- Trung tâm chuyển giao khoa học công nghệ
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC
4.3.2. Nâng cao hiệu quả của tổ chức vận dụng chế độ chứng từ
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra, đôn đốc các cá nhân, tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, thực hiện các chế độ, chính sách về kinh tế, tài chính, kế toán của Nhà nước, tình hình kỷ luật tài chính, tín dụng... Để hoàn thiện việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trường cần làm tốt các công việc sau:
- Đối với khâu lập chứng từ:
Đối với trường Đại học Tây Bắc để phục vụ cho sinh viên thực hành cơ bản và làm thí nghiệm thì số lượng vật tư được sử dụng là tương đối nhiều và phát sinh liên tục. Việc theo dõi tình hình mua, nhập, xuất và quá trình sử dụng vật tư là một vấn đề phức tạp vì vừa nhiều về lượng lại có nhiều loại, nhiều phẩm cấp, chất lượng, xuất xứ khác nhau. Để tiết kiệm và bảo đảm quá trình sử dụng vật tư có hiệu quả trường nên xây dựng định mức sử dụng từng loại vật tư cho từng hoạt động. Từ đó bổ sung thêm vào phiếu xuất kho nội dung định mức sử dụng, qua nội dung này thì nhân viên kế toán và người duyệt chứng từ biết được giá trị vật tư cần sử dụng theo định mức và giá trị vật tư cần xuất dùng để kiểm soát trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời, có thể phát động phong trào thi đua tiết kiệm vật tư để qua phiếu xuất kho có thể xác định lượng và giá trị tiết kiệm cũng như bộ phận, cá nhân có thành tích.
Với giấy đề nghị tạm ứng: Theo quy định thì người xin tạm ứng phải thanh toán hết số tiền tạm ứng lần trước thì mới được tạm ứng tiếp theo, nhưng trên thực tế vì nhiều lý do khác nhau nên quy định trên có lúc không thực hiện được. Dẫn đến số tiền khê đọng tập trung ở một vài cá nhân chưa thu được về tạm ứng cuối kỳ là rất lớn, nhân viên kế toán rất vất vả trong việc đôn đốc thu nợ tiền tạm ứng. Do vậy với Giấy đề nghị tạm ứng cần bổ sung thêm một nội dung nữa vào chứng từ là số tiền còn nợ từ lần trước chưa thanh toán. Thông qua nội dung này mà kiểm soát được các quy định về tạm ứng ngay từ khi phê duyệt, ký phiếu chi tạm ứng.
Đối với việc xây dựng, sửa chữa TSCĐ cần có kế hoạch và tiến hành đúng quy trình, đầy đủ thủ tục cần thiết đảm bảo công tác nghiệm thu, thanh toán đúng quy định.
- Đối với khâu luân chuyển chứng từ:
Trưởng phòng Tài vụ phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ một cách khoa học, khép kín nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu, tăng tốc độ thông tin giúp cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản, sử dụng kinh phí và các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ kịp thời, đạt hiệu quả cao. Xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý, tạo điều kiện dễ dàng cho ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin.
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ:
Trường phải tăng cường công tác kiểm tra chứng từ, bao gồm kiểm tra kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau. Tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu của chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối kế toán được chính xác. Đặc biệt phải đối chiếu với các thông tin từ thực tế để chống thất thoát, tham ô, mất đoàn kết nội bộ.
- Đối với khâu lưu trữ,bảo quản chứng từ:
Trường nên có một nơi để lưu trữ, bảo quản chứng từ sổ sách, tài liệu kế toán riêng, đảm bảo về điều kiện kỹ thuật, tránh ẩm mốc, phải an toàn. Các chứng từ phải để trong tủ có khoá và phải sắp xếp một cách khoa học, phân loại theo thời gian để tiện cho việc lấy ra khi cần thiết, phải mở sổ thống kê theo dõi. Tài liệu kế toán đã đưa vào lưu trữ muốn lấy ra phải được sự đồng ý của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Bên cạnh đó, trường cần tuân thủ chế độ kế toán về thời gian đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ (chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính) đảm bảo cho việc cất trữ chứng từ sau khi hạch toán đúng chỗ, đúng nơi quy định, tránh hiện tượng thất lạc, mất mát chứng từ.
Cần xử lý tiêu huỷ kịp thời và đúng phương pháp đối với các chứng từ đã hết thời hạn bảo quản theo đúng quy định, vì lưu trữ quá thời hạn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ chung và gây kho khăn cho việc kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.