= Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Trưởng phòng tài chính – nhân sự Trưởng phòng kinh doanh Phòng dịch vụ khách hàng Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán Bộ phận nhân sự Bộ phận Sale Bộ phận nhà hàng Bộ phận buồng Bộ phận lễ tân Bộ phận kỹ thuật Bộ phận dịch vụ Bộ phận bảo vệ
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của khách sạn TrenDy
(Nguồn: Phòng nhân sự của khách sạn Trendy) Ghi chú: : Bộ phận trực tiếp
: Bộ phận chức năng
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Chủ tịch hội đồng quản trị: Là chủ đầu tư của khách sạn, tự điều hành quản lý kinh doanh của khách sạn, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình và được hưởng toàn bộ lợi nhuận thu được từ việc đầu tư khách sạn.
- Giám đốc khách sạn: Là người thay mặt Chủ tịch hội đồng quản trị điều hành giám sát các hoạt động của khách sạn.Giám đốc khách sạn là người đưa ra các quyết định quan trọng của khách.
- Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện xây dựng các mô hình, tổ chức bố trí nhân lực theo yêu cầu phục vụ của khách san sao cho phù hợp với quy mô và đặc điểm của khách sạn, báo cáo công việc theo định kì cho giám đốc về các hoạt động của bộ phận hành chính.
- Trưởng Phòng kinh doanh: Là nơi tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng trước của khách sạn, sau đó đưa danh sách cho bộ phận lễ tân. Chịu trách nhiệm về hoạt động và kế hoạch kinh doanh để thực hiện tốt mục tiêu đề ra có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình khuyến mãi, giao dịch, bán và kí hợp đồng với các hãng du lịch, các đại lí.
- Phòng dịch vụ khách hàng: Là một món đầu tư có khả năng sinh lợi cao. Dịch vụ khách hàng hoàn hảo sẽ từng bước tập hợp được một lượng không nhỏ khách trung thành, từ đó tạo ra lợi nhuận, bởi vì khi các khách hàng hài lòng, họ không chỉ mua nhiều hơn mà còn mua thường xuyên hơn.
- Bộ phận tài chính: Đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm phân tích, kiểm soát tài chính, lập kế hoạch, ra quyết định đầu tư, quản lý dự án, thu xếp vốn.
- Bộ phận kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, chịu trách nhiệm về các quyết toán tổng thu chi trong từng hoạt động của khách sạn. Thường xuyên cập nhập, quản lý các số liệu doanh thu, công nợ và làm các bảng báo cáo thuế với các tổ chức nhà nước. Thực hiện công tác phận chia, thanh toán, tiền lương cho lao động khách sạn.
- Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng nhân viên mới, là nơi chăm lo đời sống, quản lý, quyết định “gia giảm” nhân viên đối với các nhân viên cũ.
- Bộ phận sale: Là người kinh doanh các dịch vụ của khách sạn, chào bán cho khách những sản phẩm về phòng ở, dịch vụ ăn uống, hội thảo, giải trí… Sau khi đã thỏa thuận mua bán, nhân viên Sale sẽ làm xác nhận với khách. Từ đây, thông tin về yêu cầu của khách sẽ được Sale chuyển đến các bộ phận khác trong khách sạn để phục vụ đoàn khách. Nếu các bộ
phận trong khách sạn chưa rõ thông tin thì sẽ hỏi lại Sale, còn khách khi sử dụng dịch vụ có điều gì bất cập so với bản xác nhận thì gọi Sale đến để giải đáp thắc mắc.
- Bộ phận nhà hàng: Là bộ phận lao động trực tiếp phục vụ cho khách và thực hiện công tác đốn khách, đáp ứng yêu cầu cảu khách có nhu cầu ăn uống tại nhà. Đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách lưu trú tại khách sạn cũng như khách địa phương bằng cách phục vụ món ăn đồ uống cho khách, tìm hiểu thị trường ăn uống để đưa ra các giải pháp cải tiến chất lượng, thay đổi thực đơn nhằm thu hút khách, theo dõi và quản lý tài sản, hàng hóa trong nhà. Nhiệm vụ chính của bộ phận là :
+ Cung cấp các dịch vụ ăn uống như điểm tâm sáng, trưa, tối, tiệc buffet, hội nghị, hội thảo...phối hợp cùng với bộ phận bar tạo ra những thức uống phong phú, đa dạng từ cách pha chế cho đến cách trình bày.
+ Bên cạnh đó, bộ phận này chịu trách nhiệm phục vụ các món ăn Âu- Á- Việt cho khách đến thưởng thức tại nhà hàng, cũng như phục vụ tại phòng khi khách có nhu cầu với dịch vụ phòng đa dạng và phong phú.
+ Đưa ra các chương trình khuyến mãi, quảng cáo nhằm thu hút khách đến đặt tiệc hội nghị, hội thảo tại khách sạn nhằm gia tăng doanh thu, các loại tiệc theo yêu cầu với tiêu chí chất lượng được đặt lên hàng đầu.
+ Đây là bộ phận sản xuất tiêu thụ và tổ chức phục vụ các dịch vụ ăn uống cho phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách, tạo ra không khí thoải mái, văn minh lịch sự để khách thoải mái thưởng thức món ăn.
+ Tạo được mối liên hệ tốt với các bộ phận khác nhằm hoàn thiện khả năng phục vụ khách hàng tận tình và chu đáo nhất, tạo cho khách hàng cảm giác thân thiện khi đến với nhà hàng.
+ Đề xuất cho ban quản trị các chính sách nhằm điều chỉnh các sản phẩm của nhà hàng, cách phục vụ, khả năng thu hút khách nhằm phù hợp với tình hình kinh tế và khả năng đáp ứng của khách sạn, đem về nguồn thu lợi nhuận một cách phù hợp nhất.
- Bộ phận buồng: Chịu trách nhiệm về khâu vệ sinh cho toàn khách sạn: phòng cho khách, toàn bộ văn phòng làm việc, hành lang, toilet... Đảm bảo phòng đạt tiêu chuẩn trước
khi khách đến và đầy đủ trước khi khách đi. Kết hợp với các bộ phận lễ tân, kinh doanh, kỹ thuật, nhà hàng... nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng các dịch vụ bổ sung theo yêu cầu của khách trong thời gian lưu trú.
- Bộ phận lễ tân: Là làm công việc của một người chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách như: quản lí, trực khu vực lễ tân, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, tiếp đón khách và đối tác theo yêu cầu công việc…
Ngoài ra, còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, Ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong Công ty cho Tổng Giám đốc.
- Bộ phận kỹ thuật: Là bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị, nội thất khách sạn. Đảm bảo cho cơ sở vật chất khách sạn luôn trong trạng thái tốt, ổn định để đưa vào phục vụ khách.
- Bộ phận dịch vụ: Phục vụ khi khách khi có yêu cầu, chịu trách nhiệm về chất lượng trước Giám đốc khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: Chịu trách nhiệm trong việc quản lý mọi hoạt động an ninh trong khách sạn. Giám sát các hoạt động ra, vào khách sạn của khách và nhân viên khách sạn. Ghi nhận và phát triển mọi hoạt động bất thường trong khách sạn, bảo vệ cho ban giám đốc để kịp thời giải quyết.