Các công cụ giải quyết vấn đề

Một phần của tài liệu Chương 3 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM ppt (Trang 54 - 68)

Công não là một nhóm ý tưởng không hạn chế do một nhóm đưa ra, không có ý kiến phê bình chỉ trích hay đánh giá để tìm ra những ý tưởng mới. Đối với các công ty hay tổ chức lớn, quá trình giải quyết vấn đề được tiến hành theo hai nhóm riêng rẽ: phát triển ý tưởng và đánh giá ý tưởng. Phát triển ý tưởng do những người có trí tưởng tượng phong phú, có khả năng tư duy trừu tượng, có khả năng khái quát hóa cao đảm nhận. Đánh giá ý tưởng do những người có óc phân tích, đánh giá sâu sắc và có khả năng phê bình sắc sảo đảm nhận.

Khi tiến hành cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:

1. Loại trừ sự chỉ trích, phê bình: Những người tham gia phải từ bỏ các ý kiến phê bình trong suốt quá trình tìm và phát triển ý tưởng của nhóm.

2. Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do: Các ý tưởng được đưa ra trong bầu không khí càng thoải mái tự do, cởi mở càng tốt. Đồng thời người đề xuất ý tưởng không bị hạn chế về nội dung và không phải chứng minh tính chất đúng đắn cũng như tính hiện thực của ý tưởng. Có nhiều ý tưởng ban đầu trông có vẻ ngớ ngẩn, khác thường nhưng khi thực hiện lại đem lại kết quả vượt trên sự mong đợi.

3. Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt: khi càng có nhiều ý tưởng thì càng

có nhiều khả năng tìm được những giải pháp hữu ích.

4. Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác: Trong quá trình phát triển ý

tưởng, thành viên có thể đưa ra các ý tưởng riêng dựa trên sự phát triển ý tưởng của người khác. Hoặc có thể kết hợp nhiều ý tưởng thành một ý tưởng mới

Có một số trạng thái tâm lí thường xuất hiện trong các hoạt động, cần tránh phạm phải những trạng thái này để không cản trở sự sáng tạo của cá nhân và của toàn nhóm, dưới đây là một số lời khuyên cần ghi nhớ và thực hiện:

- Đừng cố tìm một câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn và sự hiểu biết của

mỗi người mà mỗi vấn đề có thể có nhiều câu trả lời đúng, nên đừng cố tìm một câu trả lời đúng nhất.

- Đừng luôn cố gắng tuân theo logic: Sự hợp lí không phải lúc nào cũng

chiếm ưu thế, mà thường có nhiều sự trái ngược giữa tình cảm của con người và nguyên tắc của tổ chức.

- Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới

và cải tiến thì cần biết nghi ngờ và xem xét những giới hạn không rõ ràng đối với tư duy.

- Đừng quá lệ thuộc vào hiện thực: Có nhiều ý tưởng không thực tế có thể

trở thành nhữnh bàn đạp để sáng tạo.

- Đừng cố tránh sự không rõ ràng: Sự sáng tạo có thể bị cản trở bởi sự quá

khách quan hay cá biệt hoá.

- Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể làm tê liệt

quyết tâm thực hiện những ý tưởng hay.

- Thêm một chút hồi tưởng: những trò chơi khôi hài thời thơ ấu sẽ có thể là

những gợi ý hay cho hiện tại, hoặc một hình tượng đã bắt gặp ở đâu đó cũng có thể là một điểm trong ý tưởng.

- Tránh tình trạng quá biệt lập: Sự kết hợp chéo giữa các lĩnh vực chuyên

môn khác nhau thường rất hữu hiệu trong việc xác định tìm giải pháp. - Đừng quá quan trọng hóa vấn đề: Sự hài hước, không khí thoải mái làm

giảm căng thẳng và thúc đẩy khả năng sáng tạo.

- Luôn luôn sáng tạo bắt đầu bằng ý tưởng mới: bằng cách nuôi dưỡng

những ý tưởng nhỏ bé bình thường và biến những ý tưởng ấy thành hiện thực, chúng ta sẽ có thể phát triển và thực hiện những ý tưởng lớn hơn nhiều trong tương lai.

Bản đồ Tư duy (Mind Map) là một hình thức ghi chép sử dụng màu sắc và hình ảnh, để mở rộng và đào sâu các ý tưởng. Kỹ thuật tạo ra loại bản đồ này được gọi là Mind Mapping và được phát triển bởi Tony Buzan vào những năm 1960.

Ở vị trí trung tâm bản đồ là một hình ảnh hay một từ khóa thể hiện một ý tưởng hay khái niệm chủ đạo. Ý trung tâm sẽ được nối với các hình ảnh hay từ khóa cấp 1 bằng các nhánh chính, từ các nhánh chính lại có sự phân nhánh đến các từ khóa cấp 2 để nghiên cứu sâu hơn. Cứ thế, sự phân nhánh cứ tiếp tục và các khái niệm hay hình ảnh luôn được nối kết với nhau. Chính sự liên kết này sẽ tạo ra một “bức tranh tổng thể” mô tả về ý trung tâm một cách đầy đủ và rõ ràng.

Hình 3.5 – Minh họa Bản đồ tư duy

Bản đồ Tư duy hiện là một công cụ đang được sử dụng bởi hơn 250 triệu người trên thế giới trong đó có các công ty lớn như HP, IBM, Boeing, …Các tổ chức giáo dục và giáo viên các nước cũng không phải là những người đứng ngoài cuộc.

Vậy những yếu tố nào đã làm cho Bản đồ Tư duy có tính hiệu quả cao và nền tảng của chúng là gì? Đó là:

- Bản đồ Tư duy đã thể hiện ra bên ngoài cách thức mà não bộ chúng ta hoạt động. Đó là liên kết, liên kết và liên kết. Mọi thông tin tồn tại trong não bộ của con người đều cần có các mối nối, liên kết để có thể được tìm thấy và sử dụng. Khi có một thông tin mới được đưa vào, để được lưu trữ và tồn tại, chúng cần kết nối với các thông tin cũ đã tồn tại trước đó.

- Việc sử dụng các từ khóa, chữ số, màu sắc và hình ảnh đã đem lại một công dụng lớn vì đã huy động cả bán cầu não phải và trái cùng hoạt động. Sự kết hợp này sẽ làm tăng cường các liên kết giữa 2 bán cầu não, và kết quả là tăng cường trí tuệ và tính sáng tạo của chủ nhân bộ não.

Bản đồ Tư duy là một công cụ hữu ích trong giảng dạy và học tập ở trường phổ thông cũng như ở các bậc học cao hơn vì chúng giúp giáo viên và học sinh trong việc trình bày các ý tưởng một cách rõ ràng, suy nghĩ sáng tạo, học tập thông qua biểu đồ, tóm tắt thông tin của một bài học hay một cuốn sách, bài báo, hệ thống lại kiến thức đã học, tăng cường khả năng ghi nhớ, đưa ra ý tưởng mới, v.v…

Lập Bản đồ tư duy

Lập bản đồ tư duy (hoặc bản đồ ý tưởng) là việc bắt đầu từ một ý tưởng trung tâm và viết ra những ý khác liên quan tỏa ra từ trung tâm. Bằng cách tập trung vào những ý tưởng chủ chốt được viết bằng từ ngữ của bạn, sau đó tìm ra những ý tưởng liên quan và kết nối giữa những ý tưởng lại với nhau hình thành nên một bản đồ tư duy. Tương tự, nếu bạn lập một sơ đồ kiến thức, nó sẽ giúp bạn hiểu và nhớ những thông tin mới và nắm kiến thức sâu hơn.

Hãy sử dụng những đường thẳng, màu sắc, mũi tên, nhánh rẽ hoặc những cách khác để thể hiện kết nối giữa những ý tưởng được đưa ra trong bản đồ tư duy của bạn. Những mối quan hệ này sẽ quan trọng khi bạn đang tìm hiểu những thông tin mới hoặc xây dựng cấu trúc của một kế hoạch viết bài luận. Bằng cách

cá nhân hoá bản đồ với những ký hiệu và thiết kế riêng của bạn, bạn sẽ xây dựng được những mối quan hệ trực quan và có ý nghĩa giữa những ý tưởng; điều này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc gợi nhớ và hiểu.

Ý tưởng của bản đồ tư duy là suy nghĩ sáng tạo và liên kết bằng một cách thức phi tuyến tính. Có rất nhiều thời gian để chỉnh sửa thông tin sau này nhưng ở bước đầu tiên, việc đưa mọi khả năng vào bản đồ là rất quan trọng. Đôi khi một trong những khả năng tưởng như là không thể ấy lại trở thành ý tưởng chủ chốt đưa bạn đến kiến thức đó.

Vài sinh viên phát hiện rằng sử dụng những kí tự viết hoa sẽ thu hút họ chỉ chú ý vào những điểm chính. Chữ viết hoa cũng dễ đọc hơn trong một sơ đồ. Tuy nhiên, bạn có thể viết vài ghi chú, giải thích bằng chữ viết thường. Một số sinh viên làm thế để khi họ cần xem lại bản đồ tư duy một thời gian sau, trong lúc số khác lại dùng để ghi lại những đánh giá, phê bình.

Hầu hết sinh viên đều thấy tiện dụng khi lật ngang trang giấy và vẽ bản đồ tư duy của họ theo chiều ngang. Đặt ý tưởng hoặc chủ đề chính vào chính giữa trang giấy, ta sẽ có có không gian tối đa cho những ý khác tỏa ra từ trung tâm.

Vài bản đồ tư duy hữu dụng nhất thường được bổ sung trong một khoảng thời gian dài. Sau lần vẽ ban đầu, bạn có thể muốn làm nổi bật vài thứ, thêm thông tin hoặc thêm vài câu hỏi. Vì vậy, để trống nhiều chỗ trên bản đồ là một ý hay để sau đó bạn có thể thêm vào những ý tưởng mới.

Hướng dẫn làm bản đồ tư duy

Đây là những thành phần cấu tạo nên một bản đồ tư duy, mặc dù chúng có thể được chỉnh sửa tự do theo ý muốn cá nhân.

1. Bắt đầu ở trung tâm với một bức ảnh của chủ đề, sử dụng ít nhất 3 màu. 2. Sử dụng hình ảnh, ký hiệu, mật mã, mũi tên trong bản đồ tư duy của bạn. 3. Chọn những từ khoá và viết chúng ra bằng chữ viết hoa.

5. Những đường thẳng cần phải được kết nối, bắt đầu từ bức ảnh trung tâm. Những đường nối từ trung tâm dày hơn, có hệ thống và bắt đầu bé dần khi toả ra xa.

6. Những đường thẳng dài bằng từ/hình ảnh.

7. Sử dụng màu sắc - mật mã riêng của bạn - trong khắp bản đồ. 8. Phát huy phong cách cá nhân riêng của bạn.

9. Sử dụng những điểm nhấn và chỉ ra những mối liên kết trong bản đồ của bạn.

10.Làm cho bản đồ rõ ràng bằng cách phân cấp các nhánh, sử dụng số thứ tự hoặc dàn ý để bao quát các nhánh của bản đồ.

Nâng chất Bản đồ tư duy của bạn

Bản đồ tư duy của bạn là tài sản riêng của bạn: một khi bạn hiểu cách tạo ra những ghi chú trong Bản đồ tư duy, bạn có thể phát huy các quy tắc của riêng

mình để làm cho nó tốt hơn. Những đề nghị sau đây có thể giúp bạn tăng hiệu quả của việc đó:

+ Sử dụng những từ ngữ đơn giản thể hiện thông tin: Hầu hết các từ trong cách viết bình thường đều là nhồi nhét, bởi vì chúng đảm bảo rằng thông tin được chuyển tải đúng ngữ cảnh và trong một dạng thức dễ đọc. Trong Bản đồ tư duy của bạn, những từ khóa có ý nghĩa có thể chuyển tải cùng ý nghĩ như thế một cách rõ ràng hơn. Những từ dư thừa chỉ làm bản đồ lộn xộn.

+ Chữ in: Cách viết dính nhau hoặc không rõ ràng sẽ khó đọc hơn.

+ Sử dụng màu sắc để tách các ý khác nhau: Điều này sẽ giúp bạn tách các ý ra khi cần thiết. Nó cũng giúp bạn làm bản đồ trực quan hơn để gợi nhớ lại. Màu sắc cũng giúp cho việc sắp xếp các chủ đề.

+ Sử dụng những ký hiệu và hình ảnh: Khi một ký hiệu hoặc hình ảnh có ý nghĩa gì đó với bạn, hãy sử dụng chúng. Hình ảnh có thể giúp bạn nhớ thông tin hiệu quả hơn là từ ngữ.

+ Sử dụng liên kết đan chéo: Thông tin trong một phần của bản đồ có thể liên quan đến phần khác. Khi đó, bạn có thể vẽ những đường thẳng để chỉ ra sự liên quan đan chéo. Việc này sẽ giúp cho bạn thấy mức ảnh hưởng một phần trong chủ đề đến các phần khác.

Chú ý

Lập bản đồ tư duy là một cách thức cực kỳ hiệu quả để ghi chú. Các bản đồ tư duy không chỉ cho thấy các thông tin mà còn cho thấy cấu trúc tổng thể của một chủ đề và mức độ quan trọng của những phần riêng lẻ trong đó đối với nhau. Nó giúp bạn liên kết các ý tưởng và tạo các kết nối với các ý khác.

Giới thiệu một số phần mềm dùng để tạo Bản đồ Tư duy:

Một Bản đồ Tư duy có thể được thực hiện dễ dàng trên một tờ giấy với các loại bút màu khác nhau, tuy nhiên, cách thức này có nhược điểm là khó lưu trữ, thay đổi, chỉnh sửa. Một giải pháp được hướng đến là sử dụng các phần

mềm để tạo ra Bản đồ Tư duy, xin giới thiệu một số phần mềm tiêu biểu trong thể loại “phần mềm mind mapping” (mind mapping software).

- Phần mềm Buzan's iMindmap™: một phần mềm thương mại, tuy

nhiên có thể tải bản dùng thử 30 ngày. Phần mềm do công ty Buzan Online Ltd. thực hiện. Trang chủ tại www.imindmap.com

- Phần mềm Inspiration: sản phẩm thương mại của công ty Inspiration

Software, Inc. Sản phẩm có phiên bản dành cho trẻ em (các em từ mẫu giáo đến lớp 5) rất dễ dùng và nhiều màu sắc. Có thể dùng thử 30 ngày. Trang chủ tại www.inspiration.com

- Phần mềm Visual Mind: sản phẩm thương mại của công ty Mind

Technologies. Phần mềm dễ sử dụng và linh hoạt trong sắp xếp các nút chứa từ khóa. Có thể dùng thử 30 ngày. Trang chủ tại www.visual-mind.com

- Phần mềm FreeMind: sản phẩm hoàn toàn miễn phí, được lập trình trên Java. Các icon chưa được phong phú, tuy nhiên chương trình có đầy đủ chức năng để thực hiện mind mapping. Trang chủ tại:

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

- Ngoài ra, chúng ta còn có thể tham khảo một danh sách các phần mềm loại mind mapping tại địa chỉ sau:

http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_mind_mapping_software

3.6.4.3.3. Kỹ thuật phân tích SWOT

Mô hình SWOT ra đời từ những năm 60 - 70 tại Viện nghiên cứu Stanford với quá trình tìm hiểu nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các công ty, tài trợ bởi 500 công ty lớn nhất thời đó. Nhóm nghiên cứu bao gồm Marion Dosher, Dr Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert Stewart, Birger Lie. Khởi đầu năm 1949 từ công ty Du Pont, chức danh giám đốc kế hoạch công ty (corporate planning manager), cho đến năm 1960, xuất hiện ở tất cả 500 công ty lớn nhất nước Mỹ. Làn sóng này tiếp tục lan rộng khắp nước Mỹ và Anh. Tuy

nhiên sau đó, nhiều ý kiến cho rằng lập kế hoạch công ty dưới hình thức kế hoạch dài hạn là không ổn và là một hoạt động đầu tư tốn kém nhưng ít hiệu quả. Thực tế cho thấy, mấu chốt của vấn đề là làm cách nào để đội ngũ quản lý cùng đồng ý và đưa ra được một chương trình hành động có thể nắm bắt được.

Để giải quyết vấn đề này, Robert F Stewart vào năm 1960 đã cùng nhóm nghiên cứu của mình tại SRI, Menlo Park California tìm cách tạo ra một hệ thống có thể giúp đội ngũ quản lý phát triển tốt công việc của mình. Nghiên cứu kéo dài 9 năm, phỏng vấn 1100 công ty và tổ chức với 5000 nhân viên quản lý thông qua bảng câu hỏi gồm 250 đề mục, cuối cùng dẫn tới kết luận rằng: trong các công ty, giám đốc điều hành phải là trưởng nhóm kế hoạch và các trưởng phòng chức năng dưới quyền của ông (bà) ta phải thuộc nhóm lập kế hoạch. Dr Otis Benepe đã định nghĩa Chuỗi lôgíc (Chain of Logic), sau đó trở thành hạt nhân của hệ thống được thiết kế.

• Values (giá trị) • Appraise (đánh giá) • Motivation (động lực) • Search (tìm kiếm) • Select (lựa chọn)

• Programme (lên chương trình) • Act (hành động)

• Monitor and repeat steps 1 2 and 3 (giám sát và lặp lại các bước 1, 2 và 3).

Nhóm nghiên cứu thực hiên bước đầu tiên bằng cách thu thập đánh giá cái gì tốt, cái gì tồi trong hoạt động hiện tại và trong tương lai. Điều tốt trong hiện

Một phần của tài liệu Chương 3 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM ppt (Trang 54 - 68)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(87 trang)