MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TỰ BẢO ĐẢM MỘT PHẦN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
2.2.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trung thực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp. Cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, số kế toán và báo cáo kế toán là chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Vì, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ theo các quy định hiện hành.
Nội dung tổ chức thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ ở các đơn vị bao gồm: xác định danh mục chứng từ kế toán, tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Cụ thể như sau:
* Xác định danh mục chứng từ kế toán
Các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động là một trong những đơn vị HCSN có thu nên hệ thống chứng từ kế toán sử dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị này, gồm:
- Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị HCSN gồm 4 loại: Chỉ tiêu lao động, tiền lương có 15 mẫu; Chỉ tiêu vật tư có 6 mẫu; Chỉ tiêu tiền tệ có 10 mẫu; Chỉ tiêu tài sản cố định có 07 mẫu.
- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác: 27 mẫu.
toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn của Nhà nước đã ban hành mà xác định những chứng từ cần thiết sử dụng.
* Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán
Để thu nhận đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Đồng thời xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.
Tính trung thực của thông tin trên chứng từ quyết định tính trung thực của số liệu kế toán. Vì vậy tổ chức tốt nội dung này có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại đơn vị.
* Tổ chức kiểm tra và sử lý chứng từ kế toán
Kiểm tra chứng từ kế toán là việc xác định tính chính xác, đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ kế toán. Việc kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và ngay từ khâu này đã có thể phát hiện những sai sót hoặc có dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Vì vậy kiểm tra chứng từ kế toán cần đảm bảo các nội dung:
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị để kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Vì vậy, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, chính sách, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nước, cán bộ kế toán phải từ chối thực hiện nghiệp vụ. Đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp
thời, đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán không đúng thủ tục, nội dung, số liệu không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo nơi lập
chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục hoặc điều chỉnh.
Sau khi kiểm tra chứng từ đảm bảo các yêu cầu trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán: lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, lập bảng tính toán phân bổ chi phí, lập định khoản kế toán…
* Tổ chức sử dụng chứng từ
Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.
Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dung các số liệu trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các
chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi sổ.
Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình quản lý tài chính của đơn vị.
* Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng.
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.
- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.
có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.