5. Kết cấu đềtài
2.2.4.5. Thông tin dạng văn bản
Công ty đã ban hành văn bản “Quy định kiểm soát thông tin dạng văn bản” với mục đích quy định cách thức kiểm soát thông tin dạng văn bản trong Công ty nhằm duy trì hiệu lực của hệthống quản lý; quy định cách thức trình bày hệthống văn bản trong Công ty nhằm thống nhất cách thức ký mã hiệu, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng một cách có hệthống và nhanh chóng.
Hầu hết các đơn vịtrong Công ty đã thành lập đầy đủcác văn bản cho các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, việc thực hiện lại bị động và các đơn vịbỏqua các quá trình trong lúc thực hiện.
- Tạo mới và cập nhật : Khi phát sinh nhu cầu tạo mới hoặc sửa đổi thông tin dạng văn bản, Trưởng đơn vịtiến hành soạn thảo, sửa đổi hoặc liên hệvới bộphận, phòng ban có trách nhiệm soạn thảo, sửa đổi đểyêu cầu soạn thảo, sửa đổi.
Trách nhiệm soạn thảo, xem xét và phê duyệt các văn bản được quy định cụ thể.
Văn bản được tạo mới cập nhật phải đảm bảo đúng theo quy chuẩn đãđưa ra vềphần nhận biết và mô tả(Logo của Công ty, tiêu đề, ký mã hiệu, ngày hiệu lực, lần soát xét, trang, phần theo dõi sửa đổi, họtên, chức danh và chữký người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt); quy định vềký mã hiệu các văn bản. Nội dung thông tin dạng văn bản được trình bày thống nhất theo quy chuẩn đãđưa ra (Bao gồm các mục sau: Mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu tham khảo, định nghĩa và các từviết tắt, nội dung, biểu mẫu tham chiếu).
Đối với thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài, trong quá trình thực hiện công việc, bộphận văn thư hoặc các phòng ban chức năng nhận tài liệu, quy định, các tiêu chuẩn, luật quốc tế, quốc gia hoặc các tài liệu do tập đoàn, nhà cung ứng, khách hàng,... cung cấp và trình choĐại diện lãnhđạo hoặc Trưởng đơn vịxem xét, phê duyệt. Nếu thông tin dạng văn bản đó phù hợp, thì sẽ được phân phối cho các bộphận liên quan đểáp dụng. Nếu không được phê duyệt, thì sẽ được hủy (nếu là bản mềm) hoặc lưu văn bản (nếu là bản cứng).
- Kiểm soát thông tinđược lập văn bản: Các văn bản của Công tyđều được kiểm soát yêu cầu của HTQLCL bằng cách ban hành “Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản” nhằm thống nhất cách thức ký mã hiệu, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng tài liệu, hồsơ và biểu mẫu một cách có hệthống và nhanh chóng. Quy
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn
SVTH: Nguyễn Đức Huy 73 Lớp K49B QTKD
Thực hiện soạn thảo, Sửa đổi. No Xem xét Phê duyệt Phân phối Cập nhật
Thu hồi và hủy bỏ
Lưu văn bản TAP- M04 TAP- TAP- M02 Đơnvị đượcphân phối,Thư ký ISO Trưởng các đơn vị Thư ký ISO Thư ký ISO TGĐ, PTGĐ, ĐDLĐ Thưký ISO, Trưởng đơn vị 7 6 5 4 3 2 1 Biểu mẫu Trách nhiệm Bước
trình nàyđã nêu rõ cách thực hiện việc kiểm soát các thông tin bằng văn bản theo các bước sau:
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: PGS. TS Nguyễn Khắc Hoàn
SVTH: Nguyễn Đức Huy 74 Lớp K49B QTKD
Trưởng các đơn vị
M03
Bảng 2. 5:Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Trưởng các đơn vị đã thực hiện việc cập nhật, phổbiến đến các bộphận liên quan trong đơn vịvà tiến hành kiểm soát tài liệu và hồsơ theo đúng quy trình. Mặc dù đãđưa ra quy định nhưng trong quá trình thực hiện, các đơn vịkhông tránh khỏi sai sót khi kiểm soát:
+ Hệthống tài liệu của Phòng KỹThuậtđã lỗi thời vềQuy chếtổchức, Hướng dẫn sửdụng thước dây đã lỗi thời nhưng chưa được soát xét cập nhật.
+ Hệthống Tài liệu của Nhà máy May 2, “Kếhoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm may” đã lỗi thời nhưng chưa được soát xét, thay đổi.
+ Do quy mô của công ty đang lơn dần, nên trong Danh mục tài liệu của Phòng Nhân sựQuy chếtổchức được ban hành cần được soát xét lại phần “yêu cầu kinh nghiệm” đểphù hợp với thực tếyêu cầu.
Căn cứvào tiêu chuẩn (7.5) của HTQLCL, Công ty đã cung cấp đầy đủcác thông tin được lập thành văn bản theo yêu cầu và các thông tin được tạo mới và cập nhật đãđiền đầy đủthông tin và được mô tảtheo đúng quy định. Tuy nhiên, các đơn vịvẫn chưađồng bộtrong việc cập nhật các thông tin và việc kiểm soát các thông tin chưa chặt chẽgây khó khăn trong việc soát xét.