3) Tuyển dụng nhân lực
1.2.2. Nội dung của công tác QTNNL trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Hình thành các quan điểm về QTNNL
Các quan điểm về QTNNL là những tư tưởng, quan điểm của người chủ doanh nghiệp (cấp lãnh đạo cao nhất) về cách thức quản lý con người trong doanh nghiệp; làm nền tảng và định hướng hoạch định các chính sách, biện pháp về QTNNL; nó có tác dụng nhất định tới hiệu quả, tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên; nó phụ thuộc vào các quan điểm về yếu tố con người trong lao động sản xuất.
Nhìn lại lịch sử hình thành và phát triển nguồn nhân lực, ta thấy có 3 quan điểm chính tương ứng với 3 trường phái sau:
Quan điểm thứ nhất: “Con người được coi như một loại cơng cụ lao động”, hình
thành vào cuối thế kỷ 19, khi các nhà tư bản mong muốn gia tăng tối đa lợi nhuận bằng cách kéo dài thời gian lao động, sử dụng lao động là trẻ em, phụ nữ.
Đây là trường phái cổ điển (tổ chức lao động khoa học), đại diện là F.W.Taylor, H.Fayol, Gantt …; với một số nguyên tắc quản lý con người:
- Thống nhất chỉ huy và điều khiển
- Phân công lao động và chuyên mơn hóa các chức năng
- Phân chia con người làm 2 bộ phận : thiết kế - tổ chức sản xuất (kỹ sư, ..) và chuyên thực hiện cơng việc (cơng nhân)
- Hình thành quy chế quản lý bằng văn bản - Tập trung quyền lực cho cấp cao nhất
- Khơng ai có thể lợi dụng để mưu cầu lợi ích riêng - Tiêu chuẩn hóa và thống nhất các thủ tục
- Thiết lập trật tự và kỷ luật nghiêm ngặt - Lợi ích bộ phận phụ thuộc lợi ích chung - Phân tích hợp lý, khoa học mọi cơng việc - Công bằng, khơng thiên vị
- Nhà quản lý phải tìm ra phương pháp tốt nhất để thực hiện công việc, rồi huấn luyện cho công nhân
- Quản lý doanh nghiệp là công việc của các chuyên gia (kỹ sư, nhà kinh tế)
Quan điểm thứ hai: ‘Con người muốn được cư xử như những con người”, do
các nhà tâm lý, xã hội học ở các nước tư bản công nghiệp đề xướng và phát triển. Quan điểm này đề cao các quy luật chi phối thái độ cư xử của con người trong quá trình làm việc, người quản lý phải tạo ra một bầu khơng khí tốt, dân chủ, lắng nghe ý kiến người lao động.
Đây là trường phái tâm lý - xã hội học (các mối quan hệ con người), đại diện là Mc Gregore, Elton Mayo, Maslow …; với một số nguyên tắc quản lý con người:
- Phân quyền, trách nhiệm cho cấp dưới
- Cho nhân viên tham gia, đóng góp vào cơng việc chung - Đề cao vai trò động viên của người quản lý
- Xây dựng các mối quan hệ dựa trên lòng tin hơn là dựa quyền lực - Phát triển tinh thần trách nhiệm, tự kiểm tra
- Phát triển công việc theo tập thể tổ, đội - Tạo ra bầu khơng khí lao động tốt đẹp
- Nhà quản lý phải hiểu người lao động nghĩ gì, cần gì, khó khăn gì - Tạo ra sự gắn bó, đồng cảm giữa con người.
- Xử lý các dư luận một cách khách quan, có lợi cho cơng việc chung
- Đào tạo nhà quản lý thành các nhà tâm lý học lao động, giỏi động viên, xây dựng các mối quan hệ với con người
Quan điểm thứ ba: “Con người có các tiềm năng cần được khai thác và làm cho
phát triển”. Bản chất con người không phải là không muốn làm việc; họ muốn góp phần thực hiện mục tiêu, họ có năng lực độc lập và sáng tạo. Người quản lý phải biết động viên, khuyến khích để họ đem hết khả năng tham gia giải quyết công việc. Cho họ quyền độc lập, tự kiểm sốt và biết tơn trọng họ, họ sẽ phát huy hết tiềm năng của bản thân để cống hiến cho doanh nghiệp. Đồng thời xuất hiện chính sách thương lượng “win – win” giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.
Đây là trường phái hiện đại (khai thác tiềm năng con người), đại diện là Drucker, Chandler, Lewrence, …; với một số nguyên tắc quản lý con người:
- Coi doanh nghiệp gồm nhiều người là hệ thống mở, cần ln thích ứng với mơi trường bên ngồi
- Những con người trong tổ chức phải được vận hành một cách thống nhất, gắn kết như một
- Quản lý cần mềm dẻo, uyển chuyển để thích ứng với môi trường xung quanh luôn phát triển, thay đổi
- Cải thiện điều kiện lao động, chất lượng cuộc sống cho người lao động
- Phát triển các hình thức mới về tổ chức lao động, làm phong phú các chức năng tổ, đội tự quản
- Giải quyết các vấn đề về kinh tế, kỹ thuật trong doanh nghiệp không được tách rời vấn đề xã hội (yếu tố con người trong đó)
- Bàn bạc, thuyết phục, thương lượng với con người để đạt được sự đổi mới, đặc biệt chú ý đến bộ phận tích cực
- Nhà quản lý phải có đầu óc chiến lược, đầu óc tổ chức, giỏi làm việc với con người, động viên, phát huy được khả năng con người
1.2.2.2. Xây dựng và thực hiện các chính sách về QTNNL
Chính sách về QTNNL được quan niệm là những nguyên tắc chỉ đạo, quy tắc, phương pháp, thủ tục được thiết lập gắn với hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cũng như sử dụng lực lượng lao động nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu đã xác định.
Chính sách tuyển dụng, lựa chọn và định hướng phát triển bao gồm:
- Tuyển dụng nhân lực (cách thức tổ chức, chu trình lựa chọn...) như thế nào? - Tuyển nhân lực (tiêu chuẩn bằng cấp, kinh nghiệm...) loại gì?
- Những nhân viên mới sẽ tiếp cận với tổ chức như thế nào?
Chính sách đào tạo và phát triển kĩ năng thường gắn với các giải pháp về:
- Khả năng phát triển sự nghiệp, thăng tiến. - Đào tạo, nâng cao tay nghề.
Chính sách bồi dưỡng đãi ngộ thường đề cập đến các giải pháp định hướng
gắn với các vấn đề về:
- Tiền lương, thưởng: cách thức trả, thời gian tăng và cấp bậc tăng, thưởng theo cá nhân hay theo nhóm...
- Chế độ bồi dưỡng nhân viên như chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ.
Chính sách đánh giá, biện pháp kiểm sốt và kỷ luật thường gồm các vấn đề:
- Đánh giá theo hình thức chính thức hay khơng chính thức, tính chất thường xuyên.
- Các mức kỉ luật cho các trường hợp vi phạm.
- Hình thức và biện pháp kiểm sốt theo tổ, đội, nhóm hay theo chất lượng sản phẩm.
1.2.2.3. Tổ chức bộ máy làm công tác QTNNL
Thiết kế bộ máy:
Trên cơ sở phân tích cơng việc, doanh nghiệp sẽ tính tốn và định biên lao động cho phịng QTNNL. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của phịng nhân sự thường có các bộ phận:
Hình 1.9: Sơ đồ cơ cấu phịng nhân sự
Phân định chức năng, nhiệm vụ:
Nhìn chung bộ phận/phịng nhân sự phổ biến trên thế giới thường có một số chức năng chủ yếu nêu dưới đây và có tính bao qt trong tồn doanh nghiệp.
Chức năng của phòng nhân sự:
- Đảm bảo số lượng, chất lượng lao động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực
- Tham mưu và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng ty
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nội quy, Quy chế của Công ty - Quản lý và theo dõi các trang thiết bị, phương tiện văn phòng
- Hỗ trợ Bộ phận, phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự là cầu nối giữa Tổng giám đốc và người lao động trong Cơng ty.
Nhiệm vụ nhân sự: Trưởng phịng nhân sự Nghiên cứu nhân sự Hoạch định nhân sự Tuyển dụng và hội nhập Đào tạo và phát triển Quản trị tiền lương Q/hệ n/sự, Q/hệ L/động Dịch vụ và phúc lợi Y tế và an toàn L/động
- Hoạch định mơ hình tổ chức nhân sự: soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình liên quan đến nhân sự áp dụng trong Công ty
+ Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty
+ Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty, tổ chức thực hiện và giám sát việc chấp hành các quy định đó
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, quý, tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan. Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã phê duyệt. Tổ chức theo dõi và ký hợp đồng lao động cho Người lao động. Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên tồn cơng ty. Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi biến động nhân sự. Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực: Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm. Tổ chức triển khai và kiểm tra công tác đào tạo của Công ty. Tổ chức, tham gia việc tập huấn cho người lao động mới vào Cơng ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động Cơng ty. Đánh giá chất lượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu quả trong công việc của cá nhân theo mục tiêu công ty
- Tổ chức quản lý Nhân sự tồn Cơng ty: Điều động nhân sự theo u cầu sản xuất kinh doanh. Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm. Quản lý ngày công, ngày nghỉ của cán bộ nhân viên. Lập ngân sách nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược phát triển của Công ty. Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên Công ty. Tham gia xử lý kỷ luật lao động. Tổ chức đánh giá thực hiện cơng việc của tồn thể nhân viên Công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động: Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Chấm cơng, tính lương; kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng quy định Công ty. Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp và hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại
Công ty. Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định của Công ty. Tổ chức theo dõi, lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan đến người lao động theo đúng quy định của Công ty và pháp luật hiện hành. Lập kế hoạch, trình duyệt và tổ chức thực hiện chế độ đối với các ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật. Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Tổng Giám đốc
Bố trí nhân sự:
Tùy theo quy mô và nhiệm vụ, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp mà bố trí nhân sự đảm bảo đủ về số lượng và đúng về chất lượng phù hợp với chức năng nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu chung.
Tổ chức bộ máy chuyên trách làm công tác QTNNL:
Thông thường trong các doanh nghiệp tồn tại một bộ phận độc lập chuyên trách làm cơng tác QTNNL được gọi là phịng nhân sự hoặc phòng tổ chức nhân sự, gồm các bộ phận chủ yếu sau:
- Bộ phận chính sách: Giữ vai trị đề ra các chính sách chung về nguồn nhân lực trong tồn doanh nghiệp và đảm nhiệm các chính sách đó được thực thi nhằm thực hiện những mục tiêu của doanh nghiệp.
- Bộ phận cố vấn: Giữ vai trò cố vấn và tư vấn cho các cấp quản trị khác bằng các lời khuyến cáo thích hợp đối với các vấn đề liên quan đến công tác QTNNL.
- Bộ phận dịch vụ: Cung cấp dịch vụ về tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên trong doanh nghiệp. Quản lý về trả lương, hưu trí, bảo hiểm, an tồn lao động và y tế. Đồng thời sử dụng, lưu giữ và bảo quản hồ sơ có hiệu quả.
- Bộ phận kiểm tra: Đảm nhiệm chức năng kiểm tra bằng cách giám sát các bộ phận khác trong việc thực hiện cơng việc xem có đảm bảo thực hiện đúng chương trình đã đề ra hay khơng.
1.2.2.4. Tổ chức thực hiện các hoạt động về QTNNL
Biểu 1.1: Một số hoạt động chủ yếu của QTNNL
Hoạt động
Nghĩa vụ của quản lý trực tiếp Nghĩa vụ của phịng nhân sự
Bố trí Cung cấp thông tin cho phân tích cơng việc, hội nhập kế hoạch chiến lược với kế hoạch nhân sự tại đơn vị, phỏng vấn ứng viên, hội nhập các thong tin thu thập bởi phòng nhân sự, ra quyết định cuối cùng về thuê mướn và đề bạt ở cấp mới vào
Phân tích cơng việc, hoạch định nhân sự, tuyển dụng, tuân thủ luật lệ và các quy định hiện hành, xem xét đơn xin việc, kiểm tra trắc nghiệm viết và thực hiện nhiệm vụ xác minh hồ sơ, khám sức khỏe
Đào tạo, phát triển
Huấn luyện tại nơi làm việc, thú vị hóa cơng việc, kèm cặp, động viên phản hồi đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ cho người lao động
Đánh giá và khảo sát tinh thần, huấn luyện kỹ thuật, phát triển quản lý và tổ chức, cố vấn cho người lao động, nghiên cứu nhân sự
Duy trì, sử dụng nguồn nhân lực
Đối xử công bằng với người lao động, truyền đạt cởi mở, xử lý xung đột trực tiếp, khuyến kích làm việc theo đội, tôn trọng nhân phẩm cá nhân, tăng lương
Đãi ngộ đền bù và những lợi ích, quan hệ lao động, an toàn và sức khỏe, dịch vụ cho người lao động
Quan hệ lao động
Kỷ luật, thuyên chuyển, thải hồi, giảm biên chế
Xem xét giải quyết khiếu nại của người lao động, về hưu, cố vấn
1.2.2.5. Đánh giá về cơng tác QTNNL
Nhìn chung ngoại trừ các tập đồn và Cơng ty lớn còn lại hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đều chưa có phịng chun trách nhân sự. Do đó các chính sách và hoạt động của cơng tác QTNNL chưa có tính bài bản, chưa có tính quy mơ, chưa có tính hệ thống.