Có 2 cách để sử dụng phím tắt. Giả sử để in đậm một chữ ngƣời dùng có thể sử dụng:
1. Phím truy cập các Tab và lệnh trên màn hình.
2. Tổ hợp phím không nằm trên thanh Ribbon.
Nhiều ngƣời cho rằng bất kỳ sự kết hợp của một tồ hợp phím nào dẫn đến việc thực thi một lệnh đều có thể gọi là phím tắt, về cơ bản thì đó là một cách nghĩ đúng. Nhƣng trong bài này chúng ta sẽ có một định nghĩa chính xác hơn về phím tắt. Xác định sự khác biệt rất quan trọng vì từng loạt phím tắt khác nhau sẽ có phƣơng thức hoạt động khác nhau.
Access Keys (phím truy cập)
Access Key cho phép ngƣời dùng truy cập thanh Ribbon, nó liên hệ mật thiết với các Tab, lệnh và những thứ mà ngƣời dùng nhìn thấy trên màn hình. Ngƣời dùng sử dụng Acces Key
bằng cách nhấn Altrồi sau đó nhấn tiếp một phím hoặc một chuỗi tuần tự các phím.
Mỗi lệnh trên thanh Ribbon, trong trình đơn của nút Microsoft Office và trên Quick Access Toolbar đều có một phím truy cập riêng, mỗi phím truy cập đƣợc gán một Key Tip. Key Tip là một phiên bản mới của hệ thống ký tự gạch chân mà ngƣời dùng quen thuộc ở các phiên bản trƣớc khi muốn truy cập các trình đơn bằng cách sử dụng phím Alt.
Key combinations (tổ hợp phím)
Các tổ hợp phím dùng để thực hiện một lệnh nào đó và nó không liên quan tới những gì ngƣời dùng nhìn thấy trên màn hình. Các phím phải đƣợc nhấn cùng một lúc để kích hoạt các lệnh, trong đa số trƣờng hợp, dù không phải tất cả, đều có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy).