- Nguyên nhân chủ quan
XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỪA THIÊN HUẾ.
4.2.2.4. Thành lập Phòng quản lý xe máy
* Căn cứ đề xuất giải pháp
Trong công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp việc chuyên môn hoá là cần thiết để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao. Chuyên môn hoá để gắn quyền lợi với trách nhiệm vào một bộ phận cụ thể và từ đó làm cho lao động hoạt động có hiệu quả hơn và năng suất lao động ngày càng tăng.
Các Công ty xây dựng giao thông có đặc điểm là có rất nhiều máy móc thiết bị, nhất là các thiết bị để phục vụ thi công công trình. Công ty Cổ phần cơ khí-xây dựng công trình Thừa Thiên Huế cũng vậy, trị giá máy móc thiết bị chiếm hơn 90% trị giá tài sản cố định của Công ty, chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất. Mặt khác, trong những năm qua các XN, Đội xây dựng chủ động thuê ngoài trong công tác
sửa chữa máy móc thiết bị nên chi phí sửa chữa máy móc thiết bị chiếm tỷ lệ cao trong chi phí sử dụng thiết bị thi công (từ 35 đến 38%), có thể nói đây là nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ chi phí sử dụng thiết bị thi công quá lớn trong chi phí sản xuất. Điều này chứng tỏ Công ty chưa chú trọng đến công tác bảo quản, sửa chữa thiết bị, dẫn đến việc quản lý khoảng mục chi phí này ở Công ty đang gặp rất nhiều khó khăn.
Trên cơ sở đó việc thành lập thêm phòng quản lý xe máy chuyên quản lý các hoạt động sản xuất của tất cả các thiết bị liên quan đến các loại xe máy phục vụ thi công công trình là hết sức cần thiết, góp phần làm giảm chi phí sản xuất của Công ty.
* Nội dung giải pháp
Hiện tại, Công ty đang có XN cơ khí: XN này chuyên gia công sản xuất các công việc liên quan đến cơ khí như: Sản xuất khung nhà tình nghĩa, gia công sắt,…
Vì vậy, căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành thành lập thêm Phòng quản lý xe máy và sáp nhập XN cơ khí vào Phòng này. Trên cơ sở đó quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể và cơ chế hoạt động của Phòng quản lý xe máy như sau:
- Phòng quản lý xe máy có nhiệm vụ điều phối hoạt động của các thiết bị xe máy thi công trong các công trình Công ty đang thi công (kể cả việc thuê thiết bị ở ngoài) không để xảy ra tình trạng công trình này thừa công trình khác lại thiếu thiết bị. Việc quản lý điều phối có thể dựa trên bảng theo dõi xe máy như sau:
Bảng 4.1. Mẫu bảng theo dõi thiết bị của Công ty
STT Tên máy móc,thiết bị
Số lượng hiện có Công trình A Công trình … Nhu cầu Đáp ứng Thuê ngoài Nhu cầu Đáp ứng Thuê ngoài
1 Máy đào HITACHI 3 2 2 0 2 1 1
2 Xe lu rung YZ14 2 2 1 1 2 1 1
. . . .
Qua bảng theo dõi xe máy ta có thể nắm được một số cách tổng quát tình hình sử dụng xe máy thi công trên tất cả các công trường, từ đó có kế hoạch điều phối một cách hài hòa các thiết bị giữa các công trường, tiết kiệm được các chi phí di chuyển máy móc thiết bị. Tuy nhiên, bảng trên chỉ mới nắm tổng quát nhu cầu xe và số lượng đáp ứng cho từng công trình.
Khi biện pháp này được thực thi thì cần phải tạo ra nhiều bảng biểu cụ thể khác để theo dõi tình hình sử dụng máy móc thiết bị như: Ngày điều chuyển thiết bị, tiến độ công trình, thời gian sử dụng thiết bị ở công trình,...
Phòng quản lý xe máy phải có kế hoạch kiểm tra định mức sử dụng nhiên liệu của xe máy và thiết bị ít nhất là 6 tháng một lần, tất cả thiết bị vượt định mức giới hạn đều phải tạm ngừng hoạt động để sửa chữa hoặc thay thế.
Ngoài những công việc gia công các sản phẩm cơ khí, phòng quản lý xe máy cần có một đội ngũ kỹ thuật giỏi có thể đảm nhiệm được việc sửa chữa các thiết bị của Công ty khi có hỏng hóc. Việc thay thế phụ tùng đều phải thông qua Phòng quản lý xe máy trên cơ sở định mức thay thế và sổ theo dõi kỹ thuật của từng thiết bị, và cần đưa ra chế độ thưởng phạt công bằng đối với người sử dụng thiết bị.
Ví dụ: Đối với lái xe ô tô tải, định mức thay lốp là 10.000 km, nếu lái xe làm hỏng lốp khi mới đi được 8.000 km tức là chỉ đạt 80% so với định mức, thì khi thay lốp mới lái xe phải lấy tiền của mình bù vào 20% trị giá lốp mới. Nếu xe chạy được 12.000 km mới thay lốp tức là vượt định mức 20% lái xe sẽ được thưởng 10% trị giá lốp mới. Tuy nhiên lái xe phải chịu mọi phí tổn liên quan đến thiết bị nếu lỗi do người sử dụng gây ra.
Định kỳ hàng tháng Phòng quản lý xe máy phải có báo cáo tổng hợp tình trạng xe máy lên Giám đốc Công ty, tư vấn đề xuất với giám đốc việc đầu tư mới các thiết bị cần thiết hay loại bỏ các thiết bị quá cũ không còn hiệu quả trong sản xuất. Đối với thực trạng hiện nay của Công ty việc đổi mới trang thiết bị chỉ có thể thực hiện theo phương pháp thay thế dần mà không thể đầu tư đồng bộ, tuy nhiên việc thay thế dần cũng ưu tiên tập trung một chủng loại nhất định, tạo thuận lợi cho việc sửa chữa, bảo hành cũng như mua phụ tùng thay thế.
* Điều kiện thực hiện
Dự kiến nhân sự Phòng quản lý xe máy gồm 06 người, 01 trưởng phòng, 01 cán bộ kế hoạch điều độ, 01 cán bộ vật tư, 03 thợ sửa chữa. Ngoài ra Công ty cần xây dựng quy chế về bảo quản sửa chữa thiết bị trong đó quy định rõ trách nhiệm của Phòng quản lý xe máy, trách nhiệm của người quản lý công trình có thiết bị thi công và trách nhiệm của người sử dụng thiết bị.
Các xí nghiệp, các đội xây dựng phải dự kiến nhu cầu sử dụng các loại thiết bị, thời gian sử dụng,…hàng quý và gởi cho Phòng quản lý xe máy chậm nhất là ngày 15 tháng đầu tiên của quý để Phòng chủ động lập kế hoạch sử dụng và có phương án đi thuê nếu Công ty không đủ thiết bị.
* Hiệu quả
Giải pháp này được thực hiện tốt sẽ phát huy được hiệu quả ở những mặt chủ yếu sau:
- Quản lý được toàn bộ máy móc thiết bị của Công ty.
- Chủ động điều tiết việc sử dụng máy móc thiết bị, đảm bảo có thiết bị phục vụ và không bị gián đoạn thi công trên công trường.
- Phòng quản lý xe máy cũng có thể thực hiện chức năng phối hợp với các doanh nghiệp khác để khai thác hết công suất thiết bị của Công ty trong những giai đoạn Công ty chưa có việc làm.
- Giứp cho Ban lãnh đạo có kế hoạch trang bị mới máy móc thiết bị nhằm đem lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.