Mặc dù các nhà nghiên cứu thường chú trọng vai trò của trưởng nhóm chính thức, song họ vẫn ít nhiều đề cập đến các trưởng nhóm không chính thức – những người phải làm rất nhiều việc để giúp nhóm đạt được mục tiêu. Trưởng nhóm không chính thức là những cá nhân được các thành viên tìm đến để xin lời khuyên và sự hướng dẫn trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của họ. Ở tổ chức nào cũng đều có những người như vậy, cho dù họ không được trao thẩm quyền chính thức và không nằm trong mạng lưới lãnh đạo, quản lý trong tổ chức.
Trong một số trường hợp, vị trí trưởng nhóm không chính thức thuộc về các cá nhân có trình độ chuyên môn xuất sắc. Ví dụ, các thành viên trong một tổ làm việc có thể tham khảo, hỏi ý kiến, xin chỉ dẫn từ một người có kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn mà họ thiếu. Hoặc người đó có thể có khả năng giao tiếp xuất sắc mà các thành viên khác không có. Chẳng hạn, thay vì bằng lòng làm phần việc của mình và đảm nhận nhiệm vụ theo chỉ đạo, thì mọi người trong nhóm vẫn trông chờ để một cá nhân - tức là trưởng nhóm không chính thức – suy tính về những mâu thuẫn nhỏ giữa các thành viên trong nhóm và hướng dẫn mọi người phối hợp trong công việc hàng ngày.
Nếu bạn là trưởng nhóm chính thức, bạn sẽ thành công hơn và công việc của bạn sẽ dễ dàng hơn khi thực hiện những điều sau:
• Nhận biết những vị trí trưởng nhóm không chính thức trong nhóm. Bạn có thể nhận biết họ thông qua hành vi của bản thân họ lẫn sự tôn trọng mà những người khác dành cho họ.
• Đảm bảo rằng các trưởng nhóm không chính thức hiểu được mục tiêu của nhóm, biết được tầm quan trọng của những mục tiêu này và nhận trách nhiệm về mục tiêu này. Bạn có thể làm điều đó bằng cách tạo dựng mối quan hệ tốt với những người này và sử dụng mối quan hệ này để truyền đạt bức tranh toàn cảnh đến những người khác trong nhóm.
• Tạo cơ hội cho các trưởng nhóm không chính thức đóng góp nhiều hơn trong nhóm. Ví dụ, giao nhiệm vụ chỉ huy các tổ đặc biệt, thu xếp các buổi họp từ xa,… cho những người này.
Nếu bạn là trưởng nhóm, đừng ngạc nhiên nếu thấy những trưởng nhóm không chính thức có nhiều ảnh hưởng đến các thành viên khác hơn bạn. Đừng tỏ vẻ khó chịu và bực bội về điều đó. Ngược lại, bạn hãy khai thác tầm ảnh hưởng của họ để phục vụ lợi ích của nhóm mình.