Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của khu nghỉ dưỡng Naman Retreat (Nguồn: Phòng nhân sự) Bộ phận an ninh Bộ phận FO Tổng giám đốc Đại diện chủ đầu tư
Trợ lý Tổng giám đốc
Trưởng ban tài chính Bộ phận nhân sự Bộ phận tài chính Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kinh doanh Bộ phận Giải trí Bộ phận Spa Bộ phận F&B Bộ phận Bếp Bộ phận buồng phòng
Tổng giám đốc
Vạch ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện chiến lược kinh doanh của khu nghỉ dưỡng, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khu nghỉ dưỡng. Dưới Tổng giám đốc còn có Trưởng ban tài chính và trợ lý, dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của Tổng giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh của khu nghỉ dưỡng, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày để đảm bảo cho công việc kinh doanh của khu gnhir dưỡng diễn ra bình thường, phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khu nghỉ dưỡng.
Bộ phận nhân sự
Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất của khu nghỉ dưỡng làm công tác quản lý hành chính, quản lý cán bộ nhân viên, sắp xếp ca làm việc của cán bộ quản lý, quản lý hồ sơ, đánh giá khen thưởng kỷ luật, phúc lợi, tuyển dụng theo yêu cầu của các phòng ban, các bộ phận trong khu nghỉ dưỡng.
Bộ phận tài chính
Bộ phận này tham mưu cho Tổng giám đốc về tình hình tài chính của khu nghỉ dưỡng, là nơi cung cấp số liệu chính xác cho việc phận tích kết quả kinh doanh của khu nghỉ dưỡng, xây dựng kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo việc hạch toán, kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động trong khu nghỉ dưỡng.
Cung cấp mọi thông tin, số liệu để kiểm tra, giám sát tình hình hạch toán kinh doanh. Theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn doanh nghiệp, quản lý và sử dụng đúng các nguyên lý tài chính, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản, bảo quản hồ sơ và các tài liệu liên quan đến kế toán.
Làm tốt việc thanh toán với khách hàng, không để tình trạng công nợ tồn đọng kéo dài.Theo dõi diễn biến lương của cán bộ công nhân viên trong khu nghỉ dưỡng và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Cập nhật sổ sách tồn quỹ hàng ngày, lưu giữ chứng từ đầy đủ, khoa học, tham mưu giúp ban giám đốc làm tốt công tác tận thu cho ngân sách và cải thiện đời sống cán bộ nhân viên.
Phụ trách về việc vận hành, sữa chữa và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khu nghỉ dưỡng. Ngoài ra,họ còn thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kỳ để tránh tình trạng hư hỏng và tăng tuổi thọ cho các trang thiết bị và cơ sở vật chất của khu nghỉ dưỡng. Khi có tiệc thì bộ phận này phải chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và máy chiếu…
Bộ phận kinh doanh
Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, đưa ra các chính sách khuyến khích kinh doanh, có nhiệm vụ thu hút khách về cho khu nghỉ dưỡng. Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, quảng bá thương hiệu cho khách sạn, chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức các ấn phẩm quảng cáo cho khu nghỉ dưỡng.
Đại diện khách sạn thương lượng hợp đồng kinh doanh phòng và hội nghị, hợp đồng du lịch, tiệc, … xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Đề ra kế hoạch kinh doanh và tiếp thị hàng năm.
Bộ phận giải trí
Quản lý bộ phận giải trí như hồ bơi, thể thao, câu lạc bộ cho trẻ em, karaoke, quầy hàng lưu niệm… Tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách sạn mình nhằm gia tăng giá trị cho khu nghỉ dưỡng.
Bộ phận Spa
Có chức năng cung cấp các dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, giúp khách thư giãn, nghỉ ngơi, săn sàng phục vụ khách khi khách có nhu cầu.
Bộ phận tiền sảnh
Đây được coi như bộ mặt của khu nghỉ dưỡng, tiếp xúc trực tiếp với khách từ khi khách đến cho tới khi khách rời khỏi. Bộ phận lễ tân thực hiện công việc bán dịch vụ phòng của khu nghỉ dưỡng cho khách, đón tiếp khách, giải quyết và đáp ứng những nhu cầu của khách, hướng dẫn khách, quản lý và làm thủ tục thanh toán kịp thời cho khách rời khỏi khu nghỉ dưỡng. Bộ phận này đóng vai trò cung cấp mọi thông tin kịp thời về tình hình khách trong khu nghỉ dưỡng, giúp Tổng giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách,nguồn khách.
Là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại với các cơ quan ban ngành liên quan cũng như các bộ phận trực thuộc khu nghỉ dưỡng được giao kế hoạch nhiệm vụ từ Tổng giám đốc. Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, các công văn giao dịch, kế hoạch phục vụ hội nghị hội thảo và các dịch vụ liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm của mình.
Tiếp nhận, di chuyển các công văn giấy tờ một cách nhanh gọn, kịp thời đảm bảo bí mật, an toàn và đúng nguyên tắc .
Giao dịch khai thác thị trường du lịch dịch vị nhằm thu hút khách tận thu một cách tốt nhất.Thông tin chính xác kịp thời cho các bộ phận có liên quan tình hình khách đến, khách đi, các chế độ tiêu chuẩn ăn, tiệc chiêu đãi, hội thảo hội nghị và các nhu cầu khác để các bộ phận chủ động sắp xếp phối hợp thực hiện tốt nhất nhiệm vụ đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn cho khách những điều cần thiết trong thời gian lưu trú. Quản lý chặt chẽ việc ra vào của khách, hướng dẫn khách giữ gìn nội quy, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn trong khu nghỉ dưỡng.
Phụ trách dịch vụ thông tin, thống kê kiểm tra tiền điện thoại, fax, xử lý thông tin báo cáo Tổng giám đốc thường nhật.
Bộ phận ẩm thực
Có chức năng kinh doanh dịch vụ ăn uống qua các hoạt động: phục vụ ăn uống hàng ngày, tiệc, hội nghị, phục vụ khách tại phòng, thiết kế thực đơn phù hợp với các đối tượng khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, phối hợp chặt chẽ với bếp để đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách.
Bộ phận bếp
Chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời các món ăn cho nhà hàng chính HayHay, nhà hàng B_Lounge, các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo , dịch vụ ăn uống tại phòng
Bộ phận buồng phòng
Cung cấp phòng sạch đúng tiêu chuẩn, chịu trách nhiệm về dịch vụ giặt ủi, đảm bảo tiêu chuẩn cao nhất về vệ sinh, tiện nghi và thẩm mỹ trong khu vực công cộng cũng như các khu vực khác trong khu nghỉ dưỡng.
Quản lý giặt là đồng phục của các trưởng phó các bộ phận khác.
Có trách nhiệm giám sát các công trình sữa chữa, làm mới, xây mới trong khu nghỉ dưỡng.
Nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện tiết kiệm sử dụng điện nước. Bộ phận an ninh
Tổ chức làm việc 3 ca, thường trực 24/24 giờ trong ngày đảm bảo an ninh trong khu nghỉ dưỡng và khu vực xung quanh, an toàn tính mạng và tài sản cho khách ngăn chặn các tệ nạn xã hội, không cho các phần tử xấu vào khu nghỉ dưỡng, trông giữ xe của khách và nhân viên trong khu nghỉ dưỡng.
Kiểm soát sự ra vào, tư trang và giờ giấc làm việc của nhân viên trong khu nghỉ dưỡng. Kiểm soát rác, chìa khóa, mở kho…
Kiểm soát các loại xe ra vào trong khu nghỉ dưỡng, tuần tra khu vực làm việc, ngăn chặn mọi nguy cơ dẫn tới mất mát tài sản của khu nghỉ dưỡng cũng như của khách lưu trú tại khu nghỉ dưỡng.