Đôi khi ngƣời dùng cần sắp xếp dữ liệu trong bảng theo một tiêu chí nào đó, ví dụ: theo tên khách hàng, theo tên công ty đối tác, theo ngày sinh của cán bộ … Word cho phép ngƣời dùng thực hiện việc sắp xếp theo một hoặc nhiều tiêu chí đồng thời có thứ tự ƣu tiên.
Bài tập thực hành:
Ngƣời dùng hãy tạo một file Word mới và nhập dữ liệu cho một bảng nhƣ sau:
TỔNG HỢP ĐIỂM SINH VIÊN
TT Họ đệm Tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm
1 Nguyễn Quang Anh 5.5 8.5 14
2 Trần Mạnh Hòa 7.0 3.5 10.5
3 Nguyễn Đức Bình 6.5 6.5 13
4 Nguyễn Xuân Thắng 9.0 7.5 16.5
5 Nguyễn Thị Hòa 8 4.0 14
Tiếp theo ngƣời dùngsẽ thực hành 2 kiểu sắp xếp:
1. Sắp xếp theo Tên: Đánh dấu chọn bảng, vào tab Layout, vào mục Data, chọn Sort, sẽ có cửa sổ sẽ xuất hiện nhƣ sau:
Ngƣời dùng hãy chọn cột Tên ở mục Sort by, nếu ngƣời dùng muốn sắp xếp tăng dần thì chọn Ascendingngƣợc lại thì chọn Descending
Trong mục My list has: Mặc định Word chọn Header row, nghĩa là khi sắp xếp sẽ không tính đến dòng tiêu đề. Ngược lại nếu người dùngđánh dấu No header row thì dữ liệu sẽ sắp xếp cả tiêu đề, bởi vậy, nếu sử dụng tùy chọn này có thể dòng tiêu đề của người dùngsẽ không nằm ở dòng đầu tiên của bảng.
Sau cùng nhấn OK. Ngƣời dùng sẽ thấy dữ liệu trong bảng đƣợc sắp xếp theo cột Tên.
2. Sắp xếp theo Tên và ĐTB cả năm. Nghĩa là danh sách sẽ đƣợc sắp xếp theo 2 tiêu chí Tên và ĐTB cả năm. Nếu 2 ngƣời có cùng tên thì sẽ dựa vào ĐTB cả năm để sắp xếp.
Đánh dấu chọn bảng, vào tab Layout, chọn Data, chọn Sort, sẽ có cửa sổ sẽ xuất hiện nhƣ sau:
Hãy chọn Tên trong mục Sort by và ĐTB cả năm ở mục Then by, thay đổi chiều sắp xếp theo ý ngƣời dùng (tăng dần: Ascending, giảm dần: Descending).
Lƣu ý: Sắp xếp theo ngôn ngữ
Word 2007 cho phép sắp xếp theo nhiều ngôn ngữ khác nhau. Mặc định là sắp xếp theo bảng chữ cái tiếng Anh, nếu ngƣời dùngmuốn sắp xếp tiếng Việthãy chọn vào nút Options trong hộp thoại Sort và chọn ngôn ngữ trong mục Sorting language là Vietnamese (Vietnam).