1. 3.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư
3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.2.2 Khu vực phía Bắc
−Khu đô thị mới Nam Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc: 704 tỷ đồng;
−Cảng thông quan nội địa và DVCN Thanh Liêm, Hà Nam: 160 tỷ đồng;
−Khu du lịch sinh thái và giải trí Ba Sao, Hà Nam: 200 tỷ đồng;
3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN. DỰ ÁN.
Công tác Quản lý dự án đạt được hiệu quả tốt có nghĩa là sử dụng các nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu nhằm hoàn thành các mục tiêu: Đúng tiến độ được giao, đúng chi phí được duyệt và chất lượng tốt đảm bảo yêu cầu đặt
ra. Như đã trình bày ở Chương 2, công tác quản lý dự án của DIC Corp đã đạt được một số thành công nhưng bên cạnh đó vẫn còn có rất nhiều hạn chế. Trong khi đó, DIC Corp càng mở rộng công tác đầu tư, số lượng dự án tương đối lớn, quy mô tổng mức đầu tưrất cao. Đặc biệt đối với các dự án Bất động sản thì thời gian thực hiện rất dài, vốn đầu tư lớn và gồm rất nhiều hạng mục công trình phức tạp, đòi hỏi phải có hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực như: Trình tự thực hiện, các văn bản
pháp lý, các tiêu chuẩn xây dựng về cấp điện, cấp nước, thoát nước, xây dựng nhà cao tầng,…
Để đảm bảo định hướng đầu tư theo kế hoạch đã đặt ra, đòi hỏi công tácquản lý dự án phải hiệu quả hơnrất nhiều so với hiện nay do khối lượng công việc rất đồ sộ, nếu không quản lý tốt sẽ không thể đảm bảo được tiến độ đề ra. Do đó, DIC Corp cần phải có các giải pháp cụ thể để kiện toàn các Ban QLDA như: Hoàn thiện mô hình tổ chức Ban QLDA; Hoàn thiện nâng cao chất lượng nhân lực của Ban QLDA; Hoàn thiện điều kiện làm việc; Hoàn thiện hệ thống thông tin; Hoàn thiện quy trình công việc.Trong đó giải pháp “Hoàn thiện mô hình tổ chức Ban QLDA và
Hoàn thiện nâng cao chất lượng nhân lực của Ban QLDA” là giải pháp chính của luận văn này.
3.3.1. Tổ chức lại bộ máy quản lý của các Ban QLDA.
a. Căn cứ đề ra giải pháp:
- Căn cứ phân tích tại Chương 2 về những công việc đã làm được và còn hạn chế của các Ban QLDA thuộc DIC Corp: Cụ thể về cơ cấu bộ máy hoạt động, phương thức làm việc và những hạn chế trong quá trình triển khai.
- Căn cứ định hướng phát triển về tổ chức bộ máy của Tổng Công ty giai đoạn 2018 – 2022.
- Căn cứ định hướng kế hoạch đầu tư các dự án do DIC Corp làm Chủ đầu tư giai đoạn 2018 – 2022, trong đó DIC Corp sẽ trực tiếp đầu tư khoảng 24 – 25 dự án, chủ yếu là các dự án Bất động sản có quy mô lớn và các khu dân cư, khu nhà ở, tổng vốn đầu tư phát triển khoảng 15.000 tỷ đồng.
b.Nội dung của giải pháp:
Hiện tại, DIC Corp có rất nhiều Ban QLDA, mỗi Ban QLDA chỉ thực hiện quản lý một dự án hoặc một vài dự án trên cùng một địa bàn. Do đó, khối lượng Ban QLDA rất nhiều mà chất lượng không đồng đều, đồng thời bộ máy cồng kềnh, có quá nhiều cán bộ là Giám đốc - Phó Giám đốc ban dẫn đến chi phí cho Ban QLDA là rất cao. Sau khi nghiên cứu mô hình hoạt động của các Ban QLDA tại các
doanh nghiệp lớn tương tự, tôi đề xuất đổi mới mô hình hoạt động của Ban QLDA thuộc DIC Corp như sau:
- Mục tiêu của giải pháp: Hoàn thiện mô hình tổ chức là một yêu cầu khách quan, phù hợp với quy luật phát triển. Để quản lý có hiệu quả thì vấn đề chuyên
môn hoá mô hình tổ chức là cần thiết, tránh những chồng chéo về nhiệm vụ và trách nhiệm trong quản lý.
- Trình tự tiến hành:
+ Lập Đề án thành lập Ban QLDA chung cho toàn Tổng Công ty.
+ Sáp nhập toàn bộ các Ban QLDA hiện tại để thành lập một Ban QLDA
Phòng Hành chính - Nhân sự; Phòng Kinh tế - Kế hoạch; Phòng Kỹ thuật; trên cơ sở các bộ phận trước đây (có bổ sung thêm một số phòng chức năng khác như
Phòng Tài chính - Kế toán nếu cần thiết).
+ Rà soát lại toàn bộ CBCNV của các Ban Quản lý dự án hiện tại của DIC Corp, để bố trí các công việc phù hợp. Những CBCNV không đáp ứng đủ tiêu chuẩn đề ra, chuyển Phòng Tổ chức –Lao động bố trí các công việc phù hợp hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động. Tổ chức tuyển chọn thêm nhân sự có năng lực và kinh nghiệm để bố trí làm việc tại các Phòng chức năng của Ban QLDA.
- Đơn vị thực hiện:
+ Ban Điều hành giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức – Lao động thực hiện việc lập Đề án thành lập Ban QLDA chung của DIC Corp.
+ Phòng Tổ chức – Lao động căn cứ chức năng nhiệm vụ của DIC Corp,
tham khảo mô hình hoạt động của các Tập đoàn, Tổng Công ty khác, đồng thời phối hợp với các Ban QLDA hiện tạiđể xây dựng Đề án thành lập Ban QLDA chung của
DIC Corp.
+ Phòng Tổ chức - Lao động phối hợp với các Ban QLDA hiện tại tiến hành rà soát lại toàn bộ CBCNV đang làm việc tại các Ban QLDA để bố trí các công việc phù hợp.
+ Tổ chức tuyển chọn thêm nhân sự có năng lực và kinh nghiệm để bố trí làm việc tại các Phòng chức năng của Ban QLDA.
-Thời gian thực hiện:
+ Quý III/2018 – Quý IV/2018: Rà soát hoạt động toàn bộ các BQLDA, lập Đề án thành lập Ban QLDA chung. Lựa chọn, bố trí nhân sự cho Ban QLDA.
+ Cuối Quý IV/2018: Thành lập Ban QLDA chung.
Sơ đồ tổ chức Ban QLDA DIC Corp như sau:
- Nhiệm vụ cụ thể của các Phòng thuộc Ban QLDA:
Phòng Hành chính - Nhân sự(3 người):
+Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đào tạo nhân sự từng thời kỳ của Ban theo hướng dẫn và quy định của Tổng công ty.
+Giám sát và quản lý kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Hướng dẫn, chỉ đạo, khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả. Kích thích và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển.
+Tiếp nhận, xử lý kịp thời thông tin đầu vào, đầu ra hàng ngày của phòng:
Công văn, quyết định, đề xuất, đề nghị của người lao động, các đơn thư… và trình giám đốc quyết định (nếu cần thiết).
+Triển khai việc điều động nhân sự dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
+Theo dõi và quản lý Hợp đồng lao động của Cán bộ công nhân viên trong
Ban.
+Triển khai công tác tuyên truyền chế độ, chính sách, tiền lương và các qui định hiện hành liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động.
+Theo dõi việc thực hiện nội quy lao động, kỷ luật lao động. GIÁM ĐỐC BAN QLDA PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ PHÒNG KINH TẾ - KẾ HOẠCH CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ phận bảo vệ hiện trương PHÒNG KỸ THUẬT
+Theo dõi và quản lý hồ sơ, bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ an toàn, PCCC… Cung cấp bản chụp hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên chức khi có nhu cầu.
+Tham gia các Hội đồng: Phỏng vấn tuyển dụng lao động, xét nâng bậc lương hàng năm cho người lao động, xét thi đua khen thưởng, xét kỷ luật lao động đối với
Cán bộ công nhân viên trong Ban.
+Nghiên cứu, từng bước hệ thống hoá và qui chuẩn hoá các biểu mẫu, tài liệu lưu trữ. Ứng dụng tin học trong quản lý.
+Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.
Phòng Kinh tế - Kế hoạch(10 người):
+Trực tiếp làm việc với các cơ quan chức năng địa phương để hoàn tất toàn bộ các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thiết kế, xây dựng công trình và đưa công trình đi vào hoạt động.Báo cáo các hoạt động liên quan đến đầu tư xây dựng các dự án do Ban quản lý.
+Phối hợp với các phòng chức năng của Ban lập hồ sơ mời thầu các gói thầu của các dự án; Đề xuất nhân sự tham gia tổ xét thầu; Làm các thủ tục đăng tải thông báo mời thầu; Tổ chức công tác bán hồ sơ mời thầu, xét thầu; Chuẩn bị nội dung các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc xem xét quyết định; Tổ chức đàm phán hợp đồng với Nhà thầu để cùng đi đến thống nhất nhằm đảm bảo được lợi ích cao nhất cho Tổng công ty; Quản lý, theo dõi các Hợp đồng kinh tế một cách khoa học, bảo mật theo đúng quy định của Tổng công ty. Thực hiện các chế độ báo cáo, tổng hợp các hợp đồng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra và công tác kế hoạch của Tổng
công ty.
+Phối hợp với các phòng ban có liên quan tổ chức tổng hợp để hoàn thành các hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ thanh lý hợp đồng với các Nhà thầu.
Phòng Kỹ thuật (20 người):
+Tham mưu, báo cáo với Giám đốc Ban/Tổng công ty các hoạt động liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật.
+Phối hợp với các phòng có liên quan trong công tác đấu thầu các gói thầu của dự án.
+Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản đảm bảo đúng quy định của Nhà nước, Tổng công ty.
+Chủ trì theo dõi giám sát thi công đảm bảo theo thiết kế, tiến độ, dự toán và chịu trách nhiệm về chất lượng công trình. Lập hồ sơ liên quan xây dựng như nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng từng phần, nghiệm thu, chạy thử và bàn giao công trình, biên bản phát sinh tăng giảm khối lượng. Lập hồ sơ hoàn công và phối hợp các phòng ban liên quan làm các thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán hợp đồng.
- Bảng so sánh trước và sau khi hoàn thành giải pháp:
TT Nội dung Trước Sau
I Số lượng Ban QLDA 7 1
II Số lượng CBCNV 89 67
1 Số lượng Giám đốc Ban QLDA (người) 7 1
2 Số lượng Phó Giám đốc BQLDA (người) 6 6
3 Số lượng nhân viên (người) 76 60
a Số lượng Cán bộ kinh tế - kỹ thuật 49 33
b Trong đó số lượng bảo vệ (người) 27 27
III Lương phải trả hàng tháng (triệu đồng) 880 654
- Kết quả đạt được sau khi hoàn thành giải pháp:
+ Với mô hình nêu trên, tổ chức bộ máy sẽ rất tinh giản gọn nhẹ, tận dụng được năng lực của CBCNV có kinh nghiệm và có thể phối hợp chặt chẽ với các Phòng, Ban chức năng của Tổng Công ty. Việc quản lý, chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng
Công ty cũng dễ dàng hơn rất nhiều do chỉ có một đầu mối duy nhất là Giám đốc
Ban QLDA. Quỹ lương hàng tháng chi trả cho Ban QLDA cũng giảm đáng kể.
+ Đối với Phòng Kỹ thuật và Phòng Kinh tế - Kế hoạch, ngoài các công việc chung thì sẽ giao cho các nhân viên chuyên trách của từng dự án để thực hiện công tác giám sát thi công, theo dõi công tác giải ngân, thanh quyết toán,… Một nhân viên có thể theo dõi 1 hoặc 2 dự án tùy vào quy mô, công việc của dự án theo từng giai đoạn.
+ Việc thực hiện các công tác chung như thực hiện các thủ tục pháp lý, công tác đấu thầu, thanh quyết toán,.. được thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách, có
kinh nghiệm và năng lực nên đảm bảo tiến độ và chất lượng.
+ Đối với các dự án ở xa trụ sở Tổng Công ty, bố trí 01 Phó Giám đốc BQLDA, các kỹ sư giám sát và bảo vệ làm việc trực tiếp tại khu vực dự án để đảm bảo công tác quản lý dự án được thuận tiện, sâu sát.