Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.1.3.3.Chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban trong Công ty
- Đại hội cổ đông: Mỗi năm họp một lần vào cuối năm để biểu quyết các vấn đề liên quan đến sản xuất kinh doanh, đề ra phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của những năm sắp tới và bầu ra Hội đồng quản trị khi hết nhiệm kỳ (ba năm).
- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan thường trực của đại hội cổ đông, do đại hội cổ đông bầu ra và được đại hội cổ đông uỷ quyền cho quản lý toàn bộ tài sản và hoạt động kinh doanh của Công ty trong phạm vi chức năng quyền hạng của mình. Chức năng của Hội đồng quản trị là chuẩn bị dự thảo và xem xét tất cả các văn bản, nghị quyết thuộc thẩm quyền quyết định của đại hội cổ đông. Duyệt kế hoạch, báo cáo của Ban Giám đốc, đưa ra những quyết định có tính chiến lược, điều chỉnh phương hướng sản xuất kinh doanh của Công ty,…
Hội đồng quản trị được triệu tập khi: Có dấu hiệu tài chính bất thường hoặc khi có 2/3 thành viên trong Hội đồng quản trị có yêu cầu. Hội đồng quản trị cùng Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước cổ đông.
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do đại hội cổ đông bầu ra có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nội quy, điều lệ, quyết định của đại hội cổ công và hội đồng quản trị. Cùng Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước cổ đông.
- Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
- Các Phó Giám đốc: Giứp việc cho Giám đốc điều hành các mặt công việc được phân công, uỷ quyền của Giám đốc. Các Phó Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Gồm 3 người: một phó giám đốc tài chính, một phó giám đốc kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều do Ban Giám đốc quyết định. Giám đốc phụ trách chung với sự tham mưu của các phó giám đốc, các phòng ban, các đội sản xuất,…
- Phòng Tổ chức - Hành chính - Nhân sự:
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm trong việc theo dõi quản lý hồ sơ cổ đông, hồ sơ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
+ Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực thực hiện theo bộ luật lao động, các chế độ chính sách liên quan đến lao động, hợp đồng lao động, soạn thảo các văn bản có liên quan về lao động để hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc…
+ Nghiên cứu phổ biến và tổ chức kiểm tra công tác an toàn lao động tại các công trình ở các bộ phận. Theo dõi lập kế hoạch, thanh quyết toán BHXH, BHYT, BHTN theo luật định. Điều tra, báo cáo các tai nạn trong Công ty.
+ Nghiên cứu đề xuất phương án trả lương hàng tháng, quý, năm và chỉ đạo thực hiện công tác thi đua khen thưởng kỷ luật trong Công ty.
+ Nghiên cứu đề xuất phương án đào tạo, thi nâng bậc lương, tuyển chọn nhân viên cho Giám đốc Công ty.
+ Mua sắm theo dõi việc sử dụng và bảo quản dụng cụ trang bị phục vụ cho bộ máy văn phòng. Quản lý khuôn dấu, công văn đi, công văn đến, báo chí và các công việc khác theo quy định cho nghiệp vụ tổ chức.
+ Lập kế hoạch quản lý, nhà, đất của Công ty và các đơn vị đang sử dụng, quản lý sửa chữa thường xuyên và điều phối xe con, quản lý điện nước, điện thoại và các công việc tạp vụ khác.
- Phòng Tài vụ:
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát kiểm tra quá trình luân chuyển vốn từ khi thanh toán vốn ở các chủ đầu tư cho đến thanh quyết toán cho các đơn vị. Căn cứ xác định khối lượng đã thi công đạt chất lượng của phòng kỹ thuật để xác định định mức cho các đơn vị thi công vay vốn.
+ Thực hiện việc áp dụng pháp lệnh kế toán do nhà nước ban hành có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc và phối hợp thực hiện nộp các chứng từ, báo cáo kế toán kịp thời, đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật.
+ Nghiên cứu và tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý sử dụng và điều tiết nguồn vốn Công ty đạt hiệu quả cao. Cân đối các nguồn để có kế hoạch vay vốn ngân hàng và chuyển vốn vay cho các bộ phận theo kế hoạch thi công.
+ Kiểm tra đôn đốc và trực tiếp chủ trì trong đối chiếu và thu hồi nợ, thanh quyết toán công trình. Kịp thời phát hiện các đơn vị kinh doanh kém hiệu quả để đề xuất Giám đốc có biện pháp xử lý.
+ Lập kế hoạch tài chính năm, kế hoạch huy động vốn vay, vốn lưu động tại ngân hàng.
+ Kiểm tra hướng dẫn các hoạt động tài chính của các đơn vị trong Công ty theo chế độ tài chính và các quy định nội bộ để có sự thống nhất. Đồng tthời theo dõi kiểm tra hồ sơ thanh toán công trình của các bộ phận.
+ Lập bảo lãnh dự thầu, cam kết cho vay khi trúng thầu và các văn bản liên quan đến hồ sơ đấu thầu. Trưởng phòng cùng tham gia xác định giá bỏ thầu. Quan hệ với các chủ đầu tư, ban ngành để thúc đẩy việc chuyển vốn kịp thời.
+ Nghiên cứu cải tiến các thủ tục tài chính, đề xuất điều chỉnh quy chế Công ty trong lĩnh vực phòng quản lý.
+ Khi có sự phân công của Giám đốc Công ty, quan hệ với các chủ đầu tư ban ngành để tìm hiểu thông tin về các dự án chuẩn bị đầu tư.
- Phòng Kế hoạch-Marketing:
+ Lập kế hoạch định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để tham mưu cho Giám đốc các phương án về quản lý và các nội dung kinh doanh có hiệu quả.
+ Lập các báo cáo thống kê, báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm.
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm trong quá trình tiếp thị, đấu thầu, nhận thầu, hợp đồng với bên A, khoán kinh phí xây lắp và hợp đồng với các đơn vị liên kết.
+ Quan hệ với các chủ đầu tư, các ngành, khách hàng tìm kiếm công việc. Được phép thực hiện các điều kiện thỏa ước trong quá trình giao dịch tìm kiếm công trình khi có sự đồng ý của Giám đốc.
+ Lập các hồ sơ đấu thầu, nhận thầu, soạn thảo các HĐKT, đồng thời tham gia ký kết các HĐKT với bên A và khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nghiên cứu các biện pháp thi công, giá cả vật liệu kể cả vận chuyển. Giá nhân công, thiết bị trong khu vực cụ thể của từng công trình để tính chi phí thi công hoàn thành công trình, giứp Giám đốc quyết định tỷ lệ phân cấp hạch toán chi phí cho các đơn vị trực thuộc và liên kết thi công các công trình.
+ Thường xuyên theo dõi các quy trình vận hành của quy chế để có hướng đề xuất điều chỉnh hợp lý kịp thời cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ từng giai đoạn.
+ Tổng hợp kế hoạch sản xuất của từng bộ phận (Đội) công trình hàng quý, năm để nắm được doanh thu thực hiện, sản phẩm dở dang, đối chiếu với tiến độ trong hợp đồng để có kế hoạch thúc đẩy thi công. Thanh quyết toán khoán chi phí xây lắp.
+ Lập kế hoạch phân bổ thiết bị công cụ cho từng bộ phận (Xí nghiêp, Đội) đồng thời lập bảng khoán khấu hao hàng năm, đảm bảo đủ bù đắp chi phí đã đầu tư có tích lũy để tái sản xuất và bù đắp các thiết bị mới đầu tư.
+ Kiểm tra, đôn đốc và giám sát việc đầu tư cho sữa chữa lớn các thiết bị đã được phân bổ về cho các bộ phận.
- Phòng kỹ thuật:
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát kiểm tra toàn bộ quá trình xây lắp công trình từ: nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu thanh toán, bảo hành công trình, hoàn chỉnh hồ sơ bàn giao thanh toán để chuyển sang phòng tài vụ.
+ Kiểm tra, đôn đốc việc lập tiến độ và thực hiện tiến độ từng công trình, từng bộ phận bảo đảm đúng theo hợp đồng đã ký với bên A.
+ Có quyền sử dụng các máy móc thí nghiệm hoặc thuê các cơ quan tư vấn để kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình trước lúc nghiệm thu bàn giao cho bên A.
+ Có quyền từ chối các khối lượng thi công không đảm bảo chất lượng hoặc đình chỉ thi công đối với các bộ phận thi công không đảm bảo chất lượng và trong vòng 24 giờ báo cáo với Giám đốc Công ty để có biện pháp xử lý.
+ Hướng dẫn và giám sát việc lập sổ sách theo dõi và hồ sơ kỹ thuật của công trình với các bộ phận để nếu có khối lượng phát sinh thì có biện pháp xử lý và bổ túc hồ sơ được kịp thời.
+ Trong quá trình theo dõi giám sát thi công của các bộ phận, nếu các bộ phận có nhu cầu thì xác nhận khối lượng thi công đảm bảo kỹ thuật để các bộ phận có điều kiện vay vốn.
+ Luôn nghiên cứu các ứng dụng KHKT, công nghệ mới trong quản lý và thi công các công trình.
+ Có trách nhiệm nghiên cứu để đề xuất điều chỉnh quy chế trong phạm vi lĩnh vực phòng quản lý.
+ Nghiên cứu và tham mưu cho Giám đốc để có các quy định cụ thể về công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng, thưởng, phạt trong nội bộ Công ty đối với từng công trình, từng kỹ thuật viên về mặt chất lượng và thúc đẩy tiến độ công trình.
+ Quản lý hồ sơ kỹ thuật từng công trình đảm bảo đầy đủ và khoa học. + Khi được sự phân công của Giám đốc cùng phối hợp trong việc tham gia lập hồ sơ đấu thầu, trưởng phòng cùng tham gia xác định giá bỏ thầu.
+ Khi được sự phân công của Giám đốc tiến hành quan hệ với các ban, ngành, chủ đầu tư để tìm hiểu thông tin về các dự án chuẩn bị đầu tư.
- Các Xí nghiệp và Đội xây lắp: Đứng đầu là Giám đốc xí nghiệp hoặc Đội trưởng, mỗi đơn vị xây lắp có ít nhất là một kỹ thuật, một kế toán đội và tuỳ theo công việc mà các đơn vị bố trí thêm các kỹ thuật để phụ trách thi công công trình cụ thể. Cơ chế hoạt động của các XN và Đội xây dựng tuân thủ theo Quy chế nội bộ của Công ty.