Khi ngƣời dùng muốn dùng bàn phím thay vì các thiết bị trỏ nhƣ con chuột để điều khiển thanh Ribbon và những thứ khác trên màn hình, trƣớc tiên ngƣời dùng phải bật chức nâm điều khiển bằng bàn phím. Nói cách khác ngƣời dùng phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh bằng cách nhấn phím Alt. Sau đó, ngƣời dùng sẽ có rất nhiều tùy chọn để duyệt khắp thanh Ribbon.
a) Key Tip và các biểu tƣợng hình khiên (Badges)
Ngay khi ngƣời dùng nhấn phím Alt, ngƣời dùng sẽ thấy các nhãn nhỏ, hoặc khiên nhỏ hiện lên để chỉ ra Key Tip của từng Tab. Khi ngƣời dùng nhấn phím để kích hoạt một Tab, các khiên nhỏ sẽ hiển thị Key Tip cho từng lệnh trong Tab đó. Nói cách khác, ngƣời dùng chỉ thấy mỗi lần một nhóm Key Tip, và ngƣời dùng phải nhấn một lựa chọn nào đó trƣớc khi thấy nhiều hơn.
Key Tip là cách rất tuyệt để sử dụng phím tắt bởi ngƣời dùng không cần phải ghi nhớ, mọi thứ đều hiển thị trên màn hình.
b) Tìm hiểu thêm về Key Tip
Hình bên trái: Trên Tab InsertKey Tip M đƣợc gán cho nút lệnh SmartArt.
Hình bên phải: Trên Tab Page LayoutKey Tip M đƣợc gán cho nút lệnh Margins.
Các Key Tip có thể trùng lặp trên các Tab khác nhau, trong ví dụ trên M là phím tắt cho SmartArt trong Tab Insert nhƣng lại là phím tắt cho Margins trong Tab Page Layout.
Ngƣời dùng chỉ có thể thấy và làm việc với Key Tip của Tab đang đƣợc kích hoạt. Nếu ngƣời dùng lỡ chọn sai Tab thì chỉ cần nhấn Escđể hiển thị lại Key Tip cho Tab và chọn lại Tab mà ngƣời dùng cần.
Lƣu ý: Nếu có một hộp thoại đang mở dùng cùng một ký tự Key Tip với một Tab hoặc một
lệnh trên thanh Ribbon, thì Key Tip của hộp thoại này sẽ đƣợc ƣu tiên. c) Di chuyển bằng phím mũi tên
Ngoài Key Tip ngƣời dùngcũng có thể dùng phím mũi tên để duyệt thanh Ribbon. Đầu tiên nhấn phím Alt để chọn thanh Ribbon làm tiêu điểm, sau đó dùng các phím mũi tên để di chuyển:
Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar(từ đây ngƣời dùng có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁIđể di chuyển sang nút Microsoft Office).
Phím MŨI TÊN XUỐNGchuyển ngƣời dùngvào Tab đang kích hoạt và ngƣời dùng có thể di chuyển tiệp trong đó bằng cách sử dùng phím mũi tên..
Một điểm tiến bộ so với phiên bản trƣớc của Microsoft Office là ngƣời dùng có thể di chuyển lên / xuống thay vì chỉ là trái / phải.
d) Phím TAB và thanh Ribbon
Ngƣời dùng cũng có thể dùng phím TAB để di chuyển quanh thanh Ribbon. Sau khi nhấn Alt để chọn thanh Ribbon, ngƣời dùng hãy nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua các nút lệnh theo từng nhóm tại Tab đang kích hoạt.
Sau khi đi một vòng hết các lện trong Tab hiện tại, tiêu điểm sẽ đƣợc chuyển theo thứ tự nút
Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay trở lại nhóm đầu tiên trong Tab hiện tại.
Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hƣớng ngƣợc lại. Khi đến đƣợc lệnh mà ngƣời dùng muốn, hãy nhấn ENTER.
e) Di chuyển bằng phím F6
Hình 1 Nhấn F6 trong Outlook chọn xoay vòng giữa các thƣ mục trong danh sách: các thƣ mục hoạt động, xem trƣớc các bảng, và To Do Bar.
Hình 2 Đang nhấn F6 trong Word chọn xoay vòng giữa các tài liệu, mở bất kỳ các bảng, thanh trạng thái ở dƣới cùng của cửa sổ, và các giao diện.
Ngƣời dùngcó thể đến đƣợc các vùng khác nhau của các cửa sổ chƣơng trình bằng cách nhấn F6. Ví dụ trong Outlook, xem ở mục Mail, tiêu điểm di chuyển giữa các danh sách thƣ mục, mở thƣ mục, xem trƣớc các bảng, và To Do Bar. Hình ảnh minh họa ở trên là hƣớng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook.
Trong các giao diện của các chƣơng trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng giữa tất cả các vùng của cửa sổ, bao gồm các bảng đang mở, thanh trạng thái và thanh Ribbon. Ví dụ, nếu muốn để phóng to tài liệu của ngƣời dùng ngƣời dùng hãy làm nhƣ sau:
Nhấn F6 cho đến khi những tiêu điểm đƣợc hiển thị trên thanh trạng thái.
Nhấn phím TAB hoặc mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu +.
Bấm phím ENTER.