Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quántrong các văn bản của ngƣời dùng, có thể lƣu bất kỳvăn bản mà sử dụngthƣờng xuyên nhƣ là một building block. Ngƣời dùng làm điều này bằng cách lựa chọn văn bản, nhấp vào Quick Parts trong nhóm Text trên tab
Insert, nhấn Save Selection To Quick Part Gallery, và gán tên cho đoạn văn bản . Sau đó nó sẽ xuất hiện dƣới tên đƣợc gán trong bộ sƣu tập Quick Parts.
Sau khi ngƣời dùng đã lƣuvăn bản, có thể chèn nó bất cứ lúc nàobằng cách nhấp vào Quick Parts để hiển thị bộ sƣu tập của mình và sau đó nhấp vào building block ngƣời dùng muốn.
Ví dụ:Soạn thảo tài liệu giới thiệu về công ty với:
Tên công ty: Công ty Đầu tƣ phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Việt Nam
Thông tin liên lạc: Số 12 – Khu Đô thị Trung Hòa Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: 04.123456789. Email: abc@xzy.vn. Website: www.xyz.vn
Tên sản phẩm: Hệ thống thông tin thông minh bảo đảm an ninh cho doanh nghiệp. Trong tài liệu ngƣời dùng có thể sẽ gõ các thông tin Tên công ty, Thông tin liên lạc hoặc Tên sản phẩm tiêu biểu, nếu phải gõ lại ở nhiều mục sẽ tốn thời gian cho ngƣời dùng. Quick Parts
sẽ giúp ngƣời dùng chỉ cần nhập một vài ký tự ngắn là có thể chèn đầy đủ thông tin vào nơi họ muốn.
Bƣớc 1: Tạo building block trong Quick Parts
- Tạo building block “Công ty Đầu tƣ phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Việt Nam” Đánh dấu (bôi đen phần tên công ty ngƣời dùngđã gõ đầy đủ nhƣ hình sau):
Vào tab Insert / Quick Parts / Save Selection To Quick Part Gallery. Gõ vào mục Name: TenCty và bấm OK.
- Tạo building block Số 12 – Khu Đô thị Trung Hòa Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: 04.123456789. Email: abc@xzy.vn. Website: www.xyz.vn và Hệ thống thông tin thông minh bảo đảm an ninh cho doanh nghiệp tƣơng tự nhƣ phần trên.
Bƣớc 2: Chèn building block vào văn bản
Đặt con trỏ vào vị trí ngƣời dùng muốn chèn thông tin vào mục Insert
/ Quick Parts ngƣời dùng sẽ thấy các
building block (Diachi, TenCty, TenSP) mà ngƣời dùng đã tạo. Kích chuột vào mục nào muốn chèn.