2.2.1. Hiệu chỉnh tài liệu
Để hiệu chỉnh tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả ngƣời dùng cần biết cách di chuyển
điểm chèn nội dung (Insertion Point) hay còn gọi là con trỏ, vị trí mà những gì ngƣời dùng
gõ vào sẽ xuất hiện. Ngƣời dùng có thể dùng bàn phím hoặc chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh.
Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà ngƣời dùng muốn chỉnh sữa, ngƣời dùng có thể gõ thêm nội dung mới vào hay chọn đoạn văn bản mà ngƣời dùng muốn sửa hoặc xóa. Ngƣời dùng có thể chọn một ký tự, một từ, một câu, một đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, ngƣời dùngcũng có thể dời vị trí của chúng từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu.
2.2.2. Chèn nội dung vào văn bản
1. Điểm chèn nội dung (InsertionPoint), thể hiện bằng một gạch dọc nhấp nháy.
2. Ngƣời dùngcó thể di chuyển điểm chèn nội dung từ vị trí số 1 sang vị trí số 2 bằng cách Click-Chuột-Trái vào vị trí số 2 hoặc dùng các phím Mũi Tên (Arrow Buttons).
Nhìn vào hình minh họa phí trên, hãy tƣởng tƣợng ngƣời dùng muốn gõ một câu mới giữa từ "civilization" và "During": "Symphonies and constellations have been named for clocks." Điểm chèn nội dung hiện đang nằm ở cuối đoạn thứ hai sau từ "assistance." Để gõ văn bản vào nơi ngƣời dùng muốn, phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số 2. Ngƣời dùng có thể thực hiện theo hai cách:
Dùng chuột di chuyển con trỏ tới điểm bên phải từ "During", Click-Trái-Chuột để di chuyển điểm chèn nội dung vào vị trí đó. Sau đó hãy bắt đầu gõ câu mới vào, nội dung mới sẽ xuất hiện phía bên trái của từ "During". HOẶC
Nhấn nút mũi tên hƣớng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội dung lên trên, mỗi lần nhấn điểm chèn sẽ di chuyển lên một dòng. Sau đó dùng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, mỗi lần một ký tự, đến vị trí mà ngƣời dùng mong muốn.
Chế độ chèn văn bản Overtype
Theo mặc định, Word đƣợc để ở chế độ Insert. Trong các phiên bản trƣớc của Word, nó đã có thể vô tình bị chuyển sang chế độ Overtype bằng cách vô tình nhấn phím Insert. Trong chế độ Overtype, văn bản hiện có không di chuyển sang bên phải khi ngƣời dùng gõ văn bản mới, thay vào đó,mỗi kí tự gõ thay thếmột kí tựhiện có.
Trong Word 2007, phải chuyển sang chế độ Overtype nếu ngƣời dùng muốn sử dụng nó. Cách thực hiện nhƣ sau:
1. Kích chuột phải vào thanh trạng thái, và sau đó nhấn Overtype để hiển thị tình trạng chế độ Insert ở đầu bên trái của thanh trạng thái.
2. Nhấp vào Insert trên thanh trạng thái.
Overtype từ sau đó thay thế Insert. Để chuyển về chế độ Insert làm tƣơng tự nhƣ trên.
Theo mặc định, nhấn phím Insert sẽ ảnh hƣởng đến chế độ. Nếu ngƣời dùng muốn dùng phím Insert để bật và tắt chế độ Overtype, hãy làm theo các bƣớc sau:
1. Kích nút Microsoft Office, và sau đó kích Word Options.
2. Trong hộp thoại Word Options, chọn Advanced trong khung bên trái, và sau đó trong phần Editing options. , chọn Use the Insert key to control overtype mode
3. Nhấn OK. Cách nhập chỉ số trên, chỉ số dƣới Cách nhập chỉ số trên: Nhấnđồng thờitổ hợp phím “Ctrl” + “Shift” + “=“ Để trả về bình thƣờng nhấn “Ctrl” + “Shift” + “=“ Ví dụ: (X + Y)2 = X2 + 2XY+ Y2 Cách nhập chỉ số dƣới: Nhấn đồng thời tổ hợp phím “Ctrl” + “=“ Để trả về bình thƣờng nhấn “Ctrl” + “=“ Ví dụ: H2O
2.2.3. Chọn và xóa nội dung
Trong hình bên trên, từ "really" hiện đang đƣợc chọn.
Sau khi đã thêm một câu mới ở phần b, ngƣời dùng đọc lại toàn bộ và cảm thấy câu thứ hai sẽ hay hơn nếu bỏ từ "really".
Để xóa trƣớc hết ngƣời dùng phải chọn từ cần xóa bằng một trong các cách sau:
• Dùng chuột: Di chuyển con trỏ tới trên từ "really", sau đó nhấp đúp (double-click) chuột trái. Hoặc ngƣời dùng có thể di chuyển con trỏ chuột đến phía trƣớc (hoặc sau) từ "really" sau đó Click-Trái-Chuột và giữ nguyên rồi kéo chuột ngang qua từ "really". HOẶC
• Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ "really",nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn.
2.2.4. Di chuyển văn bản
1.Chọn nội dung mà ngƣời dùngmuốn di chuyển Nhấn phím
3.Di chuyển điểm chèn nội dung(Insertion Point) đến vị trí mới nơi ngƣời dùngmuốn chèn đoạn văn bản.
4.Nhấn nút Paste trên thanh Ribbon.
Tiếp tục xem xét đoạn văn bản đầu tiên. Ngƣời dùng thấy rằng câu mà ngƣời dùng thêm vào ở
phần b nên đặt ở cuối đoạn. Ngƣời dùng không cần phải xóa câu ở vị trí cũ rồi gõ lại ở vị trí
mới. Thay vào đó, hãy di chuyển nó bằng cách thực hiện các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán): Cắt để xóa câu ở vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mới mà ngƣời dùng mong muốn. Đầu tiên hãy chọn toàn bộ câu mà ngƣời dùng muốn di chuyển nhƣ ở hình trên. Chọn thẻ
Home trên thanh Ribbon, nhấn vào phím Cut trong phần Clipboard. Hoặc ngƣời dùng có thể dùng phím tắt Ctrl + X (tƣởng tƣợng chữ X giống nhƣ hình cây kéo).
Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.
Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc ngƣời dùng có thể dùng phím tắt
Ctrl + V. Câu ngƣời dùng muốn di chuyển đã đƣợc dời tới nơi ngƣời dùng mong muốn.
2.2.5. Hủybỏ các thao tác vừa thực hiện
1. Nút Hủy Lệnh (Undo) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
2. Các lệnh có để hủy: Cut và Paste.
Khi di chuyển một câu đến vị trí mới trong phần khác nhƣng khi xem lại ngƣời dùngcảm thấy không hài lòng. Ngƣời dùng không cần phải thực hiện lại chuỗi hành động Cut và Paste để chuyển câu trở về vị trí ban đầu. Thay vì vậy, hãy dùng chức năng Hủy Lệnh (Undo). Trên thanh công cụ truy cập nhanh ở trên cùng, hãy Click vào mũi tên trên nút Undo , chọn 2 lệnh gần nhất mà ngƣời dùng thực hiện (Cut và Paste) 2 lệnh này sẽ đƣợc hủy và câu mà ngƣời dùng vừa di chuyển sẽ quay về vị trí ban đầu.
Ngƣời dùng cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực hiện việc hủy lệnh, các lệnh sẽ đƣợc hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng sẽ đƣợc hủy trƣớc.
Bài tập thực hành:
Trong bài tập này, ngƣời dùng sẽ chỉnh sửa văn bản trong một tài liệu, các thao tác nhƣ: chèn, xóa văn bản, khôi phục thao tác xóa, sao chép và dán một cụm từ, và di chuyển một đoạn văn bản.
Bài này sử dụng file Changes.docx trong thƣ mục File_Thuc_Hanh_Word \ EditingText
Hãy mở file và thực hiện lần lƣợt các thao tác nhƣ dƣới đây:
1. Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, bấm vào nút Show / Hide ¶.
Show / Hide ¶
2. Trong câu thứ ba của đoạn đầu tiên (nhƣ hình minh họa), bấm vào bên trái của từ between, giữ phím , và sau đó ngay lập tức bấm vào bên phải của từ fifteen (và bên trái của dấu phẩy sau nó). (Nếu tài liệu của ngƣời dùng không có nội dung giống nhƣ hình minh họa thì làm tƣơng tự.)
Word lựa chọn văn bản giữa hai lần nhấp chuột.
3. Bấm phím để xóa các lựa chọn.
Word cũng xóa các vùng trƣớc vùng đƣợc lựa chọn.
4. Chọn từ book (theo nội dung hình minh họa) trong câu đầu tiên của đoạn đầu tiên bằng cách nhấp đúp vào nó, và sau đó bấm phím .
5. Kích đúp vào từ principal (theo nội dung hình minh họa)trong cùng một đoạn, và sau đó thay thế nó bằng cách gõprimary.
6. Đặt con trỏ chuột vào vùng lựachọn ởbên trái của cụm từbất kỳ (nằm trên lề trái), sau đó bấm vào một lần để chọn toàn bộ dòng văn bản.
7. Trên tab Home, trong nhóm Clipboard, nhấp vào nút Copy. Copy
Vùng văn bản lựa chọn đƣợc sao chép vào Clipboard.
8. Nhấp vào nút Next page dƣới thanh cuộn dọc để di chuyển đến đầu của trang tiếp theo, nhấn phím , và sau đó trong nhóm Clipboard, nhấp vào nút Paste (không phải là mũi tên của nó).
Nút Paste Options xuất hiện dƣới đây và bên phải của chèn. Ngƣời dùng có thể nhấp vào nút này nếu ngƣời dùngmuốn thay đổi cách mặc định của Word của dán, nhƣng trong trƣờng hợp này, ngƣời dùng chỉ có thể bỏ qua nó.
9. Quay trở lại Page 1, và sau đó trong danh sách số, nhấp ba lần vào bất cứ nơi nào trong đoạn văn bảnđể chọn toàn bộ đoạn.
10. Trong nhóm Clipboard, nhấp vào nút Cut. Cắt
11. Bấm phím để di chuyển đến đầu của đoạn mà ngƣời dùng muốn chuyển đoạn đã chọn tới đó, và sau đó trong nhóm Clipboard, nhấp vào nút Paste.
12.Trên thanh công cụ Quick Access Toolbar, nhấn vào mũi tên Undo, nhấp chọn thao tác thứ 3 trong danh sách Undo (Paste).
Undo
13. Nhấn để di chuyển đến đầu tài liệu. Sau đó di chuyển con trỏ vào khu vực lựa chọn tiếp giáp với đoạn văn bắt đầu từ của một đoạn văn bản nào đó, và kích đúp vào để chọn đoạn.
14. Trỏ chuột vào chỗ lựa chọn, nhấn và giữ chuột, sau đó kéo đoạn đó lên trên đoạn trƣớc nó Khi ngƣời dùng thả chuột, đoạn văn bản sẽ xuất hiện trong vị trí mới.
15. Vẫn với văn bản đó, bấm phím
Word sẽ xóa lệnh chọn và di chuyển điểm chèn đến cuối đoạn văn.
2.2.6. Chèn văn bản đã lƣu trong thƣ viện vào tài liệu
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quántrong các văn bản của ngƣời dùng, có thể lƣu bất kỳvăn bản mà sử dụngthƣờng xuyên nhƣ là một building block. Ngƣời dùng làm điều này bằng cách lựa chọn văn bản, nhấp vào Quick Parts trong nhóm Text trên tab
Insert, nhấn Save Selection To Quick Part Gallery, và gán tên cho đoạn văn bản . Sau đó nó sẽ xuất hiện dƣới tên đƣợc gán trong bộ sƣu tập Quick Parts.
Sau khi ngƣời dùng đã lƣuvăn bản, có thể chèn nó bất cứ lúc nàobằng cách nhấp vào Quick Parts để hiển thị bộ sƣu tập của mình và sau đó nhấp vào building block ngƣời dùng muốn.
Ví dụ:Soạn thảo tài liệu giới thiệu về công ty với:
Tên công ty: Công ty Đầu tƣ phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Việt Nam
Thông tin liên lạc: Số 12 – Khu Đô thị Trung Hòa Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: 04.123456789. Email: abc@xzy.vn. Website: www.xyz.vn
Tên sản phẩm: Hệ thống thông tin thông minh bảo đảm an ninh cho doanh nghiệp. Trong tài liệu ngƣời dùng có thể sẽ gõ các thông tin Tên công ty, Thông tin liên lạc hoặc Tên sản phẩm tiêu biểu, nếu phải gõ lại ở nhiều mục sẽ tốn thời gian cho ngƣời dùng. Quick Parts
sẽ giúp ngƣời dùng chỉ cần nhập một vài ký tự ngắn là có thể chèn đầy đủ thông tin vào nơi họ muốn.
Bƣớc 1: Tạo building block trong Quick Parts
- Tạo building block “Công ty Đầu tƣ phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Việt Nam” Đánh dấu (bôi đen phần tên công ty ngƣời dùngđã gõ đầy đủ nhƣ hình sau):
Vào tab Insert / Quick Parts / Save Selection To Quick Part Gallery. Gõ vào mục Name: TenCty và bấm OK.
- Tạo building block Số 12 – Khu Đô thị Trung Hòa Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: 04.123456789. Email: abc@xzy.vn. Website: www.xyz.vn và Hệ thống thông tin thông minh bảo đảm an ninh cho doanh nghiệp tƣơng tự nhƣ phần trên.
Bƣớc 2: Chèn building block vào văn bản
Đặt con trỏ vào vị trí ngƣời dùng muốn chèn thông tin vào mục Insert
/ Quick Parts ngƣời dùng sẽ thấy các
building block (Diachi, TenCty, TenSP) mà ngƣời dùng đã tạo. Kích chuột vào mục nào muốn chèn.
2.2.7. Tìm kiếm và thay thế
Một cách để đảm bảo rằng các văn bản trong các tài liệu của ngƣời dùng là phù hợp và chính xác là để sử dụng tính năng Find của Word để tìm kiếm một từ hoặc cụm từ cụ thể. Ví dụ, nếu ngƣời dùng đang chịu trách nhiệm về quảng cáo một sản phẩm đã đăng ký nhãn hiệu, ngƣời dùng có lẽ sẽ muốn tìm kiếm các tài liệu tiếp thị của ngƣời dùng để kiểm tra xem tất cả các kết quả tìm kiếmcủa tên của sản phẩm đƣợc xác định chính xác là sản phẩm có nhãn hiệu. Nhấp vào nút Find trong nhóm chỉnh sửa trên tab Home hiển thị các tab Find của hộp thoại
Find And Replace. Sau khi ngƣời dùng nhập văn bản ngƣời dùng muốn tìm vào hộp Find What, ngƣời dùngcó thể làm nhƣ sau:
Nhấp vào Find Nextđể lựa chọn xuất hiện đầu tiên của văn bản đó.
Trong danh sách Reading Highlight, nhấp vào Highlight All để làm nổi bật tất cả các lần xuất hiện.
Nếu ngƣời dùng tìm thấy một lỗi trong tài liệu trong khi tiến hành tìm kiếm, ngƣời dùng có thể làm thay đổi chỉnh sửa trên fly mà không đóng Find And Replace hộp thoại. Đơn giản chỉ cần nhấp vào tài liệu, thực hiện thay đổi, và sau đó nhấp vào hộp thoại Find And Replace để làm cho nó hoạt động trở lại.
Nếu ngƣời dùng muốn thay thế một từ hoặc cụm từ khác, ngƣời dùng có thể sử dụng tính năng Replace để tìm thấy mỗi lần xuất hiện của văn bản ngƣời dùng muốn thay đổi và thay thế bằng văn bản khác. Nhấp vào nút Replace trong nhóm Editing hiển thị các tab Replace
của hộp thoại Find And Replace, tƣơng tự nhƣ tab Find. Trên tab Replace, ngƣời dùng có thể làm nhƣ sau:
Nhấp vào Replace để thay thế sự xuất hiện với các văn bản trong hộp Replace With và di chuyển đến sự xuất hiện tiếp theo.
Nhấp vào Replace Allđể thay thế tất cả các lần xuất hiện với các văn bản trong hộp Replace With.
Nhấp vào Find Nextđể xuất hiện đƣợc lựa chọn đƣợc xác định vị trí ở tiếp theo.
Ngƣời dùng có thể sử dụng các tùy chọn khác trong hộp thoại Find And Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thếphức tạp hơn. Nhấp More để mở các tùy chọn bổ sung
Ngƣời dùng có thể chọn từ danh sách Search để chỉ hƣớng của sự tìm kiếm. Ngƣời dùng có thể chọn hộp Match Case để tìm từ in hoa và chọn Find Whole Words Only để tìm toàn bộ các từ lần xuất hiện của văn bản Find What. Nếu ngƣời dùng muốn kiểm tra xem việc sử dụng của hai từ tƣơng tự, chẳng hạn nhƣ effect và affect, là chính xác, ngƣời dùng có thể chọn hộp Use Wildcards và sau đó nhập vào kí tự đại diện (wildcard character) trong hộp
Find What để xác định vị trí thông tin. Hai ký tự đại diện phổ biến nhất là: kí tự ? đại diện cho bất kỳ kí tự duy nhất nào trong Find What
ký tự * đại diện cho bất kỳ cụm ký tự nào trong Find What
Chọn hộp Sounds Like để kiểm tra sự xuất hiện của các từ phát âm tƣơng tự nhƣng đánh vần khác nhau, chẳng hạn nhƣ there và their. Chọn Find All Word Forms để tìm sự xuất hiện của một từ cụ thể ở dƣới bất kỳ dạng nào , chẳng hạn nhƣ plan, planned, và planning.
Bài tập thực hành:
Trong bài tập này, ngƣời dùng sẽ tìm một cụm từ và thực hiện một số chỉnh sửa. Sau đó, ngƣời dùngsẽ thay thế một cụm từ vớimột cụm từ khác nhau trong toàn bộ tài liệu.
Bài này sử dụng file FindingText.docx trong thƣ mục File_Thuc_Hanh_Word \ EditingText
Hãy mở file và thực hiện lần lƣợt các thao tác nhƣ dƣới đây: Mở tài liệu:
1. Với điểm chèn ở đầu tài liệu, trên tab Home, trong nhóm Editing, nhấn vào nút Find
hộp thoại Find And Replace mở ra, hiển thị tab Find
2. Trong hộp Find what, gõ The Taguien Cycle, bấm vào Reading Highlight, và sau đó trong danh sách, chọn Highlight All.
3. Di chuyển tài liệu ngƣời dùng sẽ thấy Word đã đƣợc tìm thấy và lựa chọn tất cả các lần xuất hiện của The Taguien Cycle trong tài liệu.
4. Nhấp vào tài liệu phía sau hộp thoại Find and Replace, kích đúp vào từ the trong the Taguien Cycletrong đoạn đầu tiên (không phải là tiêu đề) trên Page 2, và sau đó gõ The để