- Trung tâm chuyển giao khoa học công nghệ
2. Nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho
3.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại trường Đại học Tây Bắc 1 Tổ chức bộ máy kế toán
3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trường Đại học Tây Bắc thực hiện tổ chức kế toán tại đơn vị theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và Thông tư số 81/2006/TT - BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
Trường Đại học Tây Bắc hiện nay áp dụng mô hình kế toán hỗn hợp với số lượng 6 người, gồm:
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại trường Đại học Tây Bắc
- Trưởng phòng Tài vụ: là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính của trường, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập dự toán và kế hoạch thu chi tài chính; chỉ đạo việc chi tiêu, lập báo cáo và xin quyết toán kinh phí đã chi tiêu, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu, chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính các hạng mục đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định; giám sát đôn đốc công tác kiểm kê tài sản khi có yêu cầu của lãnh đạo; chỉ đạo công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán; cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho lãnh đạo, quản lý đơn vị.
- Phó phòng Tài vụ: là người giúp việc cho trưởng phòng, trực tiếp làm kế toán nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ.
- Kế toán tổng hợp: tập hợp và phân loại chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay; mở sổ chi tiết và tổng hợp để hạch toán; lập báo cáo kế toán các khoản thu, chi; lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm phục vụ cho quyết toán và quản lý tại đơn vị; lập dự toán kinh phí hàng quý, hàng năm.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thu (từ nguồn NSNN cấp, học phí, lệ phí, thu dịch vụ, thu sản xuất, kinh doanh) chi hoạt động, chi dự án, chi phục vụ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; giao dịch với ngân hàng, kho bạc để theo dõi các khoản chi trên cơ sở chứng từ (séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu); Đồng thời trực tiếp luân chuyển chứng từ kế toán cho kế toán tổng hợp, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán về tài
Phó phòng Tài vụ
Kế toán
thanh toán tài sản, Kế toán vật tư Kế toán lương, bảo hiểm Thủ quỹ tổng hợpKế toán
sản với số liệu kiểm kê (tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền cho vay, vật tư tồn kho, tài sản cố định đang dùng)
- Kế toán lương và bảo hiểm: dựa vào các tài liệu do phòng Tổ chức cán bộ cung cấp, hàng tháng tiến hành lập bảng thanh toán lương để tính lương phải trả và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp, các khoản trừ vào lương của cán bộ, công chức, viên chức; lập bảng kê trích nộp các khoản tính theo lương hàng quý bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; tính phụ cấp ưu đãi giảng viên theo quy định hiện hành và tiền thưởng theo quy chế chi tiêu nội bộ, tính tiền công cho các lao động hợp đồng ngắn hạn, ghi sổ kế toán, lập báo cáo các loại về tổng quỹ lương và các khoản trích theo lương theo yêu cầu của lãnh đạo. Đồng thời theo dõi thu học phí, lệ phí, thanh toán giờ chuẩn vượt định mức của giảng viên, học bổng sinh viên, học sinh; thanh toán các khoản thuê giảng, liên kết đào tạo; tập hợp chứng từ để phân loại và ghi sổ chi tiết tổng hợp các khoản thanh toán tạm ứng, thanh toán với người mua, thanh toán với người bán, thanh toán với các cơ quan chức năng như: thuế, bảo hiểm...
- Kế toán vật tư, tài sản: tiến hành kiểm tra, giám sát quá trình nhập, xuất vật tư tại trường; lập phiếu nhập, phiếu xuất và tiến hành mở sổ chi tiết để phản ánh vật liệu nhập, xuất, tồn kho phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập và triển khai các dự án ở trường. Tại trường việc nhập, xuất vật tư diễn ra không thường xuyên mà chủ yếu vào thời điểm sinh viên, học sinh thực hành và thi tốt nghiệp. Có một số chủng loại nhập vào xong thì xuất ngay hoặc xuất thẳng. Mặt khác, chủng loại vật tư phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập và triển khai các dự án thường không nhiều nên vận dụng phương pháp tính giá đích danh để hạch toán vật tư, dụng cụ. Ngoài ra phải lập báo cáo chi tiết và tổng hợp về vật liệu, dụng cụ theo yêu cầu của lãnh đạo; định kỳ hoặc cuối năm tiến hành kiểm kê vật tư khi có yêu cầu. Đối với phần hành kế toán tài sản: tiến hành tập hợp chứng từ tăng, giảm, sửa chữa TSCĐ để mở sổ và thẻ chi tiết TSCĐ. Cuối năm tính hao mòn TSCĐ theo quy định; kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ khi có yêu cầu theo chế độ kế toán hiện hành; lập báo cáo tình hình số hiện có và hiện trạng TSCĐ của đơn vị.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm nhập quỹ, xuất quỹ tiền mặt trên cơ sở các chứng từ thu, chi hợp pháp, hợp lệ và ghi sổ quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ quỹ và sổ kế toán tương ứng. Nếu có sai lệch, kế toán thanh toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Tiền hành kiểm kê quỹ theo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của trưởng phòng Tài vụ hoặc Hiệu trưởng.
Lao động kế toán trong trường Đại học Tây Bắc đều có trình độ chuyên môn bậc Đại học nên tổ chức bộ máy kế toán có nhiều thuận lợi, từ việc hoàn thiện công tác kế toán đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Hiện nay có sự trợ giúp đắc lực của phần mềm kế toán máy tính nên bộ máy tổ chức kế toán ở trường mới tạm thời đáp ứng được các yêu cầu công việc thường ngày. Ở phòng Tài vụ có sự phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán và mối liên hệ giữa các bộ phận kế toán trong quá trình tác nghiệp; đồng thời có sự hỗ trợ của các phần hành khác khi cần thiết nên tổ chức bộ máy kế toán của trường đã cơ bản thực hiện được nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính kế toán phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý. Tuy nhiên năng lực của một vài các nhân còn hạn chế nên xử lý các công việc còn nhiều lúng túng, đôi khi nhầm lẫn, thiếu chính xác.