MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TỰ BẢO ĐẢM MỘT PHẦN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
2.2.4.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị HCSN nên các đơn vị HCSN đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước và Chế độ kế toán HCSN.
* Xác định hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán ở các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động là thiết lập một bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết có đủ số lượng, chủng loại, kết cấu sổ theo một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị.
Như vậy, có hai vấn đề cần quan tâm trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán ở các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động là:
Một là, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với điều kiện của từng đơn vị; Hai là, lựa chọn mẫu sổ kế toán tổng hợp, mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp
với hệ thống tài khoản kế toán đã xây dựng.
Trong tổ chức hệ thống sổ kế toán thì hệ thống sổ kế toán tổng hợp được quy định bởi hình thức kế toán, vấn đề còn lại là tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết phù hợp với yêu cầu tính giá và hạch toán các phần hành kế toán. Vì thế việc vận dụng hệ thống sổ kế toán của các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin theo yêu cầu quản lý nội bộ, yêu cầu của người sử dụng thông tin bên ngoài.
- Tiện lợi cho việc ghi chép, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, tài chính, quản trị.
- Hạn chế việc ghi chép trùng lặp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc ghi sổ và xử lý số liệu trên sổ kế toán.
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo các quy tắc: Căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; Ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung của sổ; Ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở các đơn vị; Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi chép đúng quy định, không sửa chữa tuỳ tiện.
Trường hợp đơn vị ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Luật Kế toán và chế độ sổ kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp kế toán.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
* Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán theo một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị
Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Trong các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động do tính chất hoạt động không phức tạp, khối lượng hạch toán không lớn, số lượng nhân viên kế toán cũng như số lượng tài khoản không nhiều nên có thể vận dụng một trong 4 hình thức: