1.2. Quy trình mơi giới bất động sản thổ cư
1.2.3. Nội dung quy trình mơi giới bất động sản thổ cư
1.2.3.1. Quy trình thu thập thơng tin về nguồn cung hàng hóa bất động sản a) Quy trình thu thập thơng tin vềhàng hóa bất động sản
Thơng tin về BĐS và các thơng tin khác có liên quan đến BĐS là cơ sở rất quan trọng cho việc thực hiện giao dịch, các quyền và lợi ích chứa đựng bên trong BĐS.
Cơng việc đầu tiên của nhà môi giới BĐS là việc thu thập đầy đủ, chính xác các thơng tin cần thiết về BĐS và các thơng tin có liên quan đến BĐS đó.Nhà mơi giới BĐS phải có nhiệm vụ cơng khai tất cả những thông tin đã thu thập được về các BĐS và phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin đó cho khách hàng.
Có thể nói thơng tin chính là năng lượng, là "máu" của dịch vụ môi giới BĐS. Sở hữu một lượng thông tin dồi dào, cơ bản và đa dạng về BĐS chính là thế mạnh quan trọng nhất của mỗi nhà môi giới mà không một chủ thể nào khác trong thị trường BĐS có được, trong đó điển hình là mơi giới BĐS thổ cư.Nội dung thơng tin về hàng hóa BĐS thổ cư cần được thu thập bao gồm:
Thơng tin về loại hình và vị trí của BĐS, các thông tin về kinh tế - kỹ thuật cơ bản của một BĐS thổ cư. Cụ thể hơn, thơng tin về vị trí của BĐS mà bất kỳ một người mơi giới BĐS nào cũng cần phải quan tâm, đó là vị trí địa lý và vị trí kinh tế của BĐS đó, hay nói cách khác đấy chính là tọa độ địa lý duy nhất của BĐS trên bản đồ khu vực và những ảnh hưởng từ môi trường kinh tế - xã hội xung quanh có tác động trực tiếp tới giá trị của BĐS. Lúc này, người môi giới cần phải lưu lại những đặc tính liên quan đến BĐS như: Quy mơ và diện tích BĐS, hướng của BĐS,hình dạng mảnh đất và các BĐS gắn liền trên đất, khoảng cách từ BĐS đó đến các nơi tiện ích cơng cộng xung quanh như bệnh viện, trường học, các cơ quan/tổ chức hành chính,khu vui chơi giải trí, cơng viên,… Tiếp đến là tình trạng kỹ thuật của BĐS, thể hiện qua kết cấu, kiến trúc của BĐS, thiết kế xây dựng bên trong và bên ngồi BĐS. Ngồi ra, cịn có các thơng tin về đặc điểm, tính chất, cơng năng sử dụng, chất lượng của BĐS, thực trạng các cơng trình hạ tầng kể cả những thông tin về trang thiết bị bên trong BĐS cũng cần người môi giới phải thu thập lại, để tránh xảy ra trường hợp rủi ro trong quá trình tư vấn khách hàng và q trình giao dịch BĐS.
Thơng tin về pháp lý, quy hoạch của BĐS được thể hiện thông qua một số tài liệu như: Trích lục Bản đồ quy hoạch chi tiết khu vực; Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Một trong các loại giấy chứng nhận nguồn gốc BĐS (trường hợp chưa được cấp GCN quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) bao gồm quyết định giao, cấp đất, chuyển mục đích sử dụng đất ở do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, hoặc quyết định phân nhà, phân đất của thủ trưởng cơ quan đơn vị.Trường hợp chủ BĐS có các giấy tờ kể trên nhưng khơng đúng tên chủ đang sử dụng thì phải có các giấy tờ kèm theo chứng minh, ví dụ như giấy tờ mua bán nhà, giấy tờ thừa kế, được chia, tặng cho BĐS đó. Ngồi ra, thơng tin về pháp lý BĐS cịn được thể hiện trên giấy phép xây dựng nhà, bản vẽ thiết kế xây dựng, sơ đồ vị trí BĐS và các bản vẽ khác (bản sao); Chi tiết về quy hoạch từ cơ quan có chức năng ở địa phương hoặc của văn phịng quy hoạch đơ thị (bản sao); Các hợp đồng mua, bán và cho thuê BĐS
(bản sao); Hoặc những tài liệu khác thể hiện tính pháp lý của BĐS về lịch sử sở hữu, sử dụng BĐS đó.
Thơng tin về vấn đề tài chính liên quan đến BĐS cũng là một trong những thông tin vô cùng quan trọng mà người mơi giới BĐS nào cũng cần nắm được. Cụ thể đó là thơng tin về giá cả mua bán, cho thuê, chuyển nhượng,… của BĐS mục tiêu. Người mơi giới có nhiệm vụ thu thập chính xác những thơng tin này nhằm mục đích tư vấn thơng tin đầy đủ tới khách hàng, đảm bảo những thông tin cung cấp đến khách hàng ln rõ ràng, chính xác và minh bạch. Bởi đây chính là nhân tố có tính ảnh hưởng quan trọng trong việc ra quyết định cuối cùng của khách hàng.
b) Quy trình xác định thơng tin về người cung bất động sản
Sau khi đã thu thập được một khối lượng thơng tin về hàng hóa BĐS thổ cư cần giao dịch nhất định, công việc tiếp theo mà người môi giới cần làm chính là tiếp tục tiến hành thu thập thơng tin về người cung BĐS, hay nói một cách khác đó là chủ sở hữu BĐS cần giao dịch. Người môi giới cần liên hệ trực tiếp tới người cung BĐS đó để có đề xuất hợp tác, tìm hiểu mọi thơng tin cá nhân của chủ BĐS đó nhằm xác định rõ ràng, cụ thể hơn về mối tương quan giữa BĐS và người chủ BĐS.
Hiện nay trên thị trường BĐS cũng có rất nhiều cách thức để người mơi giới tìm gặp được người đại diện cho bên cung BĐS.Phương thức đầu tiên có thể kể đến và đây cũng là cách mà đa số môi giới BĐS hiện nay đang áp dụng triệt để, đó là người mơi giới chủ động đi tìm người cung (cụ thể là những người đang có BĐS cần bán hoặc cần cho thuê). Người mơi giới thơng thường sẽ tìm kiếm người cung BĐS qua sách báo phổ thông, hoặc qua các trang mạng internet, bởi đây là nguồn thông tin dồi dào, cập nhật nhanh nhất về nhu cầu bán, cho thuê của chủ sở hữu BĐS, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế đang ảnh hưởng trực tiếp từ cách mạng cơng nghiệp 4.0 như hiện nay. Bên cạnh đó, các cơng ty kinh doanh, các cơ quan Nhà nước có chức năng quản lý như Bộ Xây Dựng, Bộ Đầu Tư, Bộ Cơng Thương,… là những nơi có chứa nhiều thơng tin về các dự án, cơng trình BĐS; Cơ quan đấu giá đất và BĐS, ngân hàng, nơi thế chấp, các cơng ty xây dựng, kinh doanh cũng là nơi có nguồn cung BĐS lớn. Qua đó, người mơi giới có thể xác định được thông tin về các chủ sở hữu BĐS đó.
Ngồi việc người mơi giới chủ động tìm kiếm thơng tin về chủ sở hữu BĐS, thì hiện nay cũng có rất nhiều trường hợp người cung BĐS tự tìm gặp rồi thơng tin
cho người môi giới về BĐS cần giao dịch của mình. Cụ thể, người cần bán (hoặc cần cho thuê) BĐS gọi điện trực tiếp hoặc thơng qua văn phịng cơng ty mơi giới tìm đến người mơi giới để cung cấp thông tin nguồn hàng BĐS cần giao dịch của mình. Trong thực tế, cịn có những trường hợp người cung BĐS thông qua bạn bè, người thân của họ giới thiệu người môi giới để làm việc.
Hiện nay trên thị trường BĐS thổ cư, người cung BĐS và người mơi giới BĐS cịn có thể liên hệ với nhau thơng qua các kênh trung gian, chẳng hạn đó là các văn phịng mơi giới nhà đất, nguồn thơng tin về BĐS cũng như người cung BĐS phong phú đến từ chính các đồng nghiệp, đối tác của người môi giới. Ở đây cũng cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng, tạo lập các mối quan hệ tốt đẹp cũng như cơ chế hợp tác trong cơng việc hợp lý giữa các sàn văn phịng mơi giới BĐS với nhau.
1.2.3.2. Quy trình thu thập thơng tin về cầu hàng hóa bất động sản a) Quy trình xác định thơng tin về người cầu bất động sản
Để giao dịch thành công được một BĐS đã xác định, chắc chắn người môi giới không thể dừng lại ở việc thu thập thông tin về người cung BĐS, mà cịn phải tìm kiếm thơng tin về người cầu BĐS, có nghĩa là các chủ thể đang có nhu cầu cần mua, th, th mua,… BĐS đó. Người mơi giới cần tìm hiểu, khai thác thơng tin về nhu cầu cụ thể của khách hàng, tương tự như việc khai thác thông tin về hàng hóa BĐS và người cung BĐS, thơng tin về khách hàng cũng cần chuẩn xác, đầy đủ, tạo tiền đề giúp khách hàng tìm được BĐS phù hợp với nhu cầu của họ.
Trong thị trường BĐS thổ cư hiện nay, người cầu về hàng hóa BĐS được phân loại thành nhiều dạng khác nhau, tuy nhiên trong nghiên cứu này chỉ phân tích chủ yếu hai dạng đối tượng cơ bản: Người mua BĐS và người thuê BĐS. Trong đó, người mua BĐS để phục vụ mục đích của họ như mua để ở, để kinh doanh, mua BĐS để đầu tư sinh lời hoặc để giữ làm tài sản riêng. Người thuê BĐS là các đối tượng đại diện cho văn phịng cơng ty, các sàn giao dịch, hoặc thuê BĐS để làm mặt bằng kinh doanh dịch vụ, thuê BĐS để ở,…
cũng cần phải chủ động đi tìm kiếm thơng tin về người cầu BĐS. Cụ thể người mơi giới có thể tìm gặp được người cầu BĐS qua các phương tiện thông tin đại chúng như internet, báo chí, quảng cáo,… hoặc thậm chí là bạn bè, người thân của chính người mơi giới, rất nhiều đối tượng có nhu cầu về hàng hóa BĐS.Ngày nay, đa số các công ty hoạt động trong lĩnh vực môi giới BĐS đều đào tạo nhân viên mơi giới của mình tìm kiếm thơng tin về người có nhu cầu mua/th BĐS thơng qua việc đăng tin rao lên các trang websites chuyên về lĩnh vực tin đăng BĐS. Người môi giới BĐS cũng có thể tận dụng tệp hồ sơ về khách hàng cũ – những người đã từng sử dụng qua dịch vụ của người môi giới để giới thiệu BĐS đến khách hàng, chủ động liên lạc với họ bằng những cách truyền thống như gọi điện, nhắn tin, hẹn gặp. Người môi giới phải nắm được chắc chắn và chính xác các thơng tin cá nhân của khách hàng, bao gồm họ và tên, địa chỉ thường trú, số Chứng minh thư (hoặc Căn cước công dân), địa chỉ và số điện thoại liên lạc, nơi làm việc,…
Ngoài ra, người cần mua/cần th BĐS thổ cư cũng có thể tìm gặp thơng tin trực tiếp cho người mơi giới về nhu cầu tìm mua/th BĐS của mình. Đó là trường hợp khách hàng chủ động đến văn phịng cơng ty BĐS hoặc chủ động liên hệ với người môi giới thông qua các kênh quảng cáo, tờ rơi, banner… của người môi giới. Một số trường hợp người môi giới và khách hàng gặp được nhau thông qua kênh trung gian, người mua/thuê BĐS được đối tượng khác giới thiệu với môi giới (khách hàng cũ của môi giới, người thân, bạn bè,…) hoặc qua các phương tiện thông tin đại chúng, mạng xã hội mà người mơi giới tìm gặp được khách hàng có nhu cầu về BĐS.
b) Quy trình thu thập thơng tin về cầu bất động sản
Những thông tin cần thu thập về cầu hàng hóa BĐS bao gồm thơng tin về u cầu của người cần mua/thuê đối với BĐS mục tiêu, thông tin về mục đích mua/thuê BĐS của người cầu BĐS, thơng tin về tình hình tài chính của người cầu BĐS.
Thứ nhất, đối với thông tin yêu cầu đối với BĐS cần mua/thuê, người môi giới cần phải truy vấn được một số tiêu chí thuộc về nhu cầu của người cần mua/thuê BĐS, chẳng hạn như:
trước khi lựa chọn mua hoặc thuê một BĐS. Xuất phát từ một số điểm đặc biệt của BĐS như BĐS có tính duy nhất, có tính cố định, mà bắt buộc người khách hàng phải quan tâm trước khi ra quyết định mua hoặc thuê một BĐS nào đó để phục vụ cho mục đích của mình, đó là vấn đề vị trí. Thơng thường, người cần mua/thuê BĐS sẽ có nhu cầu tìm kiếm những BĐS có vị trí thuận lợi cho cơng việc và cho gia đình của họ, đặc biệt là với khách hàng cần mua/thuê BĐS để phục vụ cho nhu cầu ở, sinh sống. Còn đối với những đối tượng khách hàng cần thuê BĐS để phục vụ mục đích kinh doanh dịch vụ, thì vấn đề vị trí lại càng trở nên quan trọng hơn cả. Đó là những loại hình BĐS như nhà đất mặt phố - đặc biệt là những tuyến phố sầm uất, có lưu lượng người qua lại cũng như dân cư sinh sống đông đúc, nhu cầu về mặt hàng mà người cần thuê BĐS đang kinh doanh đó phải tương đối lớn; hoặc những BĐS thổ cư có diện tích rộng, có đường ơ tơ chạy qua, gần nhiều cơ quan, văn phòng, trường học,…
Yếu tố tiếp theo quan trọng khơng kém phần vị trí, chính là các thơng số kinh tế - kỹ thuật của BĐS, như là diện tích và quy mơ BĐS, hướng của BĐS, đường ở phía mặt tiền của BĐS, tiện ích xung quanh BĐS, mơi trường, cảnh quan trong khu vực có BĐS đó,… Tất cả những thơng tin đó, bắt buộc người mơi giới phải nắm bắt được bằng cách truy vấn khách hàng của mình, thơng qua việc đặt các câu hỏi gợi ý cho khách hàng, nếu việc truy vấn đó càng được thực hiện kĩ lưỡng thì việc tìm ra một BĐS phù hợp với nhu cầu của khách hàng càng trở nên dễ dàng hơn.
Thứ hai, sau khi người môi giới khai thác được thông tin sơ bộ về nhu cầu của khách hàng đối với BĐS cần mua/thuê, thì người mơi giới cũng cần tìm hiểu về mục đích sử dụng BĐS sau khi mua/thuê của khách hàng. Khách hàng có thể mua/thuê BĐS do người môi giới BĐS giới thiệu để phục vụ các mục đích khác nhau của mình, điển hình như để ở, để tự kinh doanh, để đầu tư sinh lợi nhuận, hoặc để giữ làm tài sản riêng,… Vì mỗi một BĐS trên thị trường BĐS lại có một “sứ mệnh” riêng để phục vụ các mục đích sử dụng khác nhau của người mua/thuê chúng. Vậy nên từ đó, người mơi giới có thể dựa vào các mục đích sử dụng mà khách hàng cung cấp để tìm kiếm, kết nối đến nguồn cung BĐS phù hợp, tránh gây tình trạng làm mất thời gian
giữa các bên.
Thứ ba, người môi giới cần phải thu thập thơng tin về tài chính của bên người cầu BĐS. Bởi BĐS là loại hàng hóa đặc biệt, nó có giá trị vơ cùng lớn, nên thơng tin về tình hình tài chính của bên khách hàng cần mua/th BĐS lại đóng vai trị rất quan trọng. Lúc này, người mơi giới cần truy vấn về khả năng tài chính của khách hàng trước khi tìm mua/th một BĐS, hoặc những người có quyết định về mặt tài chính trước khi đưa họ đi xem một BĐS nào đó.
1.2.3.3. Quy trình tư vấn người cung – cầu bất động sản a) Quy trình tư vấn bên cung bất động sản
Trước hết nếu muốn tư vấn được cho bên cung BĐS, người môi giới cần phải có độ am hiểu nhất định về thị trường BĐS. Thông thường, một người môi giới BĐS cần tư vấn về các vấn đề liên quan đến BĐS cần giao dịch cho người cung BĐS, chẳng hạn như giá cả, pháp lý của BĐS, các thủ tục, giấy tờ cần có khi diễn ra giao dịch,… Đảm bảo lợi ích của phía người cung BĐS, đồng thời giúp giao dịch BĐS diễn ra thành cơng.
Quy trình làm hợp đồng mơi giới đối với bên cung BĐS
Cơng việc đầu tiên trong khâu quy trình tư vấn cho bên cung BĐS (bên cần bán hoặc cho thuê BĐS) mà bắt buộc bất kỳ một người mơi giới BĐS nào cũng phải thực hiện, đó là việc tư vấn dịch vụ mơi giới của mình đến với chủ sở hữu BĐS, đề nghị bên cung BĐS hợp tác với người môi giới, sử dụng dịch vụ của môi giới để BĐS của họ có thể nhanh chóng được giao dịch hơn. Sau khi đã tư vấn về dịch vụ môi giới cũng như những ưu điểm vượt trội khi người cung hàng hóa BĐS đồng ý sử dụng dịch vụ của mình, thì người mơi giới cần tiến hành việc ký kết hợp đồng