MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TỰ BẢO ĐẢM MỘT PHẦN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
2.2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong tổ chức kế toán, vấn đề tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán là nội dung quan trọng, có tính chất quyết định đối với chất lượng công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và khoa học sẽ đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện với hiệu quả cao, phát huy triệt để vai trò của kế toán trong quản lý ở các đơn vị.
Bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động được hiểu như là một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối
lượng công tác kế toán. Bởi vậy, cơ sở để tạo thành bộ máy kế toán là khối lượng công tác kế toán cần thiết phải thực hiện và cơ cấu lao động kế toán có ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán chính là việc tập hợp các cán bộ kế toán để xác lập quan hệ phân chia công việc kế toán của đơn vị. Từ quan hệ phân chia công việc kế toán này sẽ hình thành bộ máy kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán trong từng phần hành cụ thể, đáp ứng yêu cầu quản lý ở các đơn vị.
Trong thực tế hiện nay có các mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau:
• Tổ chức bộ máy kế toán tập trung (một cấp)
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung
Theo mô hình này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng Kế hoạch - Tài chính trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Trường hợp đơn vị có các đơn vị trực thuộc, thì chỉ hiểu đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán trập trung không được mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng; toàn bộ việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng Kế hoạch - Tài chính trung tâm; các đơn vị trực thuộc có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ.
Ưu điểm: Tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị.
Nhược điểm: Hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi
hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
* Tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán
Theo mô hình này, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn, tài sản, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động tại cơ sở.
Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cấp cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước Nhà nước, các đối tác, nhà cung cấp, bên đầu tư, cho vay... Chỉ có đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân độc lập, đầy đủ, các cơ sở trực thuộc không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có
tư cách pháp lý để thành lập hay tuyên bố giải thể, phá sản đơn vị
Ưu điểm: Tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt
động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ,.. ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị,
Nhược điểm: Không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp
vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
* Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp
Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán để kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình trên. Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động gồm hai nội dung:
Thứ nhất, là quan hệ phân định công việc kế toán trong đơn vị: đơn vị sự
nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường có quy mô không lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn nên thường lựa chọn loại hình tổ chức kế toán tập trung áp dụng với bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến chức năng. Khi đó bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán mô hình hỗn hợp
- Thứ hai, là quan hệ bố trí nhân sự làm công tác kế toán (tổ chức lao động kế toán) để hình thành bộ máy kế toán thống nhất trong toàn bộ tổ chức, phù hợp với quan hệ phân định công việc đã xác định. Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản về tổ chức lao động kế toán, nội dung của tổ chức lao động kế toán là tổ chức các chức danh lao động kế toán cũng như số lượng cán bộ kế toán
Kế toán trưởng Kế toán nguồn kinh phí Kế toán tài sản, vật tư Kế toán chi hoạt động Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
trong một bộ máy kế toán.
Cơ sở để tổ chức bộ máy kế toán là khối lượng, tính chất, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; yêu cầu trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ gắn với cơ cấu lao động kế toán có ở đơn vị. Ngoài ra khi phân công lao động kế toán trong bộ máy còn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc khác như: nguyên tắc bất vị thân, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc tiết kiệm, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc chuyên môn và hợp tác hóa lao động…