CHƯƠNG I .CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẦU TRÚC TÀI CHÍNH
3.3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu trúc tài chính tại công ty TNHH
3.3.2. Biện pháp thứ hai: Quản lý chặt chẽ khoản phải thu
3.3.2.1. Lý do thực hiện biện pháp
Quản lý khoản phải thu là việc hết sức quan trọng, đó là bước trung gian để hoán chuyển khoản phải thu bằng tiền của công ty, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý vốn lưu động. Quản lý khoản phải thu tốt sẽ góp phần đáng kể vào việc sử dụng vốn hiệu quả.
Tại công ty khoản mục phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng cao, là vấn đề có liên quan đến việc tính toán cho số tiền dự trữ hoạt động sản xuất trong năm và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải có chính sách để đẩy nhanh việc thu nợ từ khách hàng tránh tình trạng nợ kéo dài. Qua phân tích về tình hình phải thu trong ba năm vừa rồi tuy có được cải thiện nhưng nợ phải thu vẫn còn chiếm tỷ trọng cao, do đó ta cần có những chính sách để đẩy mạnh hơn nữa việc thu hồi nợ. Như ta đã biết việc ký hợp đồng xây dựng các công trình nhà nước thường được thông qua ban quản lý dự án vì vậy việc đòi nợ là rất khó và thường
kéo dài gây nhiều bất lợi cho công ty. Thời gian này công ty luôn phải đi vay vốn để trả nợ cho nhà cung cấp và phải bỏ ra một khoản chi phí về lãi vay trong khi đó công ty lại đang có những khoản nợ đọng kéo dài mà chưa thu hồi được và những khoản nợ này thì công ty không cần phải trả lãi. Nếu như tình trạng này cứ tiếp tục kéo dài thì trong thời gian đến công ty chưa chắc thu hồi được hết các khoản nợ này.
3.3.2.2. Nội dung thực hiện biện pháp
BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
Tháng…năm…
Tên khách
hàng Phát sinh nợ Phần thanh toán Theo dõi nợ quá hạn
Ngày chứng từ Hạn thanh toán Giá trị nợ Ngày trả trị trảGiá Cònlại Thời gian quá hạn Giá trị quá hạn Thanh toán nợ quá hạn Tổng
Thông qua báo cáo này, ta có thể dễ dàng quan sát được khoản nợ nào đã trả, khoản nợ nào chưa trả, khoản nợ nào quá hạn và quá hạn bao nhiêu ngày. Từ đó công ty có thể căn cứ để lập kế hoạch xử lý đối với các khoản nợ quá hạn như: Gửi thông báo đến khách hàng, nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ bằng các phương tiện thông tin, nếu các khoản nợ đó quá lớn thì có thể nhờ sự can thiệp của pháp luật.
Bên cạnh đó, khi ký kết hợp đồng giữa 2 bên cần phải quy định thời gian trả nợ, nếu sau thời gian quy định mà bên A chưa trả hết nợ thì ta sẽ tính một mức lãi suất hay còn gọi là tiền phạt do làm sai hợp đồng. Còn nếu bên A trả tiền trước hạn thì ta sẽ trích ra một khoản để thưởng. (Vấn đề này được dùng để áp dụng cho các công trình tư nhân). Báo cáo này được lập và xử lý theo yêu cầu của nhà quản lý, vì vậy dựa vào nó công tác phân tích có thể tiến hành vào bất kỳ thời điểm nào mà không phụ thuộc vào thời điểm quyết toán. Mặt khác để nâng cao hiệu quả trong công tác thu hồi nợ công ty có thể sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp. Vì
thông qua hoạt động mang tính chuyên nghiệp và trải qua kinh nghiệm thì hiệu suất thu hồi nợ dần dần sẽ nâng cao trong khi chi phí thu hồi nợ có thể giảm.