5. Kết cấu đềtài
2.2.3.1. Hànhđộng giải quyết rủi ro và cơ hội
CTCPĐầu Tư- Dệt May Thiên An Phátđã thực hiện xem xét các vấn đềbên trong, bên ngoài và xác định nhu cầu và mong đợi của Công ty. Đồng thời xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết đểcung cấp sự đảm bảo rằng HTQLCL có thể đạt được kết quảnhư dựkiến, nâng cao các tác động mong muốn và ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn để đạt được sựcải tiến đối với HTQLCL.
Để đạt được điều này, Công ty đã hoạch định các biện pháp đểgiải quyết các rủi ro và cơ hội mà Công ty đã vàđang gặp phải bằng cách kiểm soát các quá trình. Các quá trình của Công ty (Được nêu trong điều khoản 2.2.1.4) sẽgiúp các đơn vị trong Công ty xác định được các quá trình cụthể. Các đơn vịsẽxác định các rủi ro và cơ hội dựa trên các quá trình cụthể để đưa ra các biện pháp hạn chếrủi ro. Các hoạt động trong mỗi quá trình sẽtương tác với nhau đồng thời bổsung cho nhau.
Dựa trên quá trình hoạt động của mỗi bộphận, những yếu tố được xem là mối nguy khi chúng gâyảnh hưởng đến kết quả đầu ra của hoạt động đó, không đápứng được yêu cầu của các bên liên quan, không tuân thủtheo đúng tiêu chuẩn và làm cho HTQLCL không có hiệu quả. Trưởng các đơn vịsẽtìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định nhữngảnh hưởng của rủi ro đối với kết quảcủa các hoạt động và phân tích
rủi ro cung cấp cơ sở đểxác định mức độrủi ro và quyết định vềxửlý, kiểm soát rủi ro. Tuy nhiên, việc phân tích, thống kê rủi ro đãđược các đơn vịthực hiện nhưng có một số đơn vịvẫn chưa thống kê đầy đủ.
- Tại phòng KỹThuật có thống kê rủi ro nhưng chưa đủbằng chứng thống kê và thống kê chưa đầy đủcác rủi ro xảy ra trong quá trình.
Tùy thuộc vào mức độnghiêm trọng và tính chất của rủi ro, các đơn vịsẽtiến hành thực hiện các biện pháp cụthể đãđưa ra trong “Quy trìnhđánh giá rủi ro”. Các hành động được lựa chọn đểgiải quyết rủi ro và cơ hội phải tương xứng với tác động đến sựphù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Công ty đã xây dựng thang đo, tiêu chí đánh giá và tiến hành đánh giá cho mức độ ảnh hưởng, tần suất ra của rủi ro như sau:
Mức độnghiêm trọng –Severity
Mức độMô tả Thang
điểm Nghiêm
trọng
Sai xót nghiêm trọng ảnh hưởng đến yêu cầu luật định, an toàn và chất lượng.
5 Cao Sai xót xảy ra trên đa số, ảnh hưởng hàng loạt 4
Mức độrủi ro (Risk) = Mức độnghiêm trọng (S) x Tần suất có thểxảy ra (L)
Cần lưu tâm
Sai sót phát sinh trong quá trình, cần phải được kiểm tra ngay trên quá trình và cuối quá trình
3 Chấp nhận Sai sót phát sinh trong quá trình,được loại bỏ thông qua
việc kiểm soát cuối quá trình
2 Rất nhỏ Ảnh hưởng không đáng kể, tự triệt tiêu trong quá trình 1 Không Hoàn toàn bình thường, không có ảnh hưởng gìđ ến các
yêu cầu của luật định, an toàn và chất lượng
Tần suất xảy ra –Likelihood
Khả năng xảy ra Tỉ lệ xuất hiện Thang điểm
Cao:Không thể tránh khỏi
>50% 5
40%-50% 4
Trung bình:Thường hay xảy ra
30%-40% 3
2
Thấp:Rất hiếm khi xảy ra
5%-10%
1 0%-5%
(Nguồn: Tài liệu vềQuy trìnhđánh giá rủi ro)
Chấp nhận
Không thể chấp n
Cần xem xét cải t
Đối với từng loại rủi ro (như phân loại trên đây), các đơn vịsẽquyết định các biện pháp đểxửlý và kiểm soát các loại rủi ro đó. Bên cạnh việc xác định các rủi ro và cơ hội đối với quá trình của Công ty, Trưởng các đơn vịsẽthực hiện các giải pháp kiểm soát rủi ro và đánh giá lại rủi ro của đơn vịtheo biểu mẫu sau:
Hình 2. 2: Biểu mẫu đánh giá rủi ro các quá trình
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Mặc dù các đơn vị đã xácđịnh đầy đủcác quá trình hoạt động của mình, tuy nhiên một số đơn vịchưa bổsung và cập nhật các rủi ro mới xảy ra và chưa đưa ra biện pháp khắc phục đểcó thểngăn chặn chúng trong quá trình thực hiện. Do đó, trong quá trình phân tích nguyên nhân xảy ra rủi ro của một số đơn vịchưa đúng và
5 10 15 20 25
4 8 12 16 20
3 6 9 12 15
2 4 6 8 10
chưa đủmạnh đểcó thểlàm triệt đểrủi ro. Qua quá trìnhđánh giá nội bộ, một số nguồn gốc gây ra rủi ro còn tồn tại trong Công ty bao gồm:
- Tại nhà máy May 1 chưa kiểm soát hết quy trình may làmảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, mặc dù nhà máy có đưa ra biện pháp khắc phục nhưng vẫn chưa hiệu quả.
- Tại nhà máy May 2, một sốrủi ro liên quan đến nguyên nhân bên ngoài nhà máy cần đưa ra biện pháp kiểm soát bổsung liên quan đến đơn vị đểxảy ra rủi ro cho nhà máy; các rủi ro phát sinh có sựlặp lại nên cần bổsung vào nhận dạng rủi ro đểcó biện pháp kiểm soát; nhà máy chưa đánh giá được rủi ro đãđược nhận dạng mà chỉ đánh giá rủi ro phát sinh.
- Phòng KỹThuật có thống kê, phân tích rủi ro của đơn vịcó thực hiện nhưng phương pháp thống kê chưa hiệu quả, giải pháp đưa ra chưa đủmạnh đểgiải quyết rủi ro xảy ra. Ví dụrủi ro: công nhân cắt vải vượt quá sốlượng cho phép của một đợt cắt nhưng việc kiểm tra phát hiện chưa được thực hiện tốt nhất, từ đó có thểdẫn tới rủi ro làm hưhỏng máy cắt hoặc các sản phẩm cắt ra không đápứng được các tiêu chuẩn kỹthuậtđãđặt ra.
- Phòng KỹThuật chưa nhận diện rủi ro cho các đơn hàng khi triển khai sản xuất và có một số phụliệu không có chuẩn chấp nhận, hướng dẫn phương pháp kiểm tra, vịtrí đo kích thước và thiết bị để kiểm tra đểphản ánh đúng kết quảsau kiểm tra.
- Mặt khác,ởKhối May có những rủi ro xảy ra trong nhà máy và nguyên nhân chủyếu là xuất phát từcác đơn vịliên quan như: phòng KỹThuật, phòng Nhân Sự,... Thông thường, nhà máy sẽ đưa ra giải pháp kiểm soát mà thiếu sựphối hợp, liên kết với cácđơn vịchính là nguyên nhân gây ra rủi ro. Điều này dẫn đến việc kiểm soát rủi ro không hiệu quảvà rủi ro có thểxảy raởcác đơn vịkhác.
Tài liệu về“Quy trìnhđánh giá rủi ro” luôn được thay đổi, bổsung của Công ty hoặc các tiêu chuẩn và do TGĐ Công ty quyết định. Căn cứvào tiêu chuẩn (6.1) của HTQLCL, các đơn vị đãđánh giá rủi ro các hoạt động trong quá trình thực hiện, tuy nhiên các đơn vịchưa xác định triệt đểcác rủi ro và chưa đưa ra các biện pháp
khắc phục đủmạnh đểphòng ngừa các rủi ro có thểxảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.