Phần mềm xử lí văn bản nhƣ Word đã đƣợc tích hợp sẵn phần kiểm tra chính tả và ngữ pháp, vì vậy bây giờ các tài liệu có chứa các loại lỗi trên có thể sửa đƣợc dễ dàng.
Lƣu ý:
Mặc dù Word có thể giúp người dùng loại bỏ các lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, tuy nhiên nó không phải là công cụ sửa lỗi hoàn hảo. Người dùngnên luôn luôn đọc qua tài liệu của người
dùng để nắm bắt những lỗi mà Word không thể phát hiện.
Word cung cấp hai công cụ để giúp ngƣời dùng với những thứ lặt vặt của loại bỏ lỗi chính tả và ngữ pháp: Tự động sửa lỗi (AutoCorrect) và tính năng chính tả và ngữ pháp (Spelling and Grammar).
Nếu ngƣời dùngmuốn kiểm tra chính tả, ngữ pháp của toàn bộ tài liệu, thì việc nhấp vào nút Spelling & Grammar trong nhóm Proofing trên tab Review để soát và sửa lỗisẽ tốt hơn là xử lý riêng biệt các từ và cụm từ.
Bài tập thực hành:
Trong bài tập này, ngƣời dùng sẽ thay đổi một thiết lập tự động sửa lỗi và thêm một từ sai chính tả vào danh sách. Ngƣời dùngsẽ kiểm tra chính tả trong tài liệu và thêm từ vào từ điển tùy chỉnh, và ngƣời dùng sẽ tìm thấy, xem xét, và sửa lỗi ngữ pháp.
Mở một tài liệu sẵn có của ngƣời dùng:
1. Kích vào cuối của đoạn văn bản đầu tiên, nhấn nút , và sau đó gõ cụm từ “in your reserch”.
Trong giây lát tính năng AutoCorrect đã thay đổi reserch thành research 2. Kích nút Microsoft Office, và sau đó kích Word Options.
Microsoft Office Button
3. Trong khung bên trái của cửa sổ Word Options, chọn Proofing, và sau đó trên trang Proofing, nhấn vào AutoCorrect Options.
Hộp thoại Tự động sửa lỗi sẽ mở ra, hiển thị các tab AutoCorrect.
Word cuộn danh sách bên dƣới để hiển thị các mục đó là gần nhất với những gì ngƣời dùng đã gõ.
5. Bấm phím để di chuyển con trỏ tới hộp With, và sau đó đánh available. 6. Click Add để thêm các mục vào danh sách điều chỉnh, và sau đó nhấn OK. 7. Click vào OK để đóng cửa sổ Word Options.
8. Nhấn Ctrl + End để di chuyển đến cuối của tài liệu
9. Bấm và gõ Shelly will not be avalable May 10-15. Từ “avalable” thay đổi thành “available”
10. Nhấn để di chuyển đến đầu tài liệu, và sau đó kích chuột phải vàotừsorces, từ đầu tiên với một lƣợn sóng màu đỏ gạch dƣới.
Danh sách gợi ý cáchviết chính xác cho từ này, cũng nhƣ thao tác mà ngƣời dùngcó thể thực hiện.
11. Trong danh sách, chọn sources.
Word loại bỏ những lƣợn sóng màu đỏ gạch dƣới và chèn sửa chữavì từ đã đƣợc chỉnh sửa. 12. Nhấn một lần nữa, và sau đó trên tab Review, trong nhóm Proofing, nhấn nút Spelling & Grammar.
Hộp thoại chính tả và ngữ pháp mở ra, từ đầu tiên mà Word không nhận ra “commited” đƣợc bôi màu đỏ trong ô Not In Dictionary.
13. Với committed đƣợc lựa chọn trong hộp Suggestions, bấm AutoCorrect.
14 bấm Ignore All
15. Đằng sau hộp thoại Spelling and Grammar, nhấp vào tài liệu, kích đúp chuột vào từ “An”ở cuối câu, sau đó gõ “The import business is an”.