Rào cản do sự khác biệt về giao tiếp được thể hiện rõ nhất là trong giai đoạn đàm phán ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu giữa doanh nhân Việt Nam và doanh nhân Mỹ.
Trong phần giới thiệu về văn hoá Mỹ, người viết đã phần nào đề cập đến thói quen trong giao tiếp của người Mỹ. Qua đó có thể thấy phong cách giao tiếp của người Mỹ rất khác so với người Việt Nam. Sự khác biệt này có thể trở thành những rào cản lớn ngăn cản hai bên đạt được thành công trong cuộc đàm phán nếu không có sự hiểu biết và thông cảm lẫn nhau.
Khác với người Châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng, người Mỹ khi tiếp xúc bên ngoài rất “mở” nhưng bên trong lại rất “kín".Trong khi người Việt Nam thường rụt rè và thận trọng trong các cuộc giao tiếp quan trọng, thường chuẩn bị tâm lý và hình thức rất kỹ lưỡng thì người Mỹ lại rất thoải mái... Họ không quá quan trọng hoá vấn đề ngôn ngữ. Người Mỹ có thói quen dùng tiếng lóng ở mọi nơi, mọi lúc. Họ cũng không cầu kỳ trong cách ăn mặc. Nếu như ở nhiều nước, complet hay trang phục truyền thống là điều bắt buộc khi đi đàm phán thì người Mỹ có thể ăn mặc rất tự do thoải mái như khi đi làm bình thường hoặc thậm chí như khi đi chơi. Nhiều đối tác Việt Nam do không thông hiểu nên đã vội vàng kết luận là đối tác thiếu tôn trọng, không có thiện chí làm ăn với mình, nhanh chóng bỏ cuộc dẫn đến bỏ lỡ những cơ hội làm ăn quý giá.
Tuy sống thoải mái tự do nhưng người Mỹ rất có kế hoạch và trọng
nguyên tắc. Họ đặc biệt coi trọng sự đúng giờ. Trái lại, người Việt Nam thường không thích sống theo kế hoạch và hay đến trì hoãn, đến muốn trong các cuộc hẹn gặp. Đây là một trong những điểm mà người Mỹ rất có ác cảm và nhiều khi sơ suất nhỏ này cũng gây ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của cuộc thương lượng đàm phán.
Mặt khác, trong giao tiếp, người Việt Nam ưa sự tế nhị, ý tứ và tôn trọng sự hoà thuận. Để tránh phải ra những quyết định khó khăn lại mà vẫn giữ được sự hoà thuận cần thiết, người Việt Nam thường kéo dài thời gian hoặc trả lời vòng vo để không gây sốc đối với phía đối tác. Trái lại, các doanh nhân Mỹ rất thẳng thắn và có tính quyết đoán cao do ảnh hưởng của
chủ nghĩa cá nhân, luôn muốn bộc lộ ngay suy nghĩ của mình. Trong đàm
phán, sau vài câu xã giao ngắn gọn, người Mỹ lập tức dồn tâm trí vào những phút đàm phán đầu tiên. Nếu họ thấy có thể tiến tới, hàng loạt vấn đề sẽ được đem ra xem xét và thống nhất nhanh chóng ngay sau đó. Trường hợp ngược lại, nếu họ tỏ ra đăm chiêu hay bàng quan thì đó chính là dấu hiệu của cuộc thương lượng bất thành. Nếu cuộc đối thoại đã trải qua một khoảng thời gian dài mà vẫn chỉ đề cập đến những chuyện ngoài lề thì mọi cố gắng lôi cuốn thương nhân Mỹ vào chủ đề chính sẽ rất vất vả và có thể coi như đã nắm chắc thất bại trong tay.Thậm chí các thương nhân Mỹ đã nói rằng “Chỉ cần có 45 giây đồng hồ đầu tiên trong cuộc gặp gỡ để biết mình thành công hay thất bại”, do vậy chúng ta cần cố gắng lôi kéo sự chú ý của họ trong khoảng thời gian đó. Vì không hiểu rõ điều này nên nhiều đối tác Việt Nam đã tốn rất nhiều thời gian và công sức mà không đem lại kết quả gì.
Khác với phía Việt Nam, những nhà kinh doanh Mỹ đàm phán rất
nhanh chóng. Điều đó không có nghĩa là họ quá giỏi, quá sành sỏi và kinh nghiệm để đưa ra những quyết định chính xác ngay lập tức. Trên thực tế các doanh nhân Mỹ rất ưa sử dụng các hợp đồng mẫu, đây là cách họ tự bảo vệ về mặt pháp lý vì việc phải ký rất nhiều mẫu in sẵn sẽ khiến cho đối tác phải cam đoan từ bỏ (hay hạn chế nghiêm trọng) các quyền lợi của mình. Vì vậy, phía Việt Nam phải đọc thật kỹ các giấy tờ này. Người Mỹ cũng có thể nói có các quy định này nọ áp dụng cho lượng hàng tối thiểu, thủ tục thanh toán, giao hàng,...Điều này có thể gây hoang mang cho phía Việt Nam nhưng các doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý rằng, trừ các văn bản pháp luật của nhà
nước hay tiểu bang, chúng ta hoàn toàn có quyền phản đối bất kỳ điều gì mà họ đưa ra trong hợp đồng.
Trong giao dịch với thương nhân Mỹ, hợp đồng văn bản có vai trò hết sức quan trọng. Người Mỹ rất cẩn thận khi soạn thảo hợp đồng. Khác với phía Việt Nam, họ rất ác cảm với các hợp đồng sơ lược vì họ luôn dò xét chi tiết từng điều khoản, đây cũng là một trong những lý do khiến các thương nhân Mỹ thường sử dụng hợp đồng mẫu và rất tôn trọng ý kiến luật sư. Sau khi hợp đồng đã được ký thì nó có giá trị pháp lý tối cao và phía Mỹ luôn đòi hỏi các đối tác phải thực hiện đúng từng chi tiết của cam kết đó. Điều này có thể gây sốc đối với các thương nhân Việt Nam vốn quen với những hợp đồng sơ lược và thường trông cậy vào sự thông cảm của đối tác để sửa đổi hợp đồng khi gặp khó khăn. Các doanh nghiệp Việt Nam sẽ gặp thất bại nếu trông chờ vào điều này ở các thương nhân Mỹ vì đối với họ “Business is business”, kinh doanh chỉ là kinh doanh và các luật sư của họ sẵn sàng kiện chúng ta ra toà nếu chúng ta vi phạm cam kết.
Các thương nhân Mỹ rất ưa khoa trương và chuộng sự uy tín, nổi tiếng. Trong giao dịch, các thương nhân Mỹ thích sử dụng giấy chứng nhận các loại. Họ luôn lưu giữ và trưng bày các bằng cấp và giấy tờ liên quan đến các nhân vật có tên tuổi,...Điều này là nhằm chứng tỏ họ thuộc một giới cao cấp nào đó. Trong quan hệ mua bán thì đó là các lá thư khen ngợi của các công ty khách hàng. Do đó, đây cũng sẽ là một hạn chế đối với các doanh nghiệp Việt Nam mới đột phá vào thị trường Mỹ vì họ khó mà có được một tập thư xác nhận của những khách hàng có tên tuổi về sản phẩm của mình. Thật bất lợi cho phía Việt Nam nếu khách hàng hỏi “Đã có ai tiêu thụ sản phẩm của ngài chưa?” mà phải thừa nhận rằng ông ta là khách hàng đầu tiên của mình.
Một điều khác biệt nữa là tuy các công ty Mỹ bao gồm đủ loại với quy mô từ nhỏ đến lớn và mỗi quy mô đều có năng lực kinh doanh tương ứng với
tầm cỡ của họ nhưng trong giao tiếp với thương nhân Mỹ, mọi vấn đề đều được đặt trên quy mô lớn và giải quyết theo cách lớn. Điều này cũng thường khiến các doanh nghiệp Việt Nam vốn quen với kiểu làm ăn nhỏ lẻ phải bối rối.