Để thực hiện tính toán số liệu trong bảng của Word ngƣời dùng sẽ sử dụng các công thức toán học đƣợc tích hợp trong Word.
Ngƣời dùng thiết lập công thức bằng cách sử dụng các công cụ trong hộp thoại Formula, ngƣời dùng có thể truy cập bằng cách nhấn vào Formula trong nhóm Data trên các tab hiển thị theo ngữ cảnh.
Một công thức gồm có một dấu bằng (=), theo sau là một tên hàm (ví dụ: SUM), tiếp theo là dấu ngoặc đơn có chứa vị trí của các ô ngƣời dùng muốn thực hiện việc tính toán.
Ví dụ, công thức = SUM (Left) tính tổng số các ô bên trái của ô chứa công thức.
Để sử các hàm khác trong hộp thoại Formula dialog box, ngƣời dùng nhấp vào hàm ngƣời dùng muốn trong danh sách các hàm Paste Function nhƣ hình dƣới đây.
Khi ngƣời dùngđặt con trỏ vào bảng ngƣời dùngsẽ thấy tab Layout xuất hiện, kích chuột vào nút công thức ngƣời dùngsẽ thấy đƣợc kết quả nhƣ sau:
Ngƣời dùng cũng có thể nhúng bảng tính Excel vào để tính toán trong tài liệu Word, tuy nhiên nếu có một vài tính toán đơn giản, thì hãy sử dụng các hàm của Word để thực hiện.
Chọn một ô ở dƣới cùng của cột cần tính, kích vào Formula trong tab Layout, Word sẽ gợi ý hàm =SUM(ABOVE), tuy nhiên ngƣời dùng có thể chọn các hàm khác. Ngoài việc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dƣới), LEFT (trái), RIGHT (phải) để thực hiện tính toán trên các ô theo các hƣớng tƣơng ứng, ngƣời dùng cũng có thể tham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống nhƣ Excel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)
Bài tập thực hành:
Tạo một file Word mới, tạo một bảng dữ liệu nhƣ hình sau đây:
BẢNG TỔNG HỢP BÁN HÀNG NĂM 2011
TT Mặt hàng Mã số Sốlƣợng bán ra
Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
1 Máy tính 001 15 25 5 20 2 Máy in 002 12 14 35 10 3 Máy fax 003 25 10 25 15 4 Màn hình 004 30 9 25 18 5 Chuột 005 54 8 16 5 Trung bình:
Công việctiếp theo là ngƣời dùnghãy tính tổng số mặt hàng bán ra trong cả năm theo từng mặt hàng và tính trung bình theo 4 quý và cả năm số mặt hàng đã bán.
Để tính tổng số lƣợng Máy tính bán ra trong cả năm ngƣời dùng hãy đặt con trỏ vào ô cả năm của hàng Máy tính và nhấn dấu =, sau đó vào tab Layout, vào mục Data,ngƣời dùng hãy bấm vào mục Formula, cửa sổ công thức hiện ra nhƣ sau:
Công thức đã tự động đƣợc chèn tham số LEFT.
Bấm OK là ngƣời dùngđã thực hiện xong tính toán cho hàng này.
Tiếp theo ngƣời dùnghoàn thành các hàng còn lại 2-5 theo cách làm nhƣ trên.Lƣu ý:thay đổi các tham số cho hàm là LEFT
Bây giờ ngƣời dùngsẽ tính giá trị trung bình cho mỗi cột (Quý I, Quý II, Quý III, Quý IV, Cả năm).
Tính giá trị trung bình số lƣợng các mặt hàng bán ra trong Quý I:
- Đặt con trỏ vào ô trung bình ở vị trí của cột Quý I, gõ dấu =
- Sau đó vào tab Layout ngƣời dùng hãy bấm vào mục Formula, cửa sổ công thức hiện ra nhƣ sau:
Bấm OK là ngƣời dùngđã thực hiện xong tính toán cho cột này.
Tiếp theo ngƣời dùnghoàn thành các cột theo cách làm nhƣ trên. Lƣu ý: thay đổi các tham số cho hàm là ABOVE
Cuối cùng ngƣời dùng nhận đƣợc kết quả nhƣ sau:
TT Mặt hàng Mã số Số lƣợng bán ra
Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
1 Máy tính 001 15 25 5 20 66 2 Máy in 002 12 14 35 10 73 3 Máy fax 003 25 10 25 15 78 4 Màn hình 004 30 9 25 18 86 5 Chuột 005 54 8 16 5 88 Trung bình: 27.2 13.2 21.2 13.6 78.2