Tạo bảng trong Word thật đơn giản bằng cách nhấp vào nút Table và lựa chọn số dòng, số cột mà ngƣời dùng mong muốn.
Sau đó, ngƣời dùng có thể nhập văn bản, số, và hình ảnh vào các ô của bảng. Bất kỳ lúc nào, ngƣời dùng cũng có thể thay đổi kích thƣớc của bảng, chèn và xóa các cột, hàng, và các ô cho từng mục hoặc toàn bộ bảng. Ngƣời dùng có thể sắp xếp các thông tin theo một thứ tự nào đó và thực hiện các tính toán trên các số trong một cột hoặc hàng.
Nhấp vào nút Table để tạo ra một bảng với số lƣợng cột và các hàng mà ngƣời dùng chọn với tất cả các ô có kích thƣớc bằng nhau. Ngƣời dùng có thể nhấp vào Insert Table đê mở hộp thoại Insert Table, tại hộp thoại này, ngƣời dùng xác định số lƣợng hàng và cột, cũng nhƣ kích thƣớc của chúng. Ngƣời dùng cũng có thể tạo ra một bảng bằng cách vẽ các ô với kích thƣớc mà ngƣời dùngmuốn. Nếu văn bản ngƣời dùngmuốn xuất hiện trong một bảng đã tồn tại trong tài liệu, ngƣời dùngcó thể chuyển đổi (convert) chúng vào một bảng.
Một bảng mới xuất hiện trong các tài liệu là một tập hợp các ô trắng bao quanh bởi khung lƣớigridlines. Khi con trỏở trong bảng, Word hiển thị hai Tab công cụTable Tools, Design
Sau khi ngƣời dùng tạo một bảng, ngƣời dùngcó thể gõ văn bản hoặc số vào các ô và nhấn phím Tab để di chuyển điểm chèn từ ô này sang ô khác.
Nhấn Tab khi con trỏtrong ô cuối cùng trong dòng cuối cùng sẽthêm một hàng mới vào
dưới cùng của bảng. Ngƣời dùng có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các
ô.
Ngƣời dùng có thể sửa đổi cấu trúc của một bảng tại bất kỳ lúc nào. Để thay đổi cấu trúc, ngƣời dùng thƣờng phải chọn toàn bộ bảng hoặc các hàng hoặc cột cụ thể, bằng cách sử dụng các cách sau đây:
Chọn một bảng: Click vào bất cứ nơi nào trong bảng. Sau đó, trên Tab ngữ cảnh,
trong nhóm Table , nhấp vào nút Select, và nhấp vào Select Table. Có thể chọn nhanh bằng cách click vào Cán dùng để di chuyển bảng ở trên cùng bên trái của bảng.
Chọn một cột: Trỏ vào điểm trên cùng của cột. Khi con trỏ thay đổi thành một mũi
tên chỉ xuống màu đen, kích một lần.
Chọn một hàng. Trỏ vào điểm bên trái của hàng. Khi con trỏ thay đổi thành một mũi
tên màu trắng phải, click một lần.
Chọn một ô: Kích 3 lần vào ô hay nhấp vào mép bên trái của nó.
Chọn nhiều ô: Nhấp vào ô đầu tiên, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên để chọn
các ô liền kề trong một cột hoặc hàng.
Các thao tác cơ bản trong bảng nhƣ sau:
Chèn một hàng hoặc cột: Click vào bất cứ nơi nào trong một hàng hoặc cột tiếp giáp
với nơi ngƣời dùng muốn chèn. Sau đó, trên tab Layout, trong nhóm Rows & Columns bấm vào Insert Above, Insert Below, Insert Left, hoặc Insert Right
button. Đánh dấuchọn một vài hàng hoặc cột trƣớc khi ngƣời dùng bấm vào một nút
Insertđê chèn số hàng hoặc cột trong bảng.
Xóa một hàng hoặc cột: Bấm vào bất cứ nơi nào trong hàng hoặc cột, và trong nhóm
các Rows & Columns, nhấn vào nút Delete. Sau đó nhấp vào Delete Cells, Delete Columns, Delete Rows, or Delete Table.
Thay đổi kích thƣớc một toàn bộ bảng: Kéo thanh xử lý kích thƣớc.
Thay đổi kích thƣớc một cột hoặc hàng: Kéo biên phải của cột bên trái hoặc phải.
Trộn các ô: Tạo các ô gồm nhiều cột bằng cách chọn các ô mà ngƣời dùng muốn trộn và nhấp nhấn vào nút Merge Cells trong nhóm Merge trên tab Layout. Ví dụ, một tiêu đề ở giữa trong hàng đầu tiên của một bảng, ngƣời dùng có thể tạo ra một ô bị ghép bởi nhiều cột bằng chiều rộng của bảng.
Tách ô: Tách một ô đã đƣợc trộn thành nhiều ô bằng cách nhấn Split Cells trong nhóm Merge trên tab Layout.
Di chuyển một bảng: Trỏ vào bảng và sau đó Cán dùng để di chuyển xuất hiện ở góc
trên bên trái của nó đến một vị trí mới. Hoặc sử dụng Cut và các nút Paste trong nhóm Clipboard trên tab Home để di chuyển bảng.
Sắp xếp thông tin: Sử dụng các nút Sort trong nhóm Data trên các tab Layout để sắp
xếp các hàng tăng dần hoặc giảm dần trong bất kỳ cột nào. Ví dụ, ngƣời dùng có thể sắp xếp một bảng có cột tiêu đề Tên, địa chỉ, mã bƣu điện, và số điện thoại trên bất kỳ một trong những cột để sắp xếp các thông tin trong thứ tự chữ cái hoặc số.
Hộp thoại Table Properties:
Để thay đổi các thuộc tính cho bảngngƣời dùngthực hiện theo các thao tác cơ bản giới thiệu ở trên nhƣ: Thay đổi kích thƣớc, tách, nhập ô; xóa hoặc chèn cột mới ... và một số các thao tác khác ví dụ nhƣ thiết lập để tiêu đề của bảng lặp lại khi sang trang mới (dành cho bảng dài hơn 1 trang) ngƣời dùnghãy sử dụng hộp thoại Table Properties là có thể làm đƣợc tất cả:
Để chỉnh sửa bảng ngƣời dùnghãy chọn mục Table, tƣơng tự với hàng, cột và các ô. Để thiết lập đƣờng viền, bóng cho bảng, dòng, cột và các ô ngƣời dùngvào mục Borders and Shading ... và các lựa chọn khác ở Options.
Bài tập thực hành:
Trong bài tập này, ngƣời dùng sẽ làm việc với hai bảng. Trƣớc tiên, ngƣời dùng sẽ tạo ra một bảng, nhập văn bản, căn chỉnh văn bản trong các ô, thêm các hàng, và trộn các ô lại với nhau. Sau đó, ngƣời dùng sẽ tạo ra một bảng thứ hai bằng cách chuyển đổi một đoạn văn bản sắp xếp dạng bảng đã có, đặt kích thƣớc cột, sắp xếp kích thƣớc toàn bộ bảng.
Bài này sử dụng file Table.docx trong thƣ mục File_Thuc_Hanh_Word \ CreatingTables
Hãy mở file và thực hiện lần lƣợt các thao tác nhƣ dƣới đây:
1. Click vào dòng trống thứ hai bên dƣới chữ Please complete this form
2. Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấn nút Table, trỏ đến ô trên cùng bên trái, và di chuyển con trỏ qua 5 cột và 5 hàng.
Word làm nổi bật các ô khi ngƣời dùng kéo chuột qua chúng và tạo ra một bảng tạm thời trong để ngƣời dùngxem trƣớc bảng sẽ đƣợc tạo ra nhƣ thế nào
3. Nhấp vào ô dƣới cùng bên phải
Word tạo ra một bảng trống có 5 cột và 5 hàng. Con trỏ đƣợc đặt vào ô đầu tiên. Word hiển thị các tab Table Tools Design và Layout.
4. Trong vùng đƣợc lựa chọn , trỏđến hàng đầu tiên, và sau đó nhấp vào để chọn hàng. 5. Trên tab Layout, trong nhóm Merge,nhấp vào nút Merge Cells.
Word gộp các ô trong hàng đầu tiên thành một ô.
6. Ở các ô trộn đƣợc lựa chọn, trong nhóm Alignment, bấm vào nút Align Center button.
Dấu cuối ô đƣợc chuyển ra giữa cho thấy ngƣời dùng gõ nội dung vào sẽ đƣợc căn ở giữa trang.
7. Gõ Consultation Estimate. Bảng này có một tiêu đề.
8. Nhấp vào ô đầu tiên trong hàng thứ hai, gõ Type , và sau đó nhấn.phím TAB 9. Gõ Location, Consultant, Hourly Rate, và Total, nhấn TAB sau mỗi lần nhập
Bảng này giờ có một hàng cột tiêu đề. Nhấn Tab sau khi tiêu đề Total di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên của hàng thứ ba.
10. Gõ Window Treatments, In-home, Andy Ruth, $50.00, và $50.00, ấn phím TAB sau mỗi lần nhập. Ngƣời dùng đã nhập một dòng hoàn toàn của dữ liệu.
11. Chọn hai hàng cuối cùng, và sau đó trên tab Layout, trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào nút Insert Below
Word cho biết hai hàng mới đƣợc thêm và đánh dấu chọn chúng.
12. Trong dòng cuối cùng, nhấn vào ô đầu tiên, giữ phím SHIFT, và sau đó nhấn bốn lần để chọn 4 ô đầu tiên trong hàng.
13. Trong nhóm Merge, nhấp vào nút Merge Cells.
Word gộp các ô đã chọn thành 1 ô
14. Trong nhóm Alignment, bấm vào nút Align Center Right
15. Gõ Subtotal, và sau đó nhấn TAB hai lần.
Word thêm một hàng mới với cùng cấu trúc tới phần dƣới cùng của bảng.
16. Gõ Add trip fee, bấm TAB hai lần để thêm một hàng mới, và sau đó gõ Add additional time charge.
17. Bấm TAB hai lần để thêm một hàng mới, và sau đó gõ Total.
18. Di chuyển đến dƣới cùng của tài liệu, và chọn các hàng trong danh sách bảng bắt đầu với
Distance và kết thúc với $ 20,00.
19. Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp vào nút Table, và sau đó nhấp vào Convert Text to Table hộp thoại Convert Text To Table sẽ mở ra.
20. Kiểm tra lại xem Number of columns đã hiển thị 2 chƣa, sau đó kích OK. Các văn bản đƣợc lựa chọn xuất hiện trong một bảng với 2 cột và 6 hàng.
21. Bấm vào bất cứ nơi nào trong bảng để hủy các lựa chọn, và trỏ đến viền bên phải của bảng. Khi con trỏ thay đổi thành hai mũi tên hai chiều, kích đúp vào bên viền phải. Word thay đổi độ rộng của cột bên phải để đảm bảo đủ rộng chứa dòng dài nhất của văn bản.
22. Trỏ vào bảng-In-Home Trip Charge
Word hiển thị Cán di chuyển ở góc trên bên trái và Cán dùng để thay đổi kích thƣớc bảng ở góc dƣới bên phải.
23. Kéo Cán thay đổi kích thƣớc bên phải, nhả chuột khi các cạnh bên phải của bảng thẳng hàng gần vớivị trí 4 inch trên thƣớc ngang.