- Trung tâm chuyển giao khoa học công nghệ
2. Nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho
3.2.2.5. Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
Trường Đại học Tây Bắc thực hiện việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định tại Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính. Việc lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán do phòng Tài vụ đảm nhận, các chứng từ kế toán sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành từng bộ hồ sơ, bên ngoài ghi rõ các thông tin về thời gian, số hiệu. Sau đó được sắp xếp gọn gàng theo từng năm trên các giá, kệ tại kho lưu trữ để tiện cho việc kiểm tra sau này. Tuy nhiên, thực tế công tác tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán trong một số trường hợp vẫn còn nhiều tồn tại. Điều này do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan của đơn vị: do khó khăn về cơ sở vật chất nên chứng từ kế toán trong thời gian dài dễ bị ẩm mốc. Việc kiểm tra xử lý không thường xuyên do việc lưu kho không khoa học nên việc tìm kiếm mất nhiều thời gian. Nhiều tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ nhưng vẫn chưa được xử lý nên gây tình trạng tồn kho lớn, gây ảnh hưởng cho việc tiếp tục lưu trữ và bảo quản chứng từ. Đơn vị chưa mở sổ theo dõi chứng từ kế toán lưu trữ và quản lý chứng từ lưu trữ.
Ví dụ: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm TSCĐ
- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.
- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.
- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn liền với từng TSCĐ.
- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:
3.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trường Đại học Tây Bắc đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 19/2006/TT- BTC của Bộ Tài chính. Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong trường là hệ thống tài khoản kế toán HCSN, trường đã căn cứ vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mình và số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và chỉ tiêu hoá các tài khoản theo từng đối tượng bằng việc mã hoá các đối tượng đó một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và nhu cầu quản lý của đơn vị.
Nhìn chung, việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên các tài khoản về cơ bản theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Khái quát tình hình vận dụng tài khoản kế toán trong một số trường hợp như sau:
- Đối với kế toán tài sản: Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu là: TK 111, TK 112, TK 152, TK 153, TK 211, TK 214, TK 241, TK 466...
- Đối với kế toán thu, chi sự nghiệp: Kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản 511, TK 661, TK 008, TK 009.
- Đối với kế toán các khoản thu, chi khác: Kế toán chủ yếu sử dụng các TK 5118, TK 531, TK 661, TK 631.
- Đối với kế toán công nợ: Kế toán chủ yếu sử dụng các TK 311, TK 312, TK 331, TK 333, TK 334, TK 336, TK 241, TK 441, TK 461.
- Đối với kế toán nguồn kinh phí: Kế toán chủ yếu sử dụng các TK 461, TK 462, TK 008, TK 009. Chủ sở hữu TSCĐ Các quyết định (chứng từ mệnh lệnh) Hội đồng giao thận thanh lý TSCĐ Biên bản giao, nhận thanh lý TSCĐ (chứng từ Kế toán TSCĐ Bộ chứng từ Ghi thẻ Ghi sổ TSCĐ TSCĐ
- Đối với kế toán xử lý chênh lệch thu, chi: Kế toán chủ yếu sử dụng các TK 421, TK 431, TK 461.