Giả sử ngƣời dùng cần phải soạn một văn bản nhƣ sau:
Nhìn từ văn bản cho thấy có các đƣờng kẻ chấm nét đứt rất đều nhau. Khi đó dùng cách nào đểgõ đƣờng kẻnày. Thông thƣờng có 2 cách làm nhƣ sau:
1. Gõ dấu chấm trên bàn phím liên tục hoặc giữ phím dấu chấm để nó chạy dài đủ một dòng nhƣ hình trên. Làm theo cách này khi ngƣời dùng in tài liệu ở các máy tính cài Word khác nhau, thậm chí cùng phiên bản Word nhƣng do độ phân giải khác nhau cũng cho ngƣời dùng kết quảkhác nhau, thông thƣờng các đƣờng kẻ sẽkhông đều nhau và nhảy lung tung. Hầu hết những ngƣời không biết dùng Tab thì đều làm nhƣ vậy, tuy nhiên, nếu ngƣời dùng đã đọc tài liệu này thì đừng bao giờ làm nhƣ vậy. Ngƣời dùng hãy dùng Tab. Đây là cách không nên làm.
2. Thiết lập các Tab: Cách này sẽ giúp ngƣời dùng tạo ra những đƣờng kẻ, bố trí các đoạn văn bản rất đều nhau và in ở bất kỳ máy tính cài Word nào cũng đều cho kết quả đẹp nhƣ nhau. Xem hƣớng dẫn dùng Tab ở phần dƣới đây.
Vậy Tab là gì? Tab là công cụ đƣợc sử dụng nhiều trong việc căn chỉnh, trình bày văn bản. Tab có thể dùng để di chuyển con trỏ theo từng bƣớc nhẩy (khi nhấn phím Tab), nó cũng cho phép tạo ra một danh sách trình bày dạng bảng (Xem chi tiết ở phần sau).
Có các loại loại Tab sau đây:
Tab trái Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab Tab phải Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab Tab giữa Văn bản đƣợc căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab
Tab thập phân Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và thập phân.
Tab thanh ngăn Dùng để tạo ra một đƣờng kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab.
Cách đặt Tab:
Đặt con trỏ vào dòng văn bản ngƣời dùng định đặt Tab, vào tab Home, trong nhóm Paragragh hãy bấm vào nút nhƣ hình sau:
Từ cửa sổ này ngƣời dùngcó thể thiết lập Tab cho dòng ngƣời dùngđang đặt con trỏ. Giả sử ngƣời dùngmuốn bố trí dòng đó nhƣ sau:
Họ tên : ... Ngày sinh: ... Quê quán: ... Ngƣời dùng sẽ thực hiện các bƣớc nhƣ dƣới đây:
1. Gõ vào ô Tab stop position: 1,25 cm, trong mục Leader đánh dấu vào mục số 2, trong mục Aligment chọn Left, nhấn Set. Vậy là ngƣời dùng đã tạo đƣợc một bƣớc nhảy đầu tiên là 1,25 cm. Đặt con trỏ vào sau chữ “Họ tên” và nhấn phím Tab.
2. Gõ vào ô Tab stop position: 5 cm, trong mục Leader đánh dấu vào mục số 2, trong mục Aligment chọn Left, nhấn Set. Vậy là ngƣời dùng đã tạo đƣợc một bƣớc nhảy thứ 2 là 5 cm. Đặt con trỏ vào trƣớc chữ “Ngày sinh” và nhấn phím Tab.
3. Gõ vào ô Tab stop position: 11 cm, trong mục Leader đánh dấu vào mục số 2, trong mục Aligment chọn Left, nhấn Set. Vậy là ngƣời dùng đã tạo đƣợc một bƣớc nhảy thứ 2 là 11 cm. Đặt con trỏ vào trƣớc chữ “Quê quán” và nhấn phím Tab.
4. Gõ vào ô Tab stop position: 16 cm, trong mục Leader đánh dấu vào mục số 2, trong mục Aligment chọn Left, nhấn Set. Vậy là ngƣời dùng đã tạo đƣợc một bƣớc nhảy thứ 2 là 16 cm. Đặt con trỏ vào sau chữ “Quê quán” và nhấn phím Tab.
Trên đây là ví dụ sử dụng các tab trái Left, nếu ngƣời dùngmuốn dùng các tab khác hãy chọn trong mục Aligment: Right, Center, Decimal, Bar.