5. Kết cấu đềtài
2.2.5.2. Các yêu cầu sản phẩm và dịch vụ
-Trao đổi thông tin với khách hàng:Công ty đã thực hiện quá trình traođổi
thông tin với khách hàng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ, các yêu cầu của hợp đồng hay trao đổi các thông tin phản hồi của khách hàng(được nêu trong điều khoản
2.2.4.4: Trao đổi thông tin). Theo đó, tùy thuộc vào mục đích và nội dung của cuộc
trao đổi, các đơn vịliên quan trực tiếp cùng với sựhỗtrợcủa một vài đơn vịcó liên quan khác thực hiện trao đổi với khách hàng. Các đơn vịtham gia sẽhỗtrợlẫn nhau để đảm bảo rằng trao đổi đầy đủthông tin cho khách hàng và họsẽchịu trách nhiệm vềcác thông
tin trao đổi với các khách hàng và đơn vịkhác.
-Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ: Sản phẩm của công ty là những đơn hàng lớn, do đóCông ty đã xácđịnh các yêu cầu liên quan đến
sản phẩm và dịch vụ để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụphù hợp với các yêu cầu luật định và chế định và đápứng đúng với yêu cầu của khách hàng. Ngoài việc đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của sản phẩm dịch vụvà yêu cầu của khách hàng, Công ty cònđảm bảo những công nhân trực tiếp làm ra sản phẩm, là những người liên quan trực tiếp đến từng sản phẩm được hưởng đầy đủnhững chế độnhư đã cam kết trong hợp đồng.Đảm bảo rằng, những công nhân làm việc luôn làm việc với tinh thần tựnguyện thì từ đó sẽcho năng suất lao động cao nhất.Đồng thời, khách hàng còn đánh giá các nhà máy đểnắm rõ tình hình sản xuất, cách bảo quản, sửdụng sản phẩm đúng theo quy định. Độ ẩm, nhiệt độ được kiểm tra và sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với từng đặc tính của sản phẩm, đảm bảo sản phẩm và dịch vụcung cấp thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Nhờvào các quá trìnhđánh giá và kiểm tra của khách
hàng, các đơn vị đã ghi nhận lại sựkhông phù hợp và liên tục cải tiến cho phù hợp với sản phẩm và dịch vụ.
- Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ:CTCPĐầu Tư-
Dệt May Thiên An Phátđã xem xét các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụtrước khi cung cấp cho khách hàng bao gồm các yêu cầu đưa ra bởi khách hàng(kểcảyêu cầu
đối với hoạt động giao hàng và sau giao hàng)và các yêu cầu mà khách hàng không
đưa ra nhưng cần thiết cho mục đích sửdụng và đặc tính của sản phẩm. Để đảm bảo rằng phát hiện và giải quyết một cách nhanh và kịp thời nhất những thay đổi trong hợp đồng với khách hàng, Công ty sẽthông báo cho khách hàng của mình khi có sự thay đổi trong hợp đồng vềcác nội dung như: vềnguyên phụliệu, mẫu mã sản phẩm hay quy trình sản xuấtảnh hưởng đến sựan toàn, chất lượng và qui định ban đầu của sản phẩm theo“Quy định thông báo cho khách hàng khi có sựthay đổi vềnguyên phụ
liệu, mẫu mã sản phẩm và quy trình sản xuất”đểgiải quyết sựthay đổi. Công ty có
thểthực hiện việc thông báo kết quảthửnghiệm của phòng thí nghiệm của bên thứba cho khách hàng tham khảo nếu khách hàng yêu cầu và các sản phẩm, bán thành phẩm, nguyên phụliệu của mã hàng có sựthay đổi sẽ được cách ly vào khu vực riêng chođến khi có quyết định cuối cùng của khách hàng. Công ty còn thực hiện việc dò tìm kim loại khi các sản phẩm và đo độ ẩm của các sản phẩm trước khi xuất hàng ra nước ngoài để đảm bảo rằng các sản phẩm được kiểm nghiệm chất lượng. Các đơn vị lưu giữlại hồsơ đểchứng minh rằng Công ty đã thực hiện đúng với các yêu cầu và làm bằng chứng cho sựcải tiến sau này.
Căn cứvào tiêu chuẩn (8.2) của HTQLCL, Công ty đã thực hiện kịp thời việc trao đổi thông tin với khách hàng và đãđápứng các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụkhi có sựthay đổiảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.