Năng lực là một từ ngữ rất trìu tượng, khó định lượng và có rất nhiều quan điểm khác nhau [38,39].
Theo quan điểm của những nhà tâm lý học năng lực là tổng hợp các đặc điểm, thuộc tính tâm lý của cá nhân phù hợp với yêu cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định nhằm đảm bảo cho hoạt động đó đạt hiệu quả cao. Các năng lực hình thành trên cơ sở các tư chất tự nhiên của cá nhân nơi đóng vai trò quan trọng. Năng lực của con người không phải hoàn toàn do tự nhiên mà có, phần lớn do công tác, do tập luyện mà có (Khoa học công nghệ, 2010).
Theo từ điển Tiếng Việt thông dụng của NXB Giáo dục (tái bản năm 2009) thì năng lực là khả năng làm việc tốt [38].
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học (NXB Hồng Đức 2010) Năng lực được hiểu là khả năng điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có, phẩm chất tâm lý và sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao [39].
Theo thuật ngữ Hành chính (Hà Nội, 2002, trang 118, Viện nghiên cứu hành chính) năng lực là khả năng về thể chất và trí tuệ của cá nhân con người hoặc khả năng của một tập thể có tổ chức tự tạo lập và thực hiện được các hành vi xử sự của mình trong các quan hệ xã hội nhằm thực hiện được các mục tiêu, nhiệm vụ do mình đề ra hoặc do Nhà nước hay chủ thể khác với kết quả tốt nhất [40].
Có nhiều người thường đồng nhất năng lực với trình độ, bằng cấp, tuy nhiên thực tế thì nó chỉ là một điều quan trọng để hình thành năng lực, là cơ sở để có được năng lực. Năng lực của một người còn phụ thuộc vào kỹ năng trong thực tế và thái độ trong công việc của người đó.
Nói một cách tổng quát thì năng lực của con người là tổng hoà những điều kiện, những nhân tố chủ quan tiềm năng bên trong con người cùng tham gia vào công việc giải quyết, để xử lý một tình huống và để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong một môi trường xác định. Nói cách khác năng lực là khả năng sử dụng các tài sản, tiềm lực của con người như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất khác để đạt được các mục tiêu cụ thể trong một điều kiện xác định. Khả năng đó là quá trình biến tiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất để đạt được mục tiêu đã định trước.
Năng lực của cán bộ, công chức nói chung luôn gắn với mục đích tổng thể, với chiến lược phát triển của tổ chức và phải gắn với lĩnh vực, điều kiện cụ thể. Năng lực liên quan chặt chẽ đến quá trình làm việc, phương pháp làm
việc hiệu quả và khoa học công nghệ. Yêu cầu năng lực sẽ thay đổi khi tình hình công việc và nhiệm vụ thay đổi. Vì vậy, năng lực làm việc của cán bộ, công chức hay còn gọi là năng lực thực thi trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước của cán bộ, công chức là khả năng của cán bộ, công chức để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định.
Năng lực của công chức tư pháp - hộ tịch là khả năng sử dụng các kiến thức, tiềm năng của bản thân để đạt được các mục tiêu cụ thể.
Năng lực của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã thể hiện ở năng lực thực thi công vụ của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã trong quá trình làm công tác quản lý hành chính Nhà nước về lĩnh vực tư pháp. Đó là kiến thức, là những kỹ năng, những hành vi, cách ứng xử của công chức tư pháp - hộ tịch cấpxã cần có để thực thi công việc được giao.