Chuâng ta ăïìu ăaơ nhíơn ra rùìng, ăïí quăn lyâ thúđi gian thị trûúâc hïịt cíìn theo doơi viïơc sûê duơng thúđi gian – tûâc lađ phăi biïịt roơ thûơc sûơ thúđi gian cuêa baơn ăi vïì ăíu. Cuơ thïí ăưịi vúâi câc cưng viïơc lao ăương chín tay (bao gưìm că lao ăương cô kyơ nùng vađ khưng cíìn kyơ nùng), tûđ ăíìu thïị kyê XX ngûúđi ta ăaơ biïịt câch theo doơi, ghi laơi thúđi gian cíìn thiïịt ăïí hoađn thađnh mươt cưng viïơc cuơ thïí. Ngađy nay cô leơ khưng cođn quưịc gia nađo laơi khưng âp duơng nhûơng phûúng phâp tûúng tûơ trong viïơc theo doơi thúđi gian mươt câch hïơ thưịng.
Tuy nhiïn, chuâng ta ăaơ âp duơng sûơ hiïíu biïịt nađy vađo câc cưng viïơc mađ thúđi gian khưng thít sûơ quan troơng. Trong lao ăương chín tay, sûơ khâc biïơt giûơa sûê duơng hiïơu quă vađ laơng phđ thúđi gian chuê ýịu lađ chi phđ vađ hiïơu nùng. Trong khi ăô, câc cưng viïơc cuêa ngûúđi lao ăương tri thûâc vađ cuêa nhađ quăn lyâ múâi liïn hïơ chùơt cheơ vúâi thúđi gian: sûơ khâc biïơt giûơa sûê duơng hiïơu quă vađ laơng phđ thúđi gian chđnh lađ tđnh hiïơu quă vađ kïịt quă cưng viïơc.
Vị víơy, bûúâc ăíìu tiïn trong viïơc hịnh thađnh tđnh hiïơu quă cuêa nhađ quăn lyâ lađ phăi theo doơi, ghi chêp câch sûê duơng thúđi gian thûơc tïị.
Câch thûâc theo doơi vađ ghi chêp viïơc sûê duơng thúđi gian khưng quan troơng. Mươt sưị nhađ quăn lyâ tûơ lađm ăiïìu nađy, mươt sưị khâc nhúđ thû kyâ lađm hươ. Ăiïìu quan troơng lađ phăi theo doơi thúđi gian
ặúơc coi nhû mươt cưng cuơ quăn trõ. Tíịt nhiïn baơn seơ phăi ăi nhiïìu, song duđ sao baơn cođn treê vađ nhû víơy cođn tưịt hún lađ nhíơn câc cưng viïơc tûđ mươt cíịp trïn mïơt moêi!
Cô nhûơng cuươc hoơp khưng nhíịt thiïịt nhađ quăn lyâ cíịp cao phăi ăïịn dûơ. Cô nhûơng giúđ thăo luíơn dađi dùìng dùơc trûúâc khi băn nhâp ăíìu tiïn cuêa mươt nghiïn cûâu ặúơc thưng qua. Hay trong câc phođng thđ nghiïơm, nhiïìu khi câc nhađ víơt lyâ hađng ăíìu phăi ngưìi viïịt mươt băn thưng câo, trong khi xung quanh ưng ta cođn ríịt nhiïìu ngûúđi cô thïí viïịt bùìng thûâ ngưn ngûơ dïỵ hiïíu hún, mađ hoơ cuơng lađ nhûơng ngûúđi cô kiïịn thûâc vïì víơt lyâ. Tôm laơi, mươt phíìn ăâng kïí cưng viïơc cuêa nhađ quăn lyâ thûơc ra cô thïí ặúơc lađm dïỵ dađng búêi nhûơng ngûúđi khâc, vađ do ăô chuâng nïn ặúơc chuýín cho nhûơng ngûúđi khâc.
“UÊy nhiïơm” lađ khâi niïơm thûúđng bõ hiïíu líìm. Tuy nhiïn gaơt boê nhûơng cưng viïơc mađ ngûúđi khâc cô thïí lađm ặúơc ăïí tíơp trung vađo nhûơng phíìn viïơc thûơc sûơ quan troơng cuêa băn thín thị thûơc sûơ lađ mươt bûúâc tiïịn quan troơng ăïịn tđnh hiïơu quă trong cưng viïơc.
3. Mươt nguýn nhín nûơa cuêa sûơ laơng phđ thúđi gian lađ viïơc nhađ quăn lyâ... lađm laơng phđ thúđi gian cuêa ngûúđi khâc. Ăiïìu nađy hoađn toađn nùìm trong phaơm vi ăiïìu chĩnh cuêa nhađ quăn lyâ vađ anh ta hoađn toađn cô thïí loaơi boê nô.
Hịnh thûâc laơng phđ nađy khưng cô “triïơu chûâng”, song víỵn cô nhiïìu câch nhíơn ra nô. Mươt trong sưị ăô lađ hoêi thùỉng ngûúđi khâc: “Tưi cô lađm gị laơng phđ thúđi gian cuêa baơn khưng?”. Ăùơt cíu hoêi ăô mươt câch nghiïm tuâc vađ thùỉng thùưn chđnh lađ mươt díịu hiïơu cuêa tđnh hiïơu quă.
Cíìn lûu yâ rùìng, câch thûâc mađ mươt nhađ quăn lyâ thûơc hiïơn cưng viïơc cô thïí lađm laơng phđ thúđi gian cuêa ngûúđi khâc.
ăô seơ víỵn diïỵn ra tưịt ăeơp nïịu ưng ta hay câc nhađ quăn lyâ cao cíịp cuêa cưng ty khưng ăïịn dûơ. Ưng ta cođn khâm phâ ra rùìng, nhiïìu khi sûơ chíịp nhíơn lúđi múđi cuêa mịnh chùỉng hïì ặúơc... chuê nhín cuêa bûơa tiïơc mong ăúơi, búêi hoơ chĩ múđi cho phăi phêp mađ thưi!
2. Cíu hoêi tiïịp theo cíìn ăùơt ra lađ “Hoaơt ăương nađo cô thïí ăïí cho ngûúđi khâc lađm mađ hiïơu quă víỵn tûúng tûơ, nïịu khưng muưịn nôi lađ tưịt hún?”.
Chuê tõch mươt cưng ty nhíơn thíịy rùìng, mươt phíìn ba sưị lúđi múđi ăi dûơ tiïơc hay ùn tưịi ăïìu ghi tïn cưng ty, tûâc lađ ai trong sưị câc cíịp quăn lyâ cíịp cao cuơng cô thïí ăi dûơ ặúơc.
Ngûúđi ta ăaơ nôi nhiïìu vïì “uêy nhiïơm” trong quăn trõ. Ăa sưị nhađ quăn lyâ úê câc tưí chûâc lúân ăïìu hay ặúơc “thuýịt giâo” vïì ăiïìu nađy! Tuy nhiïn, nhûơng thuýịt giăng ăô khưng cô míịy kïịt quă, ăún giăn lađ vị khâi niïơm “uêy nhiïơm” khưng cô yâ nghơa roơ rađng. Nïịu nô nghơa lađ ai ăô seơ phăi lađm mươt phíìn viïơc cuêa tưi thị roơ rađng lađ sai, vị ai cuơng ặúơc tră lûúng ăïí hoađn thađnh phíìn viïơc cuêa mịnh mađ thưi. Cođn nïịu uêy nhiïơm hađm yâ nhađ quăn lyâ lûúđi biïịng nhíịt lađ nhađ quăn lyâ tưịt nhíịt, thị cuơng hïịt sûâc vư lyâ.
Tuy nhiïn, tưi luưn thíịy nhiïìu nhađ quăn lyâ sau khi theo doơi viïơc sûê duơng thúđi gian liïìn mau chông cô thôi quen ăííy viïơc cho ngûúđi khâc. Ăiïìu nađy cuơng dïỵ hiïíu: khi nhịn vađo băng theo doơi sûê duơng thúđi gian nôi trïn, ngûúđi ta dïỵ dađng cô căm nhíơn rùìng seơ khưng thïí nađo cô ăuê thúđi gian ăïí mươt ngûúđi lađm nhûơng viïơc mađ anh ta cho lađ quan troơng, muưịn lađm hay cam kïịt seơ lađm. Câch duy nhíịt ăïí giăi quýịt tịnh traơng nađy lađ... ăííy viïơc cho ngûúđi khâc. Mươt vđ duơ vui do giâo sû C. Northcote Parkinson chĩ ra nôi rùìng, câch tưịt nhíịt ăïí thoât khoêi mươt ưng sïịp khô ûa lađ baơn kiïịm câch ăi cưng tâc khùưp thïị giúâi liïn tuơc. Mây bay trong trûúđng húơp nađy
nhiïìu viïơc khâc cíìn lađm, vađ ăa sưị nhûơng lúđi múđi nôi trïn khưng giuâp đch gị cho hiïơu quă cưng viïơc cuêa ưng ta că. Ngay líơp tûâc ưng ta loaơi boê chuâng vađ trúê nïn “xa rúđi quíìn chuâng”. Tuy nhiïn, vađi tuíìn hóơc vađi thâng sau ăô, ưng seơ ặúơc bâo chđ vađ truýìn thưng khuýịn câo vïì ăiïìu nađy, vađ súâm muươn thị võ tưíng thưịng seơ tịm laơi ặúơc sûơ cín bùìng cíìn thiïịt giûơa tđnh hiïơu quă vađ tíìn sưị xuíịt hiïơn trûúâc cưng chuâng.
Thûơc ra, viïơc cùưt giăm câc ýu cíìu thúđi gian nhoê nôi trïn khưng hađm chûâa ruêi ro nhiïìu lùưm. Thưng thûúđng, chuâng ta cô xu hûúâng ăânh giâ cao quâ mûâc tíìm quan troơng cuêa băn thín vađ dïỵ ăi túâi kïịt luíơn rùìng, cô ríịt nhiïìu viïơc chĩ cô băn thín múâi cô thïí lađm ặúơc! Thíơm chđ nhûơng nhađ quăn lyâ hiïơu quă nhíịt víỵn ăang lađm nhiïìu viïơc hoađn toađn khưng cíìn thiïịt.
Mươt trûúđng húơp ăiïín hịnh chûâng minh cho sûơ cíìn thiïịt phăi cùưt boê nhûơng ýu cíìu khưng cô lúơi vïì thúđi gian lađ viïơc tđnh hiïơu quă cao nhíịt ăưi khi laơi xuíịt hiïơn úê nhûơng ngûúđi bïơnh tíơt hay tađn tíơt ăang lađm viïơc. Cưị víịn bđ míơt cuêa Tưíng thưịng Roosevelt trong Thïị chiïịn thûâ thûâ II, ưng Harry Hopkins lađ mươt ngûúđi nhû víơy. Bõ bïơnh nùơng, híìu nhû khưng di chuýín ặúơc, ưng ta chĩ lađm viïơc ặúơc 1-2 giúđ mưỵi ngađy, do ăô ưng ta chĩ cô thïí tíơp trung vađo nhûơng víịn ăïì cưịt ýịu nhíịt, boê ra ngoađi moơi thûâ vuơn vùơt, khưng cíìn thiïịt. Thïị mađ ưng ta víỵn ăaơt hiïơu quă cao trong cưng viïơc vađ lađ ngûúđi cô thađnh tđch cao nhíịt trong Nươi câc chiïịn tranh cuêa Tưíng thưịng Roosevelt.
Trûúđng húơp trïn tíịt nhiïn lađ mươt ngoaơi lïơ. Song nô cho chuâng ta thíịy cô thïí quăn lyâ thúđi gian cuêa băn thín nhû thïị nađo nïịu thíơt sûơ cưị gùưng, cuơng nhû cô thïí loaơi boê nhûơng thûâ tưịn thúđi gian mađ khưng hïì ănh hûúêng ăïịn hiïơu quă ăô.
Giâm ăưịc tađi chđnh cuêa mươt tưí chûâc lúân khưng biïịt roơ rùìng, câc cuươc hoơp trong vùn phođng cuêa ưng ta ríịt laơng phđ thúđi gian: tíịt că câc cíịp dûúâi ăïìu phăi dûơ hoơp duđ ăïì tađi buưíi hoơp lađ gị ăi nûơa. Quâ nhiïìu ngûúđi ăïịn dûơ hoơp, ai trong sưị hoơ cuơng cưị toê ra quan tím vađ ăùơt mươt hai cíu hoêi; kïịt quă lađ cô ríịt nhiïìu cíu hoêi khưng hïì liïn quan gị că. Ngûúđi giâm ăưịc tađi chđnh chĩ biïịt ăíy lađ sûơ laơng phđ thúđi gian cho ăïịn khi ưng ta hoêi thùỉng cíịp dûúâi, vađ nhûơng ngûúđi ặúơc hoêi xâc nhíơn ăuâng nhû víơy. Trûúâc ăíy, ưng ta múđi hïịt moơi ngûúđi vị ngaơi rùìng ngûúđi khưng ặúơc múđi hoơp seơ khưng hađi lođng vị bõ cho ra rịa. Nay ăïí ăiïìu chĩnh, trûúâc khi hoơp ưng ta gûêi thưng bâo cho nhûơng ngûúđi cođn laơi nhû sau: “Tưi seơ hoơp vúâi câc ưng/bađ... vađo luâc... taơi... Nïịu ưng/bađ căm thíịy cíìn thưng tin hay thăo luíơn thị cô thïí cuđng tham gia hoơp. Tuy nhiïn, trong bíịt kyđ trûúđng húơp nađo thị sau buưíi hoơp moơi ngûúđi cuơng seơ nhíơn ặúơc biïn băn tôm tùưt cuươc hoơp, cuđng lúđi ýu cíìu nhíơn xêt cuêa quyâ võ”.
Thïị lađ thay vị tíịt că moơi ngûúđi ăïìu phăi dûơ hoơp suưịt că buưíi chiïìu, chĩ cíìn ba ngûúđi hoơp cương vúâi mươt thû kyâ trong vođng khoăng mươt giúđ ăưìng hưì. Moơi viïơc víỵn ặúơc giăi quýịt, vađ khưng ai căm thíịy bõ cho ra rịa că.
Ríịt nhiïìu ngûúđi hiïíu roơ vïì nhûơng ýu cíìu thúđi gian khưng cíìn thiïịt vađ khưng cô lúơi nhû trïn, song hoơ khưng dâm cùưt boê búât nhûơng ýu cíìu íịy. Ăún giăn lađ vị hoơ súơ vư tịnh cùưt boê míịt câi gị ăô quan troơng. Tuy nhiïn, thûơc tïị lađ nïịu baơn cô “cùưt boê” quâ mûâc vađ phaơm sai líìm, thị sai líìm ăô cuơng ặúơc sûêa chûơa dïỵ dađng vađ nhanh chông.
Vđ duơ, câc tín tưíng thưịng úê Myơ luâc múâi nhíơm chûâc ăïìu chíịp nhíơn ríịt nhiïìu lúđi múđi. Sau ăô, ưng ta chúơt thíịy rùìng mịnh cođn
ăaơt doanh thu thíịp vađ khô dûơ ăoân. Tuy nhiïn vađo giûơa nùm (kïịt thuâc quyâ 2), ban laơnh ăaơo luưn lađm mươt bâo câo vađ dûơ ăoân thu nhíơp cho că nùm. Khi bûúâc vađo quyâ 4, că cưng ty hưịi hă, khíín trûúng lađm sao cho khúâp vúâi nhûơng dûơ ăoân cuêa Ban laơnh ăaơo nôi trïn. Moơi ngûúđi ăïìu ríịt luâng tuâng. Thíơt ra khưng cô gị khô ăïí giăi quýịt “khuêng hoăng” kiïíu nađy: Thay vị ặa ra mươt con sưị cuơ thïí, cưị ắnh, Ban laơnh ăaơo nïn ăïì ra mươt dûơ bâo kïịt quă că nùm linh hoaơt, trong mươt mûâc giúâi haơn nađo ăô – ăiïìu nađy víỵn cô thïí lađm hađi lođng că Hươi ăưìng quăn trõ, cưí ăưng vađ cương ăưìng tađi chđnh. Vađ nhû thïị, mươt “khuêng hoăng” trong quyâ 4 cô thïí ặúơc giăi quýịt nheơ nhađng, thíơm chđ kïịt quă kinh doanh quyâ 4 cođn tưịt hún, do moơi ngûúđi khưng phăi míịt thúđi gian vađo viïơc tđnh toân sao cho kïịt quă phuđ húơp vúâi dûơ bâo cûâng nhùưc trûúâc kia.
Trûúâc khi ưng McNamara lađm Bươ trûúêng Quưịc phođng, mươt cuươc khuêng hoăng tûúng tûơ cuơng xăy ra úê Bươ nađy vađo thúđi gian ăíìu nùm, trûúâc khi kïịt thuâc nùm tađi chđnh vađo ngađy 30/6. Tíịt că câc nhađ quăn lyâ, că quín sûơ vađ dín sûơ úê Bươ Quưịc phođng ăïìu lađm moơi câch trong hai thâng 5 vađ 6 nhùìm tịm ra câc khoăn chi tiïu sao cho hïịt sưị tiïìn mađ Nghõ viïơn ăaơ phï chuíín cho nùm tađi chđnh. Nïịu khưng, hoơ súơ rùìng seơ phăi tră laơi ngín sâch ăaơ ặúơc duýơt chi. Tuy nhiïn, Bươ trûúêng McNamara ăaơ giăi quýịt víịn ăïì nađy nhanh chông: câc khoăn ngín sâch ặúơc phï chuíín nhûng chûa sûê duơng hïịt seơ ặúơc ặa vađo mươt tađi khoăn treo taơm thúđi, khưng cíìn phăi tră laơi.
Nhiïìu nùm trûúâc ăíy, khi tưi bùưt ăíìu lađm tû víịn, tưi phăi hoơc câch phín biïơt mươt nhađ mây ặúơc quăn lyâ tưịt vúâi mươt nhađ mây ặúơc quăn lyâ tưìi ngay că khi chûa biïịt ngađnh nghïì săn xuíịt cuêa nhađ mây ăô. Tưi súâm nhíơn ra rùìng nhađ mây quăn lyâ tưịt lađ mươt núi ýn lùơng, nhađm chân, khưng cô gị “híịp díỵn” xăy ra vị moơi