3. Tiến đến đích bằng cách thảo luận những gì có thể thực hiện
3.8. HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CỦA NHÓM
Vấn đề Hành vi đặc trưng Giải pháp Mâu thuẫn không lành mạnh • Công kích cá nhân • Chế nhạo • Một số thành viên im lặng trong những cuộc thảo luận sôi nổi
• Hay tranh cãi
• Không ủng hộ quan điểm của người khác
• Cử chỉ quá khích
• Loại bỏ sự chế nhạo và công kích cá nhân
• Yêu cầu các thành viên mô tả hành vi, thay vì chỉ trích các đặc điểm về tính cách
• Khuyến khích các thành viên bày tỏ quan điểm
• Điều chỉnh hoặc thiết lập quy tắc về việc thảo luận các chủ đề có thể gây bất đồng
Không đạt được sự nhất trí
• Ngoan cố bảo vệ quan điểm bất kể thông tin của những người khác
• Không đưa ra thông tin gì mới
• Không ai kết thúc cuộc thảo luận một cách thoải
• Khơi gợi những nhu cầu và mối quan tâm chính của các thành viên
• Thảo luận hậu quả của việc không nhất trí
• Hỏi xem các thành viên muốn có những điều kiện gì để hoàn tất cuộc thảo luận
mái Nhóm không giao tiếp tốt • Các thành viên thường ngắt lời hoặc lấn át người khác
• Một số người luôn im lặng
• Vấn đề chỉ được nói bong gió chứ không bao giờ được đề cập chính thức • Các thành viên chỉ giả định về ý nghĩa mà không chịu hỏi để làm rõ vấn đề • Các cử chỉ không phù hợp với những gì nói ra
• Điều chỉnh hoặc thiết lập các quy tắc thảo luận nhóm
• Kêu gọi tất cả các thành viên tích cực đóng góp ý kiến
• Thường xuyên yêu cầu các thành viên phải trình bày một cách cụ thể và kèm theo ví dụ minh hoạ
• Xử lý những cử chỉ hình thể mâu thuẫn với nội dung lời nói
• Cân nhắc việc sử dụng người hướng dẫn bên ngoài
Thiếu tiến bộ
• Các cuộc họp dường như lãng phí thời gian
• Các mục tiêu hành động không được hoàn tất đúng hạn
• Liên tục phải xem lại các vấn đề đã thực hiện trước đây
• Xác định lại phương hướng và đánh giá những việc còn lại
• Yêu cầu các thành viên xác định nguyên nhân trễ hạn và suy nghĩ tìm kiếm giải pháp cải thiện tình hình
• Trưởng nhóm nên ngăn cản việc xem lại những vấn đề đã qua bằng cách nhắc nhở nhóm về những quyết định trước đây và tập trung vào những bước tiếp theo
Không nhiệt tình
• Không hoàn thành nhiệm vụ
• Yêu cầu của trưởng nhóm về việc tham gia vào hoạt động chung phải
tham gia • Không tận tâm
• Thiếu tích cực trong cuộc họp
được các thành viên khác chia sẻ
• Hỏi các thành viên về lý do khiến họ không tận tâm
• Tìm cách giải quyết các lý do đó
• Đánh giá mức độ phù hợp giữa các thành viên với nhiệm vụ họ được phân công
Mục tiêu không rõ ràng
• Kết quả làm việc của thành viên mâu thuẫn với mục tiêu của nhóm
• Thành viên thoả hiệp quá nhanh trong cuộc thảo luận nhóm
• Nhóm đang lãng phí thời gian khi thảo luận những hành động không phù hợp với mục tiêu của nhóm
• Nhắc nhở các thành viên về mục tiêu của nhóm trong mỗi cuộc họp
• Hỏi xem mỗi hành động đang thảo luận sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu của nhóm
• Hãy đặt dấu hỏi trước sự nhất trí vội vàng và yêu cầu các thành viên đóng vai “người phản biện” trong các vấn đề mà mọi người nhanh chóng nhất trí
Lãnh đạo vô lý
• Trưởng nhóm không thu hút sự đóng góp của các thành viên
• Trưởng nhóm làm tất cả mọi việc
• Nhóm tụt hậu
• Mâu thuẫn trở nên không lành mạnh
• Không có tầm nhìn
• Hãy dũng cảm: Họp với trưởng nhóm để bày tỏ lo lắng về những thiếu sót trong phong cách lãnh đạo mà bạn nhận thức được
• Thử nghĩ xem bạn có thể trợ giúp như thế nào để trưởng nhóm lãnh đạo hiệu quả hơn – ví dụ: tình nguyện chia sẻ gánh nặng công việc
• Quan điểm lãnh đạo thiển cận, chỉ đại diện cho một trong nhiều thành viên
quyết được, hãy bày tỏ mối lo ngại với nhà tài trợ nhóm
Thiếu sự hỗ trợ của cấp quản lý
• Công việc của nhóm bị cấp quản lý từ chối
• Các nhà quản lý cấp cao tỏ ra không thoải mái với công việc của nhóm
• Các nguồn lực cần thiết không được cung cấp
• Ngăn chặn các vấn đề sau:
- Nhóm không có nhà tài trợ phù hợp
- Nhà tài trợ không ủng hộ các mục tiêu và nguồn lực của nhóm
- Nhà tài trợ hay thành phần liên quan không được thông báo đầy đủ về tiến độ của nhóm
• Làm việc với nhà tài trợ để làm rõ bản tuyên bố và nguồn lực của nhóm
Thiếu nguồn lực
• Công việc của nhóm không được thay thế hay quy đổi với trách nhiệm công việc thường nhật
• Không có ngân sách cho các nguồn lực cần thiết hoặc thiếu sự tham gia từ bên ngoài
• Thương lượng về sự chuyển đổi công việc với nhà tài trợ và cấp trên trực tiếp của các thành viên
• Thương thảo ngân sách
• Nếu nhà tài trợ và thành phần liên quan không thu xếp thời gian và nguồn lực cần thiết, nhóm sẽ không thể thành công; lúc đó, hãy cân nhắc đến khả năng giải tán nhóm.
Không biết sai ở điểm nào
• Liên hệ với bộ phận nguồn nhân lực để nhờ tư vấn.