- Trung tâm chuyển giao khoa học công nghệ
3.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
2. Nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho
3.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Căn cứ vào quy mô, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán cụ thể mà trường có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Mỗi hình thức kế toán đều có 2 loại sổ, đó là Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. Số lượng, kết cấu của Sổ chi tiết do chế độ kế toán quy định trong các hình thức kế toán là giống nhau; còn số lượng, kết cấu Sổ tổng hợp lại khác nhau do hình thức kế toán quy định. Tuy nhiên tuỳ theo yêu cầu quản lý, trường có thể mở thêm một số loại sổ chi tiết khác. Sau khi đối chiếu số liệu ở các thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm giữa Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết thì số liệu giữa hai sổ này là căn cứ để lập các báo cáo tài chính.
Hiện nay, trường Đại học Tây Bắc là đơn vị hoạt động tập trung, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đơn giản, số lượng tài khoản sử dụng không quá lớn nên trường vận dụng các mẫu sổ theo Quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và các Thông tư sửa đổi, bổ sung số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và nay là Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006. Qua khảo sát thực tế cho thấy, trường hạch toán bằng phần mềm kế toán MISA dựa trên hình thức Nhật ký - Sổ Cái, danh mục mẫu sổ kế toán theo đúng quy định. Các sổ chủ yếu sử dụng là Sổ chi tiết thu học phí (Theo khoá, theo lớp); Sổ theo dõi dịch vụ đào tạo; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ TSCĐ; Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; Sổ chi tiết theo dõi sử dụng nguồn kinh phí; Sổ theo dõi dự toán; Sổ chi tiết thu, chi hoạt động sản
xuất, kinh doanh và thu khác.
Theo trình tự thời gian phát sinh của chứng từ, kế toán kiểm tra các yếu tố của chứng từ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các cửa sổ làm việc với các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Trong quy trình của phần mềm kế toán,
các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động chuyển vào Sổ tổng hợp (Sổ Nhật ký - Sổ Cái) cũng như các Sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Trường Đại học Tây Bắc đã thực hiện tin học hoá công tác kế toán nên chịu ảnh hưởng tất yếu vì giới hạn của phần mềm kế toán, việc thực hiện hình thức sổ kế toán không hoàn toàn đúng với các mẫu biểu đã quy định trong chế độ kế toán mà thường có sự cải tiến cho phù hợp với phần mềm và hệ thống thiết bị in ấn. Việc thiết kế các sổ có nhiều cột theo đúng chế độ kế toán thường khó khăn nên các phần mềm kế toán đều in sổ thành nhiều phần và cỡ chữ bé hơn bình thường. Do đó, việc kiểm tra, đối chiếu khó khăn hơn. (Xem phụ lục 02)
Nhà trường đã mở sổ kế toán đầy đủ theo quy định, tuy nhiên việc đối chiếu và kiểm tra các sổ chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà thường tập trung vào cuối quý, thậm chí cuối năm. Điều này làm cho việc cung cấp số liệu để lập báo cáo thường bị chậm trễ nên thông tin quản lý đưa ra có thể không kịp thời và thiếu chính xác.
3.2.5. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo tài chính trong trường Đại học Tây Bắc hiện được áp dụng theo quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NSNN. Báo cáo này dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước. Đồng thời để nâng cao chất lượng quản lý tài sản của đơn vị, kế toán còn lập thêm “Báo cáo kiểm kê tài sản cố định” và “Báo cáo kiểm kê dụng cụ lâu bền” vào thời điểm ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Thông qua các báo cáo tài chính giúp cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính cấp trên, công chức, viên chức, lãnh đạo nhà trường và các đối tượng khác có quan tâm đến hoạt động của đơn vị nắm được một cách toàn diện tình hình thu, chi và kết quả
hoạt động, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị trong kỳ kế toán.
Như vậy, hệ thống báo cáo kế toán áp dụng trong đơn vị gồm: báo cáo tài chính (Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Thuyết minh báo cáo tài chính) và báo cáo quản trị (Bảng cân đối tài khoản; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ).
Về cơ bản hệ thống báo cáo này đã đơn giản hoá về nội dung, biểu mẫu, phương phương lập... nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức công tác quyết toán tài chính trong đơn vị. Đến nay công tác lập báo cáo tài chính của đơn vị bước đầu đã đảm bảo yêu cầu cơ bản của chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp có thu. Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính đảm bảo thống nhất giữa các số liệu của các báo cáo tài chính có liên quan, góp phần thực hiện đúng chế độ Nhà nước và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài sản và kinh phí của đơn vị. Song bên cạnh đó việc lập và nộp báo cáo còn chậm so với quy định gây khó khăn cho công tác quản lý, kiểm tra của cơ quan cấp trên và cơ quan quản lý chức năng. (Xem phụ lục 03)