Ba cíu hoêi mang tđnh chíín ăoân nôi trïn seơ liïn quan ăïịn nhûơng hoaơt ăương laơng phđ thúđi gian mađ nhađ quăn lyâ cô thïí kiïím soât ặúơc ăïịn mươt mûâc ăươ nađo ăô. Bíịt cûâ nhađ quăn lyâ hay ngûúđi lao ăương tri thûâc nađo cuơng phăi ăùơt ra nhûơng cíu hoêi ăô. Câc nhađ quăn lyâ cođn cíìn quan tím ăïịn sûơ laơng phđ thúđi gian do quăn trõ ýịu kêm trong tưí chûâc. Quăn trõ kêm lađm laơng phđ thúđi gian cuêa tíịt că moơi ngûúđi, nhíịt lađ cuêa nhađ quăn lyâ.
1. Nhiïơm vuơ ăíìu tiïn lađ xâc ắnh nhûơng cưng viïơc gíy laơng phđ thúđi gian, xăy ra do thiïịu hïơ thưịng hay thiïịu sûơ sùưp xïịp, dûơ ăoân. Cíìn tịm ra nhûơng “khuêng hoăng” lùơp ăi lùơp laơi hađng nùm. Mươt “khuêng hoăng” xăy ra ăïịn líìn thûâ hai lađ mươt khuêng hoăng khưng ặúơc phêp xăy ra thïm mươt líìn nađo nûơa!
Câc víịn ăïì vïì lûu kho mađ doanh nghiïơp nađo cuơng gùơp hađng nùm thuươc vađo loaơi “khuêng hoăng” nôi trïn. Ngay că vúâi cưng nghïơ thưng tin vađ chi phđ nhiïìu hún, hiïơn cuơng khưng cô míịy tiïịn triïín trong víịn ăïì nađy. Câc khuêng hoăng tâi diïỵn nhiïìu líìn cíìn ặúơc dûơ ăoân trûúâc, tûđ ăô cô thïí ngùn ngûđa hay chuýín thađnh nhûơng cưng viïơc thûúđng nhíơt mađ mươt nhín viïn bịnh thûúđng cô thïí xûê lyâ ặúơc. Mươt cưng viïơc “thûúđng nhíơt” lađ cưng viïơc mađ ngûúđi lao ăương khưng cô kyơ nùng cuơng cô thïí lađm ặúơc, búêi nô thïí hiïơn dûúâi daơng hïơ thưịng, theo trịnh tûơ câc bûúâc nhíịt ắnh, lađ kïịt quă cuêa viïơc hoơc tíơp tûđ nhûơng khuêng hoăng xăy ra trûúâc ăô. Nhûơng khuêng hoăng tâi diïỵn nhiïìu líìn khưng chĩ ănh hûúêng ăïịn mươt bươ phíơn nađo ăô, mađ ănh hûúêng ăïịn tíịt că moơi ngûúđi trong tưí chûâc.
Vđ duơ, hađng nùm mươt cưng ty ăïìu gùơp mươt víịn ăïì tûúng tûơ vađo ăíìu thâng 12. Cưng ty kinh doanh theo muđa vuơ, quyâ 4 thûúđng
Lyâ do cuêa sûơ bưị trđ quâ nhiïìu nhín lûơc luưn lađ câc quan ăiïím ăaơi loaơi nhû “chuâng ta cíìn cô mươt chuýn gia (vïì nhiïơt ăương lûơc hoơc, băn quýìn, kinh tïị...) trong ăươi nguơ cuêa mịnh”. Ngûúđi chuýn gia ăô cô thïí đt hóơc híìu nhû khưng ặúơc sûê duơng, song anh ta luưn phăi cô mùơt úê ăô “khi chuâng ta cíìn”, vađ “anh ta cíìn ặúơc lađm quen vúâi câc víịn ăïì cuêa nhôm, cô mùơt vađ lađ thađnh viïn cuêa nhôm tûđ ăíìu”. Thûơc tïị thị ngûúđi ta chĩ cíìn cô trong ăươi nguơ nhûơng kiïịn thûâc vađ kyơ nùng cíìn thiïịt cho cưng viïơc hùìng ngađy mađ thưi. Câc chuýn gia, chuýn viïn vúâi vai trođ tû víịn trong mươt sưị dõp nađo ăô nïn úê bïn ngoađi nhôm/tưí chûâc. Nhû thïị seơ tiïịt kiïơm chi phđ hún nhiïìu so vúâi viïơc sùưp xïịp hoơ trúê thađnh mươt thađnh viïn bïn trong tưí chûâc.
3. Mươt nguưìn laơng phđ thúđi gian nûơa lađ do tưí chûâc kêm. “Triïơu chûâng” cuêa nô lađ cô quâ nhiïìu cuươc hoơp.
Vïì băn chíịt thị câc cuươc hoơp lađ mươt câch giăi quýịt víịn ăïì úê câc tưí chûâc thiïịu huơt. Mươt ngûúđi khưng thïí vûđa hoơp vûđa lađm viïơc. Mươt tưí chûâc lyâ tûúêng seơ khưng cíìn câc cuươc hoơp, úê ăô ai cuơng biïịt nhûơng ăiïìu cíìn thiïịt cho cưng viïơc cuêa mịnh ăïí cô thïí hoađn thađnh tưịt cưng viïơc. Ngûúđi ta hươi hoơp vị nhûơng ngûúđi lađm câc viïơc khâc nhau cíìn phăi húơp tâc ăïí hoađn thađnh mươt nhiïơm vuơ chung. Ngoađi ra kiïịn thûâc vađ kinh nghiïơm cíìn thiïịt trong mươt trûúđng húơp cuơ thïí cuơng phăi ặúơc “huy ăương” tûđ mươt sưị ngûúđi, do ăô cíìn cô nhûơng cuươc hoơp.
Ngûúđi ta luưn cô xu hûúâng hoơp nhiïìu hún mûâc cíìn thiïịt. Câc tưí chûâc luưn ăođi hoêi ngûúđi ta cuđng lađm viïơc vúâi nhau, khiïịn ăưi khi nhûơng cưị gùưng cuêa câc nhađ khoa hoơc hađnh vi kïu goơi taơo ra nhûơng “cú hươi húơp tâc” trúê nïn dû thûđa. Tuy nhiïn, nïịu câc thađnh “khuêng hoăng” ăaơ ặúơc dûơ bâo vađ chuýín ăưíi thađnh nhûơng cưng
viïơc thûúđng nhíơt cuêa moơi ngûúđi. Nhûơng ăiïìu gíy chuâ yâ úê mươt nhađ mây ặúơc quăn lyâ tưịt lađ câc quýịt ắnh cho tûúng lai, chûâ khưng phăi lađ nhûơng quýịt ắnh giăi quýịt câc víịn ăïì tưìn ăoơng trong quâ khûâ.
2. Sûơ laơng phđ thúđi gian thûúđng bùưt nguưìn tûđ viïơc bưị trđ dû thûđa nhín lûơc.
Cô mươt bađi toân cho hoơc sinh cíịp I nhû sau: “Nïịu hai ngûúđi thúơ ăađo trong hai ngađy ặúơc mươt con mûúng thị bưịn ngûúđi thúơ seơ míịt míịy ngađy ăïí ăađo con mûúng tûúng tûơ?”. Trong trûúđng hoơc, cíu tră lúđi chđnh xâc seơ lađ “mươt ngađy”. Tuy nhiïn ăưịi vúâi cưng viïơc thûơc tïị thị cíu tră lúđi ăuâng phăi lađ “bưịn ngađy”, nïịu khưng muưịn nôi lađ “khưng bao giúđ xong”.
Ăưi khi sûơ thiïịu nhín lûơc lađm ănh hûúêng ăïịn kïịt quă cưng viïơc. Tuy nhiïn, ăiïìu thûúđng xăy ra hún lađ viïơc ăươi nguơ lao ăương lúân quâ mûâc cíìn thiïịt, do ăô hoơ cíìn dađnh nhiïìu thúđi gian hún ăïí “tûúng tâc, trao ăưíi” vúâi nhau, thay vị lađm viïơc.
Lađm thïị nađo ăïí biïịt chuâng ta ăang sùưp xïịp quâ dû thûđa nhín lûơc? Nïịu nhûơng ngûúđi laơnh ăaơo, quăn lyâ dađnh mươt phíìn ăâng kïí thúđi gian (chùỉng haơn hún mươt phíìn mûúđi quyơ thúđi gian cuêa hoơ) vađo câc víịn ăïì liïn quan ăïịn quan hïơ con ngûúđi, câc tranh chíịp, bíịt ăưìng câ nhín v.v... thị gíìn nhû chùưc chùưn lađ úê ăíy cô sûơ dû thûđa nhín lûơc. Nôi mươt câch hịnh ănh, moơi ngûúđi ăang díỵm chín lïn nhau. Nhín lûơc khi ăô khưng cođn lađ phûúng tiïơn, mađ trúê thađnh mươt lûơc căn cho cưng viïơc. Trong mươt tưí chûâc tinh goơn, moơi ngûúđi cô khưng gian cíìn thiïịt ăïí lađm viïơc mađ khưng “va chaơm” nhau, ăưìng thúđi cô thïí lađm viïơc mađ khưng phăi míịt thúđi gian giăi thđch cưng viïơc cho nhûơng ngûúđi liïn quan.
quă quýịt rùìng hiïơn khưng cođn giûúđng nađo trưịng. Song viïn quăn lyâ súâm muươn thïị nađo cuơng tịm ra ặúơc mươt vađi giûúđng trưịng. Lyâ do lađ bươ phíơn tiïịp nhíơn khưng ặúơc thưng bâo ngay khi mươt bïơnh nhín vûđa xuíịt viïơn, trong khi nhûơng y tâ vađ bươ phíơn tđnh viïơn phđ laơi biïịt roơ ăiïìu nađy. Bươ phíơn tiïịp nhíơn bïơnh nhín chĩ kiïím tra sưị giûúđng bïơnh cođn trưịng vađo 5 giúđ sâng hađng ngađy, trong khi thúđi ăiïím mađ bâc sơ cho bïơnh nhín xuíịt viïơn laơi lađ... giûơa buưíi sâng, sau khi bâc sơ khâm bïơnh. Víịn ăïì vïì thưng tin úê ăíy ặúơc giăi quýịt khưng cô gị khô khùn: bươ phíơn y tâ cô trâch nhiïơm ặa mươt băn sao danh sâch bïơnh nhín xuíịt viïơn cho bươ phíơn tiïịp nhíơn bïơnh nhín.
Khưng chĩ cô truơc trùơc thưng tin, mađ thưng tin úê nhûơng daơng sai lïơch cuơng lađm tưịn thúđi gian.
Câc cưng ty chïị taơo thûúđng gùơp víịn ăïì vúâi nhûơng con sưị vïì săn xuíịt, nhûơng con sưị nađy cíìn phăi ặúơc “biïn dõch” cho câc nhín viïn úê bươ phíơn vùn phođng sûê duơng. Bươ phíơn săn xuíịt thûúđng chĩ dûơa trïn nhûơng con sưị trung bịnh – ăiïìu mađ câc kïị toân viïn ýu cíìu. Câc nhín viïn vùn phođng phín tđch săn xuíịt, ngûúơc laơi, cíìn nhiïìu hún thïị: câc con sưị tưịi ăa vađ tưịi thiïíu, ma tríơn săn xuíịt, sûơ dao ăương cuêa săn xuíịt... Ăïí cô ặúơc nhûơng thưng tin nađy hoơ phăi tưịn hađng giúđ ăưìng hưì ăïí ăiïìu chĩnh hay suy ăoân.
Viïơc quăn lyâ thúđi gian laơng phđ chĩ ra nhûơng nguýn nhín nïu trïn: dû thûđa nhín lûơc, tưí chûâc kêm, truơc trùơc thưng tin. Nhûơng víịn ăïì nađy cô thïí ặúơc sûêa chûơa nhanh hóơc chíơm, nhûng mươt khi câc víịn ăïì ăaơ ặúơc giăi quýịt thị chuâng ta seơ cô ặúơc thïm ríịt nhiïìu thúđi gian ăïí giăi quýịt cưng viïơc.
viïn tưí chûâc sûê duơng mươt tyê lïơ ăâng kïí trong quyơ thúđi gian vađo viïơc hươi hoơp thị ăô lađ díịu hiïơu cuêa mươt tưí chûâc kêm.
Mưỵi cuươc hoơp ăïìu kêo theo câc cuươc gùơp gúơ, hoơp nhôm nhoê sau ăô ăïí triïín khai, theo doơi câc víịn ăïì ăaơ bađn trong cuươc hoơp chđnh ban ăíìu. Tíịt că ăïìu ríịt tưịn thúđi gian. Do ăô chuâng cíìn phăi ặúơc ắnh hûúâng. Mươt cuươc hoơp khưng cô ắnh hûúâng khưng nhûơng chĩ tưịn thúđi gian mađ cođn lađ mươt ăiïìu nguy haơi. Trïn tíịt că, hươi hoơp khưng nïn trúê thađnh mươt quy luíơt mađ phăi lađ mươt “ngoaơi lïơ”. Mươt tưí chûâc mađ câc thađnh viïn gùơp gúơ, hoơp hađnh quâ nhiïìu lađ mươt tưí chûâc laơng phđ thúđi gian do ýịu kêm trong khíu tưí chûâc.
Cô nhûơng ngoaơi lïơ: Mươt sưị bươ phíơn trong tưí chûâc cô nhiïơm vuơ... hoơp, nhû Hươi ăưìng quăn trõ cuêa câc cưng ty Du Pont vađ Standard Oil of New Jersey: hoơ chĩ hoơp, nghe câc ýu cíìu vađ ra câc quýịt ắnh mađ thưi. Nhûng chđnh nhûơng cưng ty nađy cuơng ăaơ tûđ líu nhíơn ra rùìng vúâi mươt lyâ do tûúng tûơ, nhûơng thađnh viïn Hươi ăưìng quăn trõ cuơng seơ khưng ặúơc phêp lađm bíịt cûâ ăiïìu gị ngoađi nhiïơm vuơ hoơp vađ ra quýịt ắnh cuêa hoơ.
Nguýn tùưc lađ khưng bao giúđ ăïí cho câc cuươc hoơp trúê thađnh nguưìn nhu cíìu thúđi gian chuê ýịu. Quâ nhiïìu cuươc hoơp luưn cô nghơa lađ mươt cưng viïơc ăâng ra nïn lađm búêi mươt ngûúđi/mươt bươ phíơn bõ trăi rương ra trïn nhiïìu ngûúđi/nhiïìu bươ phíơn. Trâch nhiïơm bõ phín tân, thưng tin khưng ăïịn ăuâng ngûúđi cíìn nô.
4. Yïịu tưị cuưịi cuđng lađm laơng phđ thúđi gian lađ sûơ truơc trùơc trong thưng tin.
Quăn lyâ mươt bïơnh viïơn lúân liïn tuơc bõ lađm phiïìn búêi câc cuươc ăiïơn thoaơi tûđ câc bâc sơ, ýu cíìu tịm ra mươt giûúđng bïơnh cho mươt bïơnh nhín nađo ăô cíìn nhíơp viïơn. Bươ phíơn tiïịp nhíơn bïơnh nhín
Chuê tõch mươt ngín hađng quăn lyâ thúđi gian cuêa ưng ta theo câch trïn. Vađo thûâ Hai vađ thûâ Sâu, ưng ta cô câc cuươc hoơp vúâi câc ăưìng sûơ, giăi quýịt câc víịn ăïì hiïơn taơi, gùơp câc khâch hađng quan troơng v.v... Câc buưíi chiïìu thûâ Ba, thûâ Tû vađ thûâ Nùm ăïí trưịng khưng xïịp lõch, dađnh cho nhûơng víịn ăïì bíịt chúơt năy sinh. Riïng ba buưíi sâng thûâ Ba, thûâ Tû, thûâ Nùm ưng ta dađnh hùỉn ăïí giăi quýịt nhûơng víịn ăïì quan troơng, mưỵi víịn ăïì trong mươt khoăng thúđi gian 90 phuât.
Mươt phûúng phâp nûơa lađ sùưp xïịp mươt khoăng thúđi gian lađm viïơc taơi nhađ vađo mưỵi buưíi sâng.
Mươt nhađ quăn lyâ dađnh hùỉn 90 phuât mưỵi buưíi sâng trûúâc khi ăi lađm vađo cưng viïơc, trong mươt cùn phođng taơi nhađ, khưng nghe ăiïơn thoaơi tûđ bíịt cûâ ai. Tuy phăi lađm viïơc súâm hún, câch nađy cođn tưịt hún lađ ăem viïơc vïì nhađ vađ lađm trong că buưíi tưịi, sau khi ùn tưịi xong. Roơ rađng nhûơng nhađ quăn lyâ úê ăươ tuưíi trung niïn hóơc hún nïn ăi nguê súâm vađ thûâc díơy súâm lađm viïơc. Lyâ do chđnh cuêa viïơc ăem cưng viïơc vïì nhađ lađm buưíi tưịi lađ mươt lyâ do ríịt tïơ: nô giuâp baơn trânh nê, trị hoaơn viïơc xûê lyâ cưng viïơc vađ sùưp xïịp thúđi gian trong ngađy lađm viïơc.
Quan troơng hún nûơa lađ câch thûâc tíơp trung thúđi gian. Ăa sưị moơi ngûúđi thûơc hiïơn ăiïìu nađy bùìng câch dưìn nhûơng nhiïơm vuơ khưng quan troơng, nhûơng nhiïơm vuơ thûâ cíịp laơi vúâi nhau, bùìng câch ăô xôa boê ăi nhûơng “khoăng trưịng vïì thúđi gian” giûơa chuâng. Câch nađy toê ra khưng míịy hiïơu quă. Ngûúđi ta víỵn ûu tiïn (că trong suy nghơ vađ trong kïị hoaơch lađm viïơc) cho nhûơng cưng viïơc kêm quan troơng, nhûơng viïơc phăi lađm duđ ăông gôp khưng ăâng kïí cho hiïơu quă cưng viïơc. Kïịt quă lađ, taơo ra mươt sûâc êp vïì thúđi gian nhû câch trïn seơ lađm ănh hûúêng ăïịn quyơ thúđi gian cođn laơi (mađ