a) Các cấp của danh sách
Chìa khóa để tìm hiểu về danh sách đa cấp đó là hiểu cấp của danh sách là gì. Một danh sách đơn cấp có mọi thứ trong cùng cấp 1, nhƣng sau khi ngƣời dùng thêm một danh sách dƣới một thành phần của danh sách chính thì ngƣời dùng có danh sách ở cấp độ hai. Cứ mỗi danh sách mới đƣợc tạo ra trong một danh sách làm tăng một cấp danh sách chung.
Lƣu ý:không nên dựa vào các thụt đầu dòng để hiển thị cấp danh sách, bởi vì ngƣời dùng có thể thay đổi thụt đầu dòng. Để xem tất cả các hành phần ở một cấp danh sách, bấm vào một trong những chấm tròn hay chữ số ở cấp đó để làm nổi bật tất cả các thành phần ở cấp độ đó. Tạo ra một cấp danh sách bằng cách gõ hoặc sử dụng lệnh trên giao diện giống nhƣ ngƣời dùng đã làm với các danh sách đơn cấp. Vì vậy, bắt đầu với một chấm tròn hoặc chữ số, chỉ cần nhập mục đầu tiên của ngƣời dùng, và sau đó nhấn Enter. Khi ngƣời dùng muốn tạo cấp độ kế tiếp, trên Tab Home, nhóm Paragraph bấm nút Increase Indent, nhập mục danh sách đầu tiên của cấp độ đó, nhấn Enter.
Khi đang làm việc với các cấp độ danh sách khác nhau, ngƣời dùng có thể di chuyển giữa các cấp bằng cách sử dụng nút Increase Indent và nút Decrease Indent trên thanh Ribbon. Cũng có thể tăng và giảm thụt lề bằng cách sử dụng tổ hợp phím: TAB để tăng thụt đầu dòng về bên phải, bấm Shift + TAB để giảm thụt đầu dòng.
b) Thụt đầu dòng
Rất dễ nghĩ rằng các cấp độ danh sách đƣợc xác định bởi việc thụt đầu dòng từ lề bên trái. Mặc dù đó là mặc định của rất nhiều các danh sách, một số không có thụt đầu dòng khác nhau cho các cấp độ khác nhau (xem hình trên).
Nếu ngƣời dùng muốn thay đổi khoảng cách thụt đầu dòng từ lề trang, đừng sử dụng các phím
TAB hoặc các nút Increase Indent, những nút này tạo ra các cấp mới trong danh sách. Mặc dù có thể nhìn vẫn ổn nhƣng khi ngƣời dùng tạo các danh sách con mới thì mọi thứ sẽ trở nên lẫn lộn. Thay vì vậy hãy Click-Chuột-Phải lên trên danh sách và chọn Adjust List Indent, ngƣời dùng có thể điều chỉnh thụt đầu dòng cho cả danh sách dạng ký hiệu hoặc số.
c) Thƣ viện danh sách
Với các danh sách đơn cấp, ngƣời dùng có thể chọn các kiểu thiết kế danh sách để sử dụng. Nhƣng còn có thêm những tính năng dành cho danh sách đa cấp, ngƣời dùng có thể chọn để thiết kế mỗi cấp độ độc lập, giống nhƣ đã làm với các lớp danh sách đơn.
Hãy bắt đầu bằng cách nhấn chuột vào nút Mutilevel List trên thanh Ribbon để xem trƣớc danh mục trong thƣ viện. Một lần nữa, có thể chọn tạo danh sách hoặc thiết kế danh sách của riêng ngƣời dùng. Nếu chọn thiết kế danh sách riêng, nhấp chuột vào Define New Multilevel List. Ngƣời dùngsẽ phải thiết lập các đặc tính cho từng cấp độ của danh sách