- Đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực bảo tồn và phỏt huy giỏ trị di sản
1.2.4. Tổ chức lưu trữ hồ sơ di sản
Cỏc hồ sơ khoa học sau khi được giao nộp tại cơ quan quản lý, cụ thể là Cục Di sản, Sở Văn húa Thể thao Du lịch và cỏc Phũng Văn húa huyện thỡ phải được vào sổ đăng ký. Sổ này được làm theo một mẫu thống nhất. Khi vào sổ hồ sơ phải vào lần lượt, theo thứ tự hồ sơ giao nộp.
Để tiện việc tra cứu và nghiờn cứu hồ sơ, tại cỏc kho lưu trữ người ta phải làm cỏc hộp phiếu tra cứu. Trong cỏc hộp phiếu này thụng tin về mỗi một hồ sơ sẽ được phản ỏnh trờn một tờ phiếu cỡ kớch cỡ quy định, bao gồm:
- Tờn hồ sơ - Mó số lưu trữ
- Nội dung chớnh của hồ sơ.
Cỏc phiếu mụ tả hồ sơ này sẽ được sắp xếp theo một quy cỏch nhất định.
Thụng thường người ta phõn nhúm hồ sơ theo nội dung (loại hỡnh di sản), sau đú trong mỗi loại hỡnh di sản lại sắp xếp theo vần chữ cỏi của tờn di sản. Khi cần nghiờn cứu hồ sơ, người đọc sẽ tra tỡm tờn di sản, mó số lưu trữ của hồ sơ và dễ dàng tỡm được hồ sơ đú trong kho lưu trữ.
Hiện nay, Cục Di sản văn húa thuộc Bộ Văn húa Thể thao và Du lịch đang ứng dụng một phần mềm để quản lý cỏc hồ sơ di tớch lịch sử văn húa đó được xếp hạng cấp quốc gia và cấp đặc biệt quan trọng. Sử dụng phần mềm này cỏc hồ sơ quản lý di tớch được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu (CSDL), trong đú cú thể quản lý toàn bộ cỏc thuộc tớnh của mỗi hồ sơ cụ thể là:
- Số đăng ký, - Tờn di tớch - Loại hỡnh di tớch - Địa điểm lưu giữ - Nơi xếp hạng,
- Số quyết định xếp hạng, ngày thỏng năm xếp hạng;
- Số quyết định xếp hạng bổ sung, ngày thỏng năm quyết định bổ sung; - Tờ trỡnh của UBND tỉnh về việc xin xếp hạng di tớch;
- Đơn xin xếp hạng di tớch của UBND tỉnh; - Lý lịch di tớch;
- Biờn bản quy định khu vực bảo vệ di tớch; - Ảnh di tớch;
- Bản vẽ kiến trỳc di tớch; - Tài liệu khảo sỏt;
- Tài liệu Hỏn Nụm
- Cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan: Cỏc tài liệu viết về di tớch, nhật ký trựng tu, tu bổ di tớch…
Hiện nay CSDL liệu này đang quản lý 3100 hồ sơ cỏc di tớch đó được xếp hạng trờn toàn cừi Việt Nam.
Việc ứng dụng tin học vào lưu trữ hồ sơ di sản sẽ giỳp việc tỡm kiếm cỏc hồ sơ này một cỏch nhanh chúng và hữu hiệu hơn, đồng thời cũng giỳp cho việc thống kờ, in danh mục theo yờu cầu được nhanh chúng, chớnh xỏc và thuận tiện.
Bờn cạnh việc quản lý Hồ sơ di tớch đó xếp hạng, trong những năm vừa qua cỏc Hệ thống bảo tàng cỏc tỉnh và bảo tàng trung ương đó ứng dụng một phần mềm quản lý hồ sơ hiện vật, trong đú bao gồm những thụng tin quan trọng nhất về từng hiện vật như:
- Tờn hiện vật - Niờn đại - Nơi lưu giữ - Chất liệu
- Mụ tả hỡnh dạng - Loại hỡnh
- Giỏ trị
…Mặc dự phần mềm này hiện nay chưa hoàn thiện, việc sử dụng chỳng cũn nhiều bất cập nhưng nú cũng đó mở đầu cho những cố gắng hiện đại húa việc lưu trữ hồ sơ quản lý di sản. Cục di sản hiện đang cú chương trỡnh nõng cấp phần mềm quản lý này.