- Trung tâm chuyển giao khoa học công nghệ
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC
4.3.4. Nâng cao hiệu quả tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Quy mô của trường hiện nay ngày càng mở rộng, số lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ngày càng nhiều nên việc trường lựa chọn hình thức Nhật ký - Sổ Cái là không còn phù hợp. Đối với hình thức Nhật ký - Sổ Cái tuy đơn giản, dễ làm nhưng không thích hợp với việc kế toán trên máy vi tính do số cột của sổ Nhật ký - Sổ Cái là nhiều và không được xác định trước; việc đối chiếu số liệu giữa phần Nhật ký và phần Sổ Cái trên sổ Nhật ký - Sổ Cái không tiện lợi. Do đó trường lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo nguyên tắc hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán vì hình thức này dễ phân công lao động kế toán, kết cấu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Theo hình thức này, hàng ngày sau khi kiểm tra chứng từ và xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có, kế toán sẽ cập nhật dữ liệu vào máy vi tính. Phần mềm máy tính sẽ phản ánh tất cả nghiệp vụ lên sổ Nhật ký chung, sổ quỹ, sổ chi tiết theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Đồng thời vào Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết và lập Bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Một số nghiệp vụ kế toán đặc biệt như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, thanh toán với người mua, người bán, có thể mở sổ Nhật ký đặc biệt như sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký thu dịch vụ, Sổ nhật ký chi dịch vụ nhằm đảm bảo kiểm soát nội bộ toàn diện.
quản lý tài sản. Cụ thể ngoài việc mở sổ “Sổ TSCĐ” mà kế toán tài sản dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” (mẫu số S32 – H) giúp cho việc quản lý tài sản được chặt chẽ, kiểm kê cuối năm được thuận tiện, tránh tình trạng thất thoát.
Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại các khoa, phòng, ban, bộ phận sử dụng nhằm quản lý TSCĐ và công cụ, dụng cụ đã được trang bị cho các bộ phận trong đơn vị và làm căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê định kỳ.
Mỗi loại tài sản, công cụ, dụng cụ được ghi ở 1 hoặc một số trang sổ. Sổ có hai phần: Phần tăng và phần giảm. Cơ sở để ghi sổ đó là biên bản giao nhận TSCĐ, các phiếu xuất công cụ, dụng cụ, giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ, biên bản thanh lý TSCĐ.
Sổ này được mở cho từng khoa, phòng, ban, bộ phận trong đơn vị (nơi sử dụng) và lập thành 2 quyển, một quyển lưu ở bộ phận kế toán, một quyển lưu ở đơn vị sử dụng cộng cụ, dụng cụ, TSCĐ. Khi kiểm kê định kỳ hoặc cuối năm, kế toán sẽ tiến hành so sánh số liệu thực tế về TSCĐ, công cụ, dụng cụ hiện có tại từng khoa, phòng, ban trong trường với số liệu được ghi trên “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng” để phát hiện nguyên nhân chênh lệch nếu có và tìm ra biện pháp xử lý nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài sản trong đơn vị. (Xem phụ lục )