1. Ký hiệu phân đoạn, mỗi ký hiệu tƣơng ứng với một lần nhấn phím ENTER.
2. Ký hiệu TAB, mỗi ký hiệu tƣơng ứng với một lần nhấn phím TAB.
3.Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tƣơng ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR. Hãy tƣởng tƣợng ngƣời dùng đã gõ một văn bản nhƣ hình bên trên. Hai đoạn văn bản có vẻ cách nhau hơi xa. Đoạn thứ hai lại dƣờng nhƣ thụt đầu dòng hơi nhiều so với đoạn đầu. Ngƣời dùng có thể dễ dàng kiểm tra bằng cách nhìn vào những ký hiệu định dạng
(formatting marks) mà Word tự động chèn vào khi ngƣời dùng gõ văn bản. Các ký hiệu này luôn có mặt trong văn bản, tuy nhiên nó đƣợc ẩn đi cho đến khi cần thì chúng mới hiển thị.
Để hiển thị những ký hiệu định dạng hãy sử dụng thanh Ribbon phía trên màn hình Word. Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh trong phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.
Khi ngƣời dùngnhìn thấy những ký hiệu định dạng này lần đầu tiên ngƣời dùngcó thể sẽ tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có đƣợc in ra khi in văn bản của mình hay không. Câu trả lời là không, các dấu hiệu này không đƣợc in dù có nhìn thấy chúng trên màn hình soạn thảo. Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng của chúng? Hãy xem xét một ví dụ nhƣ sau:
Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản (paragraph mark) mỗi khi nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn mới. Trong hình minh họa trên, giữa hai đoạn văn bản xuất hiện một ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản thừa, có nghĩa là ngƣời dùng đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì chỉ cần nhấn một. Việc này làm xuất hiện các khoảng trống không cần thiết. Hãy xóa ký hiệu thừa này nếu ngƣời dùng muốn tiết kiệm không gian trong văn bản.
Mỗi lần nhấn phím TAB sẽ làm xuất hiện một ký hiệu mũi tên . Trong hình, có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, nhƣ vậy phím TAB đã đƣợc nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai.
Ký hiệu dấu chấm cho biết ngƣời dùng đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa mỗi từ, hoặc khi vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR giữa các ký từ trong một từ. Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thƣờng, chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lƣu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dƣới chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm ở giữa các ký tự.