguyên tắc quản lý đầu tư và xây dựng nhằm chống độc quyền, tăng cường cạnh tranh thể hiện ở chỗ tạo ra sự cạnh tranh để làm động lực cho sự phát triển, cả về năng lực, kinh nghiệm, sức mạnh tài chính đề phù hợp với nền kinh tế thị trường phát triển. Thực hiện Luật đấu thầu, các Nhà thầu tham gia đấu thầu phải chứng
minh có đủ năng lực và kinh nghiệm, phải có các giải pháp được đánh giá là khả thi cùng với giá cả cạnh tranh với các đối thủ khác và tất cả các vấn đề này phải được thể hiện thông qua hồ sơ dự thầu. Lựa chọn nhà thầu bằng hình thức đấu thầu sẽ giúp ta chọn được nhà thầu có năng lực có kinh nghiệm và với một giá thành cạnh
tranh.
Các nội dung cần quan tâm:
Từ thực tế áp dụng các dự án ở Tổng Công ty thời gian qua, chúng tôi thấy Ban QLDA cần tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm mặt được và chưa được, đồng thời tập trung chỉ đạo để đạt hiệu quả cao hơn. Gắn chủ trương điều chỉnh lại kế hoạch đầu tư theo hướng tập trung dứt điểm sẽ là một điều kiện thuận lợi cho công tác đấu thầu. Đề nghị:
- Các gói thầu thuộc hình thức chỉ định thầu, Ban QLDA phải trình hồ sơ năng lực của ít nhất 3 nhà thầu để Tổng công ty xem xét.
- Nâng cao năng lực của cán bộ thực hiện công tác đấu thầu và có cán bộ chuyên sâu phụ trách đấu thầu của các dự án.
- Hoàn thiện cách đánh giá năng lực của nhà thầu cho phù hợp hơn: Bởi lẽ còn có nhiều ý kiếncho rằng vẫn có khoảng cách lớn giữa hồ sơ kinh nghiệm, khả năng tài chính được thể hiện qua bài thầu với thực lực của nhiều nhà thầu.
* Đối với công tác quản lý thi công:
Hiện nay do triển khai nhiều dự án với nhiều địa điểm khác nhau, lực lượng cán bộ kỹ thuật mỏng mặc dù cán bộ kỹ thuật ở các Ban QLDA đáp ứng đủ về mặt chuyên môn nghiệp vụ, nhưng cũng vẫn còn có những công trình do còn bị buông lỏng chưa chặt chẽ trong vấn đề giám sát nên ảnh hưởng không ít đến chất lượng, khối lượng, tiến độ thi công, tăng giá thành công trình, nhất là không đề ra kịp thời các biện pháp xử lý trong quá trình thi công do vậy cần quán triệt sâu sắc và là nhiệm vụ hàng đầu của Ban QLDA về ý thức trách nhiệm của người giám sát thi
công.
Ngoài việc giám sát về chất lượng tư vấn giám sát còn phải là những chuyên gia thật sự giỏi về mặt kỹ thuật để xem xét và cho những ý kiến kịp thời cần thiết để
xử lý các vấn đề có thể phát sinh trong thi công, vì trong quá trình thi công có rất nhiều vấn đề kỹ thuật đặt ra và nảy sinh những phát sinh mà thiết kế chưa đề cập hết hoặc cần thay đổi so với thiết kế ban đầu để công trình được hiệu quả hơn, mang lại lợi ích rất lớn cho Chủ đầu tư.
Các nội dung cần quan tâm:
- Cho cán bộ của đơn vị mình tham gia các lớp tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng giám sát thi công, người cán bộ giám sát thi công phải nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nghị định hiện hành về quản lý chất lượng công trình.
- Có chế tài thưởng cho các cán bộ hoàn thành nhiệm vụ cũng như chế tài kỷ luật cho các cán bộ không thực hiện nghiêm túc chức năng giám sát của mình, làm giảm chất lượng công trình hoặc gây khó khăn cho Nhà thầu thi công làm chậm tiến độ.
- Ban QLDA phải bố trí đủ cán bộ có trình độ và năng lực để thực hiện các nhiệm vụ như giám sát, nghiệm thu công tác khảo sát, thiết kế; giám sát, nghiệm thu công tác xây lắp; giám sát, nghiệm thu công tác cung cấp thiết bị vật tư; giám sát, nghiệm thu, phê duyệt khối lượng phát sinh, làm thêm. Các vấn đề phát sinh làm thêm phải được ghi chép tại thời điểm phát sinh bằng biên bản xử lý kỹ thuật tại hiện trường gồm các bên liên quan cùng ký xác nhận.
* Đối với công tác quản lý tiến độ thi công:
Tiến độ thi công có được đảm bảo hay không phụ thuộc trực tiếp và phần lớn vào năng lực của nhà thầu, bên cạnh đó, sự quản lý kiểm tra giám sát từ phía Ban QLDA cũng có ý nghĩa quan trọng.
Hiện nay Ban QLDA hầu như không áp dụng bất cứ công cụ nào trong công tác Quản lý tiến độ mà chỉ phối hợp với tư vấn giám sát theo dõi tiến độ thực tế của dự án, đối chiếu với kế hoạch tiến độ đã được duyệt từ đó yêu cầu nhà thầu có biện pháp đẩy nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tượng chậm tiến độ ở một số khâu hay một số bộ phận.
Thực tế cho thấy cách làm này khá thụ động và đem lại hiệu quả không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đều phải gia hạn thời gian
thực hiện. Hơn nữa, Quản lý dự án là một tổ hợp của rất nhiều các hoạt động, công việc phức tạp, việc có một công cụ hiệu quả để quản lý tiến độ các công việc cần thực hiện sẽ giúp công tác quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp cán bộ quản lý dự án có điều kiện kiểm soát mọi hoạt động của dự án.
• Đối với công tác nghiệm thu và bàn giao:
Tất cả các công việc xây dựng sau khi hoàn thành đúng yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ thi công cần được tổ chức nghiệm thu và lập biên bản nghiệm thu tại hiện trường và có sự chấp thuận của bộ phận Giám sát Công trình của Chủ đầu tư. Trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành bộ phận công trình, hoàn thành Giai đoạn xây dựng phải lập hồ sơ hoàn công được xác nhận của bộ phận Giám sát A, hồ sơ hoàn công công trình thực hiện theo quy định, hồ sơ hoàn công bao gồm: Bản vẽ hoàn công, các biên bản nghiệm thu công việc cấu thành, những thay đổi bổ sung, bảng tính khối lượng.
Các nội dung cần quan tâm:
- Để công tác nghiệm thu kỹ thuật không tốn nhiều thời gian và không có nhiều tồn tại hoặc phải nghiệm thu nhiều lần, các nhà thầu xây lắp cần nghiêm túc tổ chức nghiệm thu nội bộ trước khi nghiệm thu với Ban QLDA và Tư vấn giám sát.
- Khi khối lượng xây lắp hạng mục công trình đã hoàn thành, Ban QLDA đôn đốc đơn vị xây lắp phải hoàn chỉnh nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công, các biên bản thí nghiệm… để tiến hành nghiệm thu ngay cho nhà thầu, tránh tình trạng đến cuối công trình mới hoàn tất hồ sơ (nhất là hạng mục bị che khuất) tránh tình trạng bản vẽ hoàn công thiếu chính xác dẫn đến ảnh hưởng tới công tác lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng công trình.
- Tổ chức nghiệm thu từng hạng mục xây dựng, từng giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình hoàn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng phải theo đúng quy định.
* Đối với công tác quản lý chi phí:
Đối với công tác quản lý chi phí dự án, việc xây dựng tổng mức đầu tư, dự toán công trình, định mức xây dựng, giá xây dựng và hợp đồng xây dựng có ý nghĩa
hết sức quan trọng. Tuy nhiên đây là những công việc hết sức khó khăn và đòi hỏi trình độ chuyên sâu của người cán bộ làm công tác quản lý chi phí. Do đó, đối với các công việc quá phức tạp, việc thuê tư vấn là cần thiết để đảm bảo chất lượng các yếu tố nói trên trong quản lý chi phí. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ quản lý dự án cũng cần phải được đào tạo chuyên môn về quản lý chi phí để có khả năng giám sát hoạt động của tư vấn và xây dựng kế hoạch chi phí cho dự án.
Các nội dung cần quan tâm:
- Để đẩy nhanh tiến độ giải ngân theo kế hoạch đã được lập, một mặt Ban QLDA cần có các biện pháp hiệu quả đôn đốc nhà thầu nhanh chóng hoàn thiện các hồ sơ thanh toán; mặt khác, về phần mình Ban QLDA cần hoàn tất nhanh chóng các thủ tục cần thiết để chuyển hồ sơ thanh toán của nhà thầu đến các đơnvị cấp vốn.
- Tương tự như quản lý thời gian và tiến độ dự án, các phần mềm quản lý dự án như MS Project cũng có hiệuquả cao trong việc hỗ trợ cán bộ quản lý chi phí dự án. Cụ thể, MS Project được sử dụng trong tất cả các công đoạn của quản lý chi phí của dự án, cho phép lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, tối ưu hóa giữa thời gian thực hiện dự án và tổng chi phí của dự án, vì mỗi khi có thay đổi phương án phân bổ nguồn lực máy sẽ tự động tính toán lại tổng chi phí cho dự án.
c. Kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp:
- Do có các quy trình, quy định rõ ràng nên rất thuận lợi cho các CBCNV Ban QLDA trong quá trình làm việc. Tất cả các hồ sơ đều đạt chuẩn, thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý nhanh gọn theo đúng quy định. Việc lưu trữ, tra cứu hồ sơ cũng rất thuận tiện.
- Tiến độ thực hiện dự án được cải thiện đáng kể do khắc phục được những nguyên nhân chủ quan khi thực hiện các thủ tục pháp lý và một số nhân tố khách quan như chất lượng nhà thầu.
- Các nhà thầu cũng được lợi do thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý, việc nghiệm thu, thanh quyết toán được quy định rõ ràng.