Đầu tiên, để xuất khẩu đƣợc hàng hóa, doanh nghiệp xuất khẩu phải làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của Nhà nƣớc, cụ thể là phải có giấy phép xuất khẩu, không thuộc Danh mục hàng cấm xuất khẩu và phải bảo đảm các quy định, tiêu chuẩn liên quan đến hàng hóa.
Bƣớc thứ hai, bên bán cần thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán. Nếu thanh toán bằng L/C, bên bán cần nhắc nhở bên mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo thỏa thuận và kiểm tra L/C. L/C phù hợp thì bên bán tiến hành giao hàng, nếu không phù hợp thì thông báo cho bên mua và ngân hàng mở L/C để điều chỉnh. Trƣờng hợp thanh toán bằng TT trả trƣớc, thì bên bán cần nhắc nhở bên mua chuyển tiền đủ và đúng hạn.Sau khi ngân hàng báo có thì tiến hành giao hàng. Ngoài ra, còn rất nhiều phƣơng thức thanh toán khác, tùy theo từng phƣơng thức thanh toán mà bên bán phải thực hiện những công việc khác nhau.
Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một khâu rất quan trọng sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu. Trƣờng hợp bên bán là nơi sản xuất hàng, bên bán phải tiến hành thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, đóng gói, kiểm tra phẩm chất, … Trong trƣờng hợp bên bán không có chức năng sản xuất, bên bán phải liên hệ với các đối tác để
17 tiến hành ký kết các hợp đồng, huy động hàng hóa từ các nhà cung cấp trong nƣớc. Một khi hàng hóa xuất khẩu đƣợc chuẩn bị tốt, thì hoạt động xuất khẩu sẽ dễ dàng đạt đƣợc thành công hơn. Do đó, để thực hiện tốt giai đoạn này, ngƣời xuất khẩu cần phải nắm vững, quản lý tốt nguồn hàng và các nơi cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu để phòng ngừa các rủi ro.
Tiếp theo, hàng hóa cần phải đƣợc kiểm tra về phẩm chất, số lƣợng, trọng lƣợng, đặc biệt phải kiểm dịch nếu hàng xuất khẩu là động thực vật. Sau đó, bên bán phải làm thủ tục hải quan, thuê phƣơng tiện vận tải rồi tiến hành giao hàng cho ngƣời vận tải. Tùy theo loại hàng hóa, thời hạn giao hàng mà chọn phƣơng tiện vận tải sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, bên bán còn phải mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu, bên bán cần phải cân nhắc, lựa chọn điều kiện bảo hiểm sao cho đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả cao nhất. Sau khi giao hàng, bên bán cần lập bộ chứng từ thanh toán để xuất trình ngân hàng đòi tiền bao gồm: hối phiếu thƣơng mại, vận đơn, hóa đơn thƣơng mại, …Cuối cùng, sau khi việc giao dịch kết thúc, nếu không có bất kỳ khiếu nại gì, bên bán sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.