3) Tuyển dụng nhân lực
2.1.3. Mơ hình tổ chức hoạt động quản trị của cơng ty
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH AAB năm 2018
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính Cơng ty)
Bộ máy tổ chức của Cơng ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo và ra các quyết định điều hành mọi vấn đề của Công ty. Phó giám đốc, các trưởng phịng làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về những lĩnh vực liên quan. Cụ thể nhiệm vụ:
- Giám đốc Công ty: Là người đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật để bảo vệ cho quyền lợi của Công ty và tranh chấp, giải quyết các vấn đề về lợi ích của Cơng ty; chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật Nhà nước về mọi hoạt động
Giám đốc cơng ty
Phó giám đốc
sản xuất Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc tài chính Phịng tổ chức hành chính Phịng kế tốn tài chính Phịng kế hoạch sản xuất Phịng kinh doanh Phịng kiểm sốt chất lượng
Tổng kho vật tư Nhà máy chính Phân xưởng phụ trợ
Các phân xưởng sản xuất
của Công ty; quyết định các chiến lược phát triển tồn diện của Cơng ty trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; thiết lập phương án hoạt động và tổ chức điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng các quy định và pháp luật.
- Phó giám đốc Cơng ty: Giúp giám đốc Cơng ty điều hành các đơn vị trực thuộc và các bộ phận trong doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và trước pháp luật về các quyết định thuộc công việc trực tiếp điều hành; được giám đốc Công ty uỷ quyền, thay mặt giám đốc quyết định các vấn đề nội bộ Công ty và quan hệ với các đơn vị theo phạm vi uỷ quyền của giám đốc Cơng ty.
- Các phịng chun mơn nghiệp vụ: Cơng ty có 05 phịng chun mơn nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc Công ty và triển khai điều hành tổ chức thực hiện các chủ trương, kế hoạch, chính sách của giám đốc, thuộc phạm vi chức trách được quy định theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng chức năng.
+ Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc Công ty triển khai tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ, an ninh trật tự…
* Theo dõi, quản lý cán bộ và thực hiện đúng quy trình, thiết lập đầy đủ hồ sơ bổ nhiệm đề bạt cán bộ, đánh giá cán bộ, luân chuyển, bố trí cán bộ.
* Xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy quản lý, lập và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp phù hợp chiến lược và kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Lập và triển khai thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương và khoản phải trả cho người lao động thuộc chính sách theo quy định; thi đua khen thưởng, kỷ luật.
* Thực hiện cơng tác quản trị hành chính về lễ tân giao tiếp, cung cấp và quản lý trang thiết bị dụng cụ và phương tiện làm việc; thực hiện công tác thanh tra pháp chế, bảo vệ, dân quân tự vệ; tổ chức duy trì lực lượng và phối hợp với các địa phương, đơn vị làm tốt công tác an ninh trật tự.
* Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định nội bộ Công ty thuộc phạm vi chức trách và nhiệm vụ của phịng Tổ chức hành chính, tham gia hồn thiện các quy định Công ty về các lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phịng kế tốn tài chính: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc Cơng ty tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ và mơ hình mạng lưới sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý tài sản, vật tư, quản lý và sử dụng vốn an tồn và có hiệu quả.
* Tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn đúng chức trách nhiệm vụ của cơng tác kế tốn theo quy định của Nhà Nước hiện hành, đúng chế độ quy định của luật kế toán và quy định hạch tốn kế tốn của Cơng ty.
* Lập kế hoạch tài chính và các kế hoạch định mức chi phí đối với tất cả các khâu hoạt động ổn định thường xuyên của đơn vị đảm bảo duy trì hoạt động theo hướng phát triển và tiết kiệm.
* Theo dõi, kiểm tra và giám sát thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình biến động của tài sản, hàng hố, tiền vốn; phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời.
+ Phòng kế hoạch sản xuất: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc Công ty lập kế hoạch và điều hành thực hiện nhiệm vụ sản xuất; kết hợp với phòng kinh doanh định hướng sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh mơi trường và các yếu tố có liên quan tới q trình sản xuất.
* Lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất; kiểm tra giám sát các hoạt động của nhà máy trong quá trình vận hành, đảm bảo cơng suất, chất lượng và hiệu quả trong kinh doanh.
* Tổ chức phân công nhiệm vụ của các phân xưởng sản xuất, phối hợp đồng bộ các hoạt động của phân xưởng.
* Lập các phương án và tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo tồn Cơng ty thực hiện tốt các phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt; công tác đảm bảo vệ sinh môi trường, công tác an ninh trật tự và an tồn doanh nghiệp, cơng tác đảm bảo đo lường chất lượng hàng hoá phục vụ tốt cho người tiêu dùng.
* Xây dựng các quy định, quy chế quản lý sản xuất, quản lý công nghệ kỹ thuật; tham gia cùng các phịng nghiệp vụ khác trong Cơng ty xây dựng các quy định quản lý các lĩnh vực hoạt động của Cơng ty.
+ Phịng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc Công ty lập kế hoạch và tổ chức điều hành thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu nhiệm vụ đề ra và đạt hiệu quả cao. Cụ thể:
* Lập kế hoạch mục tiêu và các biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn đúng quy định của pháp luật, phù hợp với xu thế thị trường và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.
* Nắm chắc diễn biến thị trường, kịp thời đề xuất các chính sách và điều hành kinh doanh nhạy bén, linh hoạt, phát triển thị phần kinh doanh các mặt hàng chính của Cơng ty; đảm bảo hiệu quả cao của các phương án kinh doanh.
* Nghiên cứu xu hướng vận động của thị trường và những định hướng phát triển kinh tế xã hội của địa phương, của nền kinh tế và của ngành; để tham mưu cho giám đốc Công ty lập định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp và thiết lập mạng lưới sản xuất kinh doanh.
* Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định quản lý điều hành kinh doanh nội bộ đơn vị, tham gia cùng các phòng và các bộ phận khác trong để xây dựng các quy định thuộc những lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phịng kiểm sốt chất lượng: Kết hợp với các phịng chức năng khác kiểm sốt chất lượng sản xuất của công ty trước khi đưa ra thị trường.
* Kiểm tra giám sát chất lượng đầu ra của sản phẩm, kết hợp với các đơn vị kiểm tra kiểm định có chức năng được nhà nước quy định, chứng nhận chất lượng sản phẩm trước khi chuyển tới các đối tác và người tiêu dùng.
* Nghiên cứu sự biến đổi của vòng đời sản phẩm và xu thế sản phẩm mới để tham mưu cho Ban giám đốc cơng ty có kế hoạch thay đổi, nâng cấp hoặc cải tạo quy trình sản xuất để có sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường.
* Kiểm sốt q trình sản xuất của công ty từ khâu nhập vật tư cho tới khâu xuất xưởng đúng tiêu chuẩn ISO.
- Dưới các phòng ban chức năng là nhà máy sản xuất chính bao gồm: 04 phân xưởng sản xuất + tổng kho vật tư + 01 phân xưởng phụ trợ
+ Nhà máy sản xuất là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm của cơng ty, với 04 phân xưởng chính sản xuất ra các dịng sản phẩm khác nhau phù hợp với thị trường. Đây là đơn vị có
số lượng cán bộ công nhân viên lớn nhất của công ty với số lượng hơn 500 người. Trong các phân xưởng cũng được cơ cấu quản lý với quy mô nhỏ: Xưởng trưởng - an toàn viên - tổ trưởng phụ trách sản xuất.
+ Tổng kho vật tư: Là nơi tiếp nhận vật tư từ các nhà cung cấp và từ đó phân tới các phân xưởng phù hợp với tiến độ sản xuất, chủng loại sản phẩm…
+ Phân xưởng phụ trợ bao gồm: Phân xưởng thiết bị, phân xưởng đóng gói sản phẩm, nhà ăn….
Cơ cấu trực tuyến-chức năng nêu trên vừa có ưu điểm của cơ cấu trực tuyến là tạo ra sự thống nhất và tập trung cao với chế độ trách nhiệm rõ ràng vừa sử dụng được đội ngũ lao động có chun mơn nghiệp vụ giỏi theo mơ hình chức năng.
Quan hệ điều hành trong tồn Cơng ty được thực hiện theo quy trình phân cấp, phân cơng trách nhiệm cho từng cấp chức vụ, từng phịng chức năng và giải quyết cơng việc theo tuyến công tác được quy định đúng các quy chế nội bộ.