Một cách để đảm bảo rằng các văn bản trong các tài liệu của ngƣời dùng là phù hợp và chính xác là để sử dụng tính năng Find của Word để tìm kiếm một từ hoặc cụm từ cụ thể. Ví dụ, nếu ngƣời dùng đang chịu trách nhiệm về quảng cáo một sản phẩm đã đăng ký nhãn hiệu, ngƣời dùng có lẽ sẽ muốn tìm kiếm các tài liệu tiếp thị của ngƣời dùng để kiểm tra xem tất cả các kết quả tìm kiếmcủa tên của sản phẩm đƣợc xác định chính xác là sản phẩm có nhãn hiệu. Nhấp vào nút Find trong nhóm chỉnh sửa trên tab Home hiển thị các tab Find của hộp thoại
Find And Replace. Sau khi ngƣời dùng nhập văn bản ngƣời dùng muốn tìm vào hộp Find What, ngƣời dùngcó thể làm nhƣ sau:
Nhấp vào Find Nextđể lựa chọn xuất hiện đầu tiên của văn bản đó.
Trong danh sách Reading Highlight, nhấp vào Highlight All để làm nổi bật tất cả các lần xuất hiện.
Nếu ngƣời dùng tìm thấy một lỗi trong tài liệu trong khi tiến hành tìm kiếm, ngƣời dùng có thể làm thay đổi chỉnh sửa trên fly mà không đóng Find And Replace hộp thoại. Đơn giản chỉ cần nhấp vào tài liệu, thực hiện thay đổi, và sau đó nhấp vào hộp thoại Find And Replace để làm cho nó hoạt động trở lại.
Nếu ngƣời dùng muốn thay thế một từ hoặc cụm từ khác, ngƣời dùng có thể sử dụng tính năng Replace để tìm thấy mỗi lần xuất hiện của văn bản ngƣời dùng muốn thay đổi và thay thế bằng văn bản khác. Nhấp vào nút Replace trong nhóm Editing hiển thị các tab Replace
của hộp thoại Find And Replace, tƣơng tự nhƣ tab Find. Trên tab Replace, ngƣời dùng có thể làm nhƣ sau:
Nhấp vào Replace để thay thế sự xuất hiện với các văn bản trong hộp Replace With và di chuyển đến sự xuất hiện tiếp theo.
Nhấp vào Replace Allđể thay thế tất cả các lần xuất hiện với các văn bản trong hộp Replace With.
Nhấp vào Find Nextđể xuất hiện đƣợc lựa chọn đƣợc xác định vị trí ở tiếp theo.
Ngƣời dùng có thể sử dụng các tùy chọn khác trong hộp thoại Find And Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thếphức tạp hơn. Nhấp More để mở các tùy chọn bổ sung
Ngƣời dùng có thể chọn từ danh sách Search để chỉ hƣớng của sự tìm kiếm. Ngƣời dùng có thể chọn hộp Match Case để tìm từ in hoa và chọn Find Whole Words Only để tìm toàn bộ các từ lần xuất hiện của văn bản Find What. Nếu ngƣời dùng muốn kiểm tra xem việc sử dụng của hai từ tƣơng tự, chẳng hạn nhƣ effect và affect, là chính xác, ngƣời dùng có thể chọn hộp Use Wildcards và sau đó nhập vào kí tự đại diện (wildcard character) trong hộp
Find What để xác định vị trí thông tin. Hai ký tự đại diện phổ biến nhất là: kí tự ? đại diện cho bất kỳ kí tự duy nhất nào trong Find What
ký tự * đại diện cho bất kỳ cụm ký tự nào trong Find What
Chọn hộp Sounds Like để kiểm tra sự xuất hiện của các từ phát âm tƣơng tự nhƣng đánh vần khác nhau, chẳng hạn nhƣ there và their. Chọn Find All Word Forms để tìm sự xuất hiện của một từ cụ thể ở dƣới bất kỳ dạng nào , chẳng hạn nhƣ plan, planned, và planning.
Bài tập thực hành:
Trong bài tập này, ngƣời dùng sẽ tìm một cụm từ và thực hiện một số chỉnh sửa. Sau đó, ngƣời dùngsẽ thay thế một cụm từ vớimột cụm từ khác nhau trong toàn bộ tài liệu.
Bài này sử dụng file FindingText.docx trong thƣ mục File_Thuc_Hanh_Word \ EditingText
Hãy mở file và thực hiện lần lƣợt các thao tác nhƣ dƣới đây: Mở tài liệu:
1. Với điểm chèn ở đầu tài liệu, trên tab Home, trong nhóm Editing, nhấn vào nút Find
hộp thoại Find And Replace mở ra, hiển thị tab Find
2. Trong hộp Find what, gõ The Taguien Cycle, bấm vào Reading Highlight, và sau đó trong danh sách, chọn Highlight All.
3. Di chuyển tài liệu ngƣời dùng sẽ thấy Word đã đƣợc tìm thấy và lựa chọn tất cả các lần xuất hiện của The Taguien Cycle trong tài liệu.
4. Nhấp vào tài liệu phía sau hộp thoại Find and Replace, kích đúp vào từ the trong the Taguien Cycletrong đoạn đầu tiên (không phải là tiêu đề) trên Page 2, và sau đó gõ The để điều chỉnh từ in hoa
5. Nhấn để di chuyển điểm chèn đến đầu của tài liệu.
6. Click vào thanh tiêu đề của hộp thoại Find and Replace, và sau đó nhấp vào tab Replace.
Hộp Find What vẫn giữ đƣợc các từ đã nhập từ lần tìm kiếm trƣớc
7. Nhấp vào Replace with, gõ The Taguien Cycle, và sau đó nhấp vào nút More.
8. Ở phía dƣới của hộp thoại đã đƣợc mở rộng, nhấp vào nút Format, và sau đó nhấp vào
Font.
hộp thoạiReplace Fontsẽ mở ra.
9. Trong Font Style, click Italic,và sau đó kích OK.
văn bản đƣợc chọn đƣợc thay thế bằng văn bản in nghiêng, và sự xuất hiện tiếp theo của The Taguien Cycleđƣợc chọn.
11. Nhấp vào Replace All.
Word sẽ hiển thị một hộp thông báo chỉ ra 6 thay thế đã đƣợc thực hiện.
12. Click vào OK để đóng hộp thông báo, và sau đó trong hộp thoại Find and Replace, nhấp vào tab Find.
13. Trong hộp Find what, nhấn Reading Highlight, và sau đó trong danh sách, chọn
Highlight All.
Word làm nổi bật sáu lần xuất hiện của Find What
14. Click vào Reading Highlight, và sau đó trong danh sách, nhấn vào Clear Highlighting.