Nhađ quăn lyâ theo doơi vađ phín tđch viïơc sûê duơng thúđi gian, sau ăô nưỵ lûơc quăn lyâ thúđi gian seơ cô thïí xâc ắnh ặúơc quyơ thúđi gian anh ta cô ặúơc cho nhûơng cưng viïơc quan troơng. Nôi câch khâc, anh ta biïịt ặúơc mịnh cođn bao nhiïu thúđi gian cô thïí tuđy nghi sûê duơng cho nhûơng cưng viïơc quan troơng ăô. Vađ duđ baơn cô cùưt giăm cưng viïơc laơng phđ thúđi gian ăïịn ăíu ăi nûơa, thị quyơ thúđi gian nađy cuơng khưng phăi lađ nhiïìu!
Nhađ quăn lyâ úê cíịp cađng cao thị phíìn thúđi gian anh ta cô thïí kiïím soât vađ tuđy nghi sûê duơng cađng nhoê laơi. Tưí chûâc cađng lúân thị cađng tưịn thúđi gian nhiïìu cho câc quan hïơ bïn trong hún lađ cho hoaơt ăương vađ víơn hađnh cuêa nô.
Vị víơy, nhađ quăn lyâ hiïơu quă cíìn phăi nùưm chùưc, tíơp trung khoăng thúđi gian đt oêi mađ anh ta cô toađn quýìn sûê duơng. Anh ta hiïíu rùìng mịnh cíìn nhûơng khoăng thúđi gian liïn tuơc, ăuê líu ăïí lađm mươt cưng viïơc nađo ăô, cođn nhûơng khoăng thúđi gian ngùưn, bõ giân ăoaơn seơ khưng cô đch lúơi gị.
Bûúâc cuưịi cuđng trong quăn lyâ thúđi gian, do ăô, seơ lađ viïơc tíơp trung câc khoăng thúđi gian mađ sûơ theo doơi vađ phín tđch trûúâc ăô cho thíịy chuâng thuươc quýìn sûê duơng vađ kiïím soât cuêa nhađ quăn lyâ.
Cô nhiïìu câch ăïí lađm viïơc nađy. Mươt sưị ngûúđi lađm viïơc úê nhađ mươt ngađy trong tuíìn, ăô lađ câch tíơp trung thúđi gian phưí biïịn ăưịi vúâi ngûúđi lađm cưng tâc biïn tíơp hay nghiïn cûâu.
Mươt sưị ngûúđi khâc sùưp xïịp câc cưng viïơc mang tđnh chíịt sûơ vuơ (hươi hoơp, gùơp gúơ khâch hađng...) vađo hai ngađy cuơ thïí trong tuíìn, vađ dađnh buưíi sâng nhûơng ngađy cođn laơi cho nhûơng cưng viïơc ăođi hoêi tíơp trung thúđi gian liïn tuơc, khưng giân ăoaơn.
“Biïịt roơ băn thín mịnh” – cíu ngaơn ngûơ cưí nhùìm giuâp ngûúđi ta ăaơt ăïịn sûơ thưng thâi – lađ mươt nhiïơm vuơ khô thûơc hiïơn ăưịi vúâi con ngûúđi. Tuy nhiïn, ai trong chuâng ta cuơng cô thïí thûơc hiïơn ặúơc viïơc “biïịt roơ thúđi gian cuêa băn thín” nïịu chuâng ta thûơc sûơ muưịn vađ quan tím lađm ăiïìu ăô. Khi ăô baơn seơ cô nhûơng bûúâc vûơng chùưc trïn con ặúđng ăi túâi tđnh hiïơu quă trong cưng viïơc. nhađ quăn lyâ cô thïí tuđy yâ sûê duơng) vađ că cưng viïơc nûơa. Trong
vođng vađi ngađy hay vađi tuíìn, quyơ thúđi gian cođn laơi ăô seơ bõ chiïịm míịt búêi nhûơng viïơc vuơn vùơt múâi, nhûơng víịn ăïì múâi v.v...
Nhađ quăn lyâ hiïơu quă, thay vađo ăô, cíìn khúêi ăíìu bùìng viïơc xâc ắnh, ûúâc lûúơng thûơc sûơ hoơ cô bao nhiïu thúđi gian “cuêa mịnh”, sau ăô sùưp xïịp chuâng thađnh nhûơng khoăng thúđi gian liïn tuơc, khưng giân ăoaơn. Sau ăô, nïịu hoơ thíịy mươt sưị víịn ăïì ănh hûúêng ăïịn quyơ thúđi gian dûơ trûơ nađy, hoơ xem xêt laơi băng theo doơi sûê duơng thúđi gian vađ loaơi boê mươt sưị ýu cíìu vïì thúđi gian cuêa nhûơng hoaơt ăương khưng taơo ra lúơi đch. Nhû ăaơ nôi úê phíìn trïn, hoơ hiïíu rùìng sûơ cùưt giăm nađy khưng bao giúđ lađ quâ nhiïìu.
Tíịt că moơi ngûúđi phăi liïn tuơc quăn lyâ thúđi gian cuêa mịnh. Chuâng ta khưng chĩ ắnh kyđ theo doơi vađ phín tđch viïơc sûê duơng thúđi gian, mađ cođn ăùơt ra nhûơng haơn chôt vïì thúđi gian cho câc nhiïơm vuơ quan troơng, dûơa trïn ăânh giâ sùưp xïịp quyơ thúđi gian tuđy yâ sûê duơng.
Mươt nhađ quăn lyâ mađ tưi biïịt cô hai danh sâch theo doơi: Mươt danh sâch nhûơng nhiïơm vuơ khíín cíịp vađ mươt danh sâch nhûơng viïơc khưng thuâ võ gị song bùưt buươc phăi lađm; că hai danh sâch ăïìu cô nhûơng haơn chôt vïì thúđi gian cuơ thïí. Khi nhûơng thúđi haơn ăô bõ vi phaơm, anh ta biïịt rùìng thúđi gian ăaơ khưng ặúơc quăn lyâ tưịt vađ trúê nïn laơng phđ.
Thúđi gian lađ nguưìn lûơc khan hiïịm nhíịt, vađ nïịu nô khưng ặúơc quăn lyâ thị nhûơng nguưìn lûơc khâc cuơng seơ khưng ặúơc quăn lyâ. Ngoađi ra viïơc phín tđch thúđi gian vađ sûê duơng thúđi gian lađ mươt phûúng phâp cô hïơ thưịng, dïỵ thûơc hiïơn trong viïơc phín tđch cưng viïơc vađ xâc ắnh ăiïìu gị lađ thûơc sûơ quan troơng trong cưng viïơc íịy.
ắnh tưịt ăeơp mađ thưi. Ăiïìu nađy nghơa lađ: trong khi băn thín mươt quýịt ắnh hiïơu quă ặúơc dûơa trïn mûâc ăươ hiïíu biïịt mang tđnh khâi niïơm cao nhíịt, thị hađnh ăương thûơc hiïơn quýịt ắnh íịy cíìn phăi cađng gíìn vúâi mûâc ăươ ăún giăn cuêa cưng viïơc chûđng nađo tưịt chûđng íịy.
Ngûúđi đt ặúơc biïịt túâi nhíịt trong câc nhađ kinh doanh vơ ăaơi cuêa Myơ, ưng Theodore Vail, cô thïí ặúơc coi lađ ngûúđi ra nhûơng quýịt ắnh hiïơu quă nhíịt trong lõch sûê kinh doanh Myơ. Lađ chuê tõch hïơ thưịng ăiïơn thoaơi Bell (Bell Telephone System) tûđ 1910 ăïịn giûơa thíơp niïn 1920, Vail ăaơ xíy dûơng cưng ty nađy thađnh mươt cưng ty tû nhín tíìm cúơ thïị giúâi – mươt trong nhûơng cưng ty cô tưịc ăươ tùng trûúêng cao nhíịt.
Mươt vđ duơ khâc thuươc vïì Alfred P. Sloan. Jr. Ưng nađy nùưm quýìn laơnh ăaơo úê General Motors vađo nùm 1922, khi sûơ nghiïơp cuêa Vail sùưp ăïịn hưìi kïịt thuâc. Sloan lađ ngûúđi cô tđnh câch khâc hùỉn Vail, hoađn cănh cuêa cưng ty General Motors cuơng khâc cưng ty Bell. Tuy nhiïn, quýịt ắnh khiïịn Sloan ặúơc nhúâ túâi nhiïìu nhíịt – quýịt ắnh phi tíơp trung hôa cú cíịu tưí chûâc cuêa General Motors thị laơi cuđng mươt loaơi so vúâi nhûơng quýịt ắnh mađ Vail ặa ra cho hïơ thưịng ăiïơn thoaơi Bell trûúâc ăô.
Nhû chđnh Sloan nhúâ laơi trong cuưịn hưìi kyâ Nhûơng nùm thâng vúâi General Motors cuêa tưi (New York, Doubleday, 1964), khi ưng ta nhíơm chûâc nùm 1922, cưng ty cô cú cíịu tưí chûâc khâ loêng leêo. Nhiïìu bươ phíơn trûúâc ăô khưng líu cođn lađ nhûơng cưng ty ăươc líơp, múâi bõ GM mua laơi. Laơnh ăaơo câc bươ phíơn víỵn quăn lyâ chuâng nhû thïí ăô lađ cưng ty cuêa riïng hoơ!
Sloan nhíơn ra rùìng, ăíy khưng chĩ lađ mươt víịn ăïì ngùưn haơn vađ riïng leê gíy ra búêi sûơ sâp nhíơp vađ mua laơi, mađ lađ mươt víịn ăïì mang tđnh phưí quât cho câc doanh nghiïơp cô quy mư lúân nôi 17.